Скан-копии документов в 1С: сканер, файлы с диска и электронный архив

Скан загружают в 1С через присоединённые файлы документа: откройте документ, нажмите кнопку со скрепкой и выберите в меню «Добавить» файл с диска или сканирование. Если сканер подключён к компьютеру и видит драйвер TWAIN, 1С отсканирует лист сама и сразу привяжет картинку к документу.

Механизм одинаковый в типовых конфигурациях на 8.3: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Он взят из общей библиотеки подсистем, поэтому кнопки и настройки совпадают. Ниже — что подготовить, как настроить качество, как распознавать первичку и где хранить архив, чтобы база не разрослась.

Что подготовить до первого сканирования

Сканировать из 1С можно только на компьютере, где запущен клиент. Сервер 1С сканер не видит, даже если база клиент-серверная.

Что проверить на рабочем месте:

• 🖨️ Драйвер TWAIN. 1С работает со сканером через TWAIN-интерфейс. Драйвер «только WIA» из комплекта Windows обычно не подходит — скачайте полный пакет с сайта производителя сканера.
• 🔌 Сканер виден в системе. Отсканируйте пробный лист родной утилитой производителя. Если она не работает , 1С тоже не заработает.
• 🧩 Компонента сканирования. При первом нажатии команды сканирования 1С предложит установить внешнюю компоненту . Нужны права на установку, иначе окно закроется без результата.
• 💻 Тип клиента. Тонкий клиент под Windows — самый беспроблемный вариант. В веб-клиенте сканирование зависит от браузера и расширения для работы с файлами, его ставят отдельно.
• 🌐 Терминальный сервер . Если 1С открыта через RDP, сканер должен быть проброшен в сеанс. Это настраивается на стороне сервера терминалов, а не в 1С.

Как настроить сканер в 1С

Настройки сканирования хранятся для каждого пользователя и каждого компьютера отдельно. Их открывают из того же окна присоединённых файлов: в меню «Добавить» выберите сканирование, и в окне сканирования будет ссылка на настройки.

Что выставить:

Ориентиры по размеру одной страницы A4 (примерно):

• 300 dpi, цвет, JPG — 1–2 МБ;
• 200 dpi, оттенки серого, JPG — 200–500 КБ;
• 200–300 dpi, чёрно-белый TIFF или PDF — 50–150 КБ.

Если формат PDF в списке недоступен, в настройках есть альтернатива: сохранять в многостраничный TIFF. В некоторых релизах для преобразования в PDF нужна сторонняя программа, и 1С подскажет об этом в окне настроек.

Как прикрепить скан к документу с диска

Ручная загрузка нужна, когда скан сделан заранее: прислали по почте, отсканировали на МФУ в папку, сфотографировали телефоном.

Пошагово:

1. Откройте документ — например, поступление товаров или акт.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы. Откроется список присоединённых файлов.
3. Нажмите «Добавить» и выберите вариант загрузки файла с диска.
4. Укажите файл. Можно выделить сразу несколько.
5. Закройте список — счётчик на скрепке покажет число прикреплённых файлов.

Быстрее всего — перетаскивание. Откройте список присоединённых файлов и перетащите туда файлы из проводника мышью. Работает в тонком клиенте.

Прикрепить скан можно не только к документу, но и к элементу справочника: контрагенту, договору, сотруднику, основному средству. Например, к карточке контрагента удобно привязать подписанный договор и карточку предприятия.

Как прикреплённый файл посмотреть и заменить:

• двойной щелчок открывает файл в программе по умолчанию;
• в карточке файла есть команды для редактирования и обновления версии: файл выгружается во временную папку, вы правите его и возвращаете в базу;
• удалённый файл сначала только помечается на удаление, окончательно он исчезает после удаления помеченных объектов.

Сканирование прямо из программы

Встроенное сканирование избавляет от лишних шагов: не нужно сохранять файл в папку и потом искать его.

Порядок действий:

1. Положите лист в сканер. Для многостраничного документа — пачку в автоподатчик.
2. Откройте документ в 1С и нажмите кнопку со скрепкой.
3. В меню «Добавить» выберите сканирование.
4. Нажмите кнопку запуска сканирования в открывшемся окне.
5. Проверьте превью. Лишнюю страницу удалите, недостающую досканируйте в том же окне.
6. Сохраните — файл прикрепится к документу.

Если сканер с автоподатчиком, а многостраничность включена, вся пачка уйдёт одним PDF. Это главный приём при потоковой работе: один договор — один файл, а не десять картинок.

Распознавание сканов: как из картинки получить документ

Простое прикрепление скана не создаёт документ — это просто картинка рядом с проводками. Если нужно, чтобы накладная или УПД из скана превратилась в документ поступления, используют распознавание.

В Бухгалтерии 3.0 и других типовых конфигурациях для этого есть сервис «1С:Распознавание первичных документов». Он работает через интернет -поддержку, поэтому база должна быть подключена к ней (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы).

Как это выглядит на практике:

1. В списке поступлений найдите команду распознавания или загрузки документов из сканов.
2. Загрузите скан, фото с телефона или PDF. Можно пачкой.
3. Сервис вернёт распознанные реквизиты: контрагента, номер, дату, товары, суммы, НДС.
4. Проверьте сопоставление номенклатуры и контрагентов. Новые позиции сервис предложит создать или связать с существующими.
5. Создайте документ. Скан автоматически останется прикреплённым к нему.

Что учитывать:

• 📄 Распознаются типовые формы: ТОРГ-12, УПД, акты, счета, счета-фактуры. Самодельные формы распознаются хуже.
• 🔢 Сервис платный, количество страниц ограничено тарифом. Объём уточняйте у вашего партнёра или в личном кабинете.
• 👀 Результат всегда проверяет человек. Особенно суммы НДС и единицы измерения.
• 📷 Качество важнее разрешения: ровный лист, без теней, все края в кадре.

Отдельно от распознавания стоит индексация — чтобы скан потом находился поиском. Встроенный полнотекстовый поиск 1С ищет по реквизитам и по тексту файлов, из которых текст можно извлечь (например, PDF с текстовым слоем). Картинку без текстового слоя поиск по содержимому не найдёт. Поэтому ищут скан через сам документ: по номеру, дате, контрагенту — а скан открывают со скрепки.

Если сканы нужно находить по тексту, делайте PDF с текстовым слоем на стороне сканера. Многие МФУ умеют это при сохранении в папку, тогда загрузите готовый PDF с диска.

Где хранить скан-копии: в базе или в томах

Это главное решение для электронного архива. По умолчанию файлы лежат внутри информационной базы. Пока сканов мало — удобно. Через год активной работы база вырастает на десятки гигабайт.

Посчитаем. Бухгалтерия загружает 50 документов в день по 2 страницы в оттенках серого, примерно 400 КБ на страницу:

• 50 × 2 × 0,4 МБ = 40 МБ в день;
• 40 МБ × 21 рабочий день ≈ 840 МБ в месяц;
• 840 МБ × 12 ≈ 10 ГБ в год.

Десять лишних гигабайт делают выгрузку .dt и резервное копирование долгими, а файловую базу — медленной.

Решение — тома на диске. Настройка в Бухгалтерии 3.0 и других типовых: Администрирование → Общие настройки, раздел присоединённых файлов. Там выбирают способ хранения и открывают список томов хранения.

Как настроить том:

1. Создайте на сервере папку, например D:\1C_Files\Buh.
2. Дайте права на чтение и запись пользователю, от которого работает 1С. Для клиент-серверной базы это пользователь службы сервера 1С, для файловой — пользователи, открывающие базу.
3. В списке томов создайте том, укажите путь. Для клиент-серверной базы указывайте путь так, как его видит сервер 1С, или сетевой путь вида \\server\1C_Files\Buh.
4. Задайте максимальный размер тома, если хотите разбить архив по годам.
5. Переключите способ хранения на тома.

Файлы из томов не попадают в выгрузку .dt. Если бэкапите только базу, сканы при восстановлении пропадут. Включите папку томов в ту же схему резервного копирования, что и базу.

Перенести уже накопленные файлы из базы в тома можно командой переноса в настройках хранения файлов. Запускайте её вечером: при большом архиве перенос идёт долго и нагружает сервер.

Сколько хранить: первичные документы и учётные регистры хранят не меньше пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Скан в 1С сам по себе не заменяет бумажный оригинал, если документ создан на бумаге. Электронный архив ускоряет поиск и проверки, но бумагу всё равно храните.

Как организовать поток сканов в отделе

Когда сканов сотни в месяц, порядок важнее настроек.

Работающая схема:

• 📥 Одна точка сканирования. МФУ сохраняет сканы в общую папку, ответственный разносит их по документам. Так проще, чем ставить TWAIN-драйвер каждому.
• 🏷️ Правило имени файла. Тип, номер, дата, контрагент. Человек, который ищет документ через год, скажет спасибо.
• ✅ Скан — сразу после проведения. Если откладывать, к концу квартала накопится пачка без привязки.
• 🔍 Контроль полноты. В списке документов можно вывести колонку со скрепкой или отбором по наличию файлов. Раз в месяц проверяйте, у каких поступлений скана нет.

В 1С:Документообороте для потокового сканирования используют штрихкоды: на печатной форме печатается штрихкод, и при пакетной загрузке скан сам находит свой документ. В Бухгалтерии такой схемы «из коробки» для любых документов нет, поэтому там опираются на правило имён и ручную привязку.

Частые вопросы