Входящие сопроводительные накладные из ИС ЭСФ: получение в 1С, разбор XML и создание поступлений
Содержание
Загрузить СНТ в 1С можно тремя способами: получить входящие накладные напрямую из ИС ЭСФ по ЭЦП, импортировать XML -файл, скачанный с портала, или перенести готовые документы из другой базы 1С через универсальный обмен. Первый способ основной: программа сама запрашивает накладные, где ваша организация указана получателем, и создаёт по ним документы «Сопроводительная накладная на товары».
СНТ — казахстанский документ информационной системы электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и модуля «Виртуальный склад». Работать с ним умеют только конфигурации для Казахстана: «1С:Бухгалтерия для Казахстана», «1С:Управление торговлей для Казахстана» и другие решения этой линейки. В российской «1С:Бухгалтерии 3.0» такого документа нет, и импорт туда без доработки невозможен.
Что подготовить в базе до первой загрузки СНТ
Загрузка ломается чаще всего не на самом обмене, а на справочниках. Если 1С не находит в базе контрагента или товар из накладной, документ создаётся с пустыми строками или не создаётся вовсе. Поэтому сначала наведите порядок.
Организация и доступ к ИС ЭСФ
- 🏢 В карточке организации заполнен БИН (или ИИН для ИП) — ровно тот, под которым компания зарегистрирована в ИС ЭСФ.
- 🔑 У пользователя, который будет загружать накладные, есть действующий регистрационный сертификат ЭЦП НУЦ РК.
- 👤 Этот пользователь зарегистрирован в ИС ЭСФ и привязан к организации с правами на работу с СНТ. Права раздаёт первый руководитель на портале ИС ЭСФ, а не в 1С.
- 💻 На компьютере установлена и запущена программа NCALayer — через неё 1С обращается к ключу при подписании и входе в систему.
Контрагенты
Программа сопоставляет отправителя из СНТ с контрагентом базы по БИН/ИИН. Наименование здесь вторично. Если у поставщика в карточке пустой БИН или в нём лишний пробел, 1С создаст нового контрагента или оставит поле пустым — в зависимости от настроек.
💡 Перед первой массовой загрузкой сформируйте список контрагентов с отбором «БИН не заполнен» и закройте пробелы. Десять минут сейчас избавят от десятка дублей потом.
Номенклатура и единицы измерения
Строки СНТ несут код ТН ВЭД, наименование товара, единицу измерения и, если товар учитывается в «Виртуальном складе», его идентификатор. Чтобы строки легли на нужные позиции:
- Заполните код ТН ВЭД в карточках номенклатуры, по которой идут поставки.
- Проверьте классификатор единиц измерения: в базе должны быть те же единицы, что указывает поставщик (штука, килограмм, литр, метр и т. д.).
- Если поставщик называет товар иначе, чем вы, настройте сопоставление один раз — при первой загрузке программа предложит выбрать позицию вручную и запомнит выбор.
Не создавайте номенклатуру автоматически «под каждую накладную». Через месяц в справочнике окажется по пять карточек одного товара с разными названиями, и остатки «Виртуального склада» перестанут сходиться с учётом.
Версия конфигурации
Формат СНТ в ИС ЭСФ периодически меняется: добавляются поля, меняются правила заполнения. Старый релиз конфигурации может перестать принимать накладные нового формата. Если обмен перестал работать «вдруг» после изменений на стороне ИС ЭСФ, первым делом обновите конфигурацию до актуального релиза.
Из чего состоит СНТ: формат файла и данные для импорта
СНТ передаётся в ИС ЭСФ и обратно в виде XML по схеме, которую публикует оператор системы. Понимать структуру полезно, когда разбираете ошибку или пишете свою обработку.
| Блок накладной | Что в нём | На что влияет при загрузке в 1С |
|---|---|---|
| Общие сведения | Регистрационный номер в ИС ЭСФ, номер и дата, вид СНТ | Номер и дата документа, проверка на дубли |
| Отправитель и получатель | БИН/ИИН, наименование, адрес | Поиск контрагента и организации |
| Грузоотправитель и грузополучатель | БИН/ИИН, пункт погрузки и разгрузки | Реквизиты доставки |
| Сведения о перевозке | Перевозчик, транспорт, договор | Заполняются, если указаны |
| Товары | Код ТН ВЭД, наименование, единица, количество, цена, сумма, НДС, идентификатор товара в «Виртуальном складе» | Табличная часть документа |
Ключ к документу — регистрационный номер СНТ в ИС ЭСФ. По нему 1С понимает, загружалась ли накладная раньше. Номер, который поставил поставщик в своей программе, уникальным не считается: у двух поставщиков легко совпадут «№ 15».
💡 Если загружаете XML вручную, не правьте файл в блокноте. Любое изменение после подписания делает подпись недействительной, а исправить реквизиты всё равно можно только в ИС ЭСФ — отозвать накладную и выписать исправленную может лишь отправитель.
Загрузка СНТ из ИС ЭСФ в 1С: пошагово
Основной сценарий — прямой обмен. 1С подключается к ИС ЭСФ по API, авторизуется вашей ЭЦП и забирает входящие документы.
Шаг 1. Найдите рабочее место СНТ
В казахстанских конфигурациях СНТ собраны в отдельном журнале. Самый надёжный способ его открыть — строка поиска по командам в верхней части окна: введите «СНТ» или «сопроводительная», и программа покажет журнал сопроводительных накладных и связанные с ним обработки.
Удобно сразу добавить журнал в «Избранное» (звёздочка в заголовке формы), чтобы не искать каждый раз.
Шаг 2. Запустите получение входящих накладных
- Откройте журнал СНТ и переключитесь на входящие документы.
- Запустите команду загрузки из ИС ЭСФ.
- Укажите период и организацию, если в базе их несколько.
- Подтвердите вход ключом ЭЦП: NCALayer попросит выбрать файл ключа или токен и ввести пароль.
Программа запросит у ИС ЭСФ все накладные, где ваша организация указана получателем, и создаст по ним документы в базе. Уже загруженные накладные повторно не создаются, а их статус обновляется.
Шаг 3. Проверьте загруженные документы
Откройте каждую новую СНТ и посмотрите:
- 📦 все ли строки товаров сопоставлены с номенклатурой базы;
- 🧾 совпадают ли количество и суммы с тем, что пришло физически;
- 🏷️ правильно ли определился контрагент.
Строки без сопоставления заполните вручную. Программа запоминает соответствие, и в следующий раз тот же товар этого поставщика подставится сам.
Шаг 4. Подтвердите или отклоните накладную
Входящую СНТ получатель должен подтвердить или отклонить в ИС ЭСФ. Сделать это можно из 1С: в документе или в журнале есть команды подтверждения и отказа, которые отправляют ответ в систему с подписью ЭЦП.
Подтверждайте СНТ только после фактической приёмки товара. Подтверждение означает, что вы согласны с количеством и составом поставки, и влияет на остатки «Виртуального склада».
Если товар пришёл с недостачей или пересортом, отклоните накладную с комментарием. Поставщик отзовёт её и выпишет исправленную.
Шаг 5. Создайте поступление на основании СНТ
Из подтверждённой СНТ сформируйте документ поступления товаров через команду «Создать на основании». Номенклатура, количество, цены и контрагент перейдут из накладной, останется указать склад, договор и счета учёта, если они не подставились по настройкам.
Обратный порядок тоже возможен: сначала поступление, потом привязка к нему загруженной СНТ. Выберите один вариант для всей бухгалтерии, иначе часть поступлений окажется без накладной, а часть накладных — без поступлений.
Перенос СНТ между базами 1С через универсальный обмен XML
Бывает, что СНТ уже загружены в одну базу, а нужны в другой: учёт перенесли в новую базу, разделили организации или ведут отдельную складскую базу. Повторно тянуть всё из ИС ЭСФ за прошлые годы долго, проще перенести документы.
Для этого подходит обработка «Универсальный обмен данными в формате XML» (UniversalXMLDataExchange.epf). Она входит в поставку конфигураций на базе БСП и доступна на диске ИТС.
- Сделайте резервную копию базы
-приёмника:
Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу. - В базе-источнике откройте обработку через
Файл → Открыть(в режиме «Предприятие»). - На закладке выгрузки отметьте документы СНТ и задайте период.
- Выгрузите данные в XML-файл.
- В базе-приёмнике откройте ту же обработку, перейдите на закладку загрузки и укажите файл.
Универсальный обмен переносит данные «как есть» и работает корректно только между базами одной конфигурации близких релизов. Вместе с документами переедут ссылки на контрагентов и номенклатуру: если в приёмнике есть такие же элементы с другими внутренними идентификаторами, появятся дубли.
Чтобы дублей не было, перед загрузкой проверьте настройку поиска объектов в обработке: сопоставлять контрагентов лучше по БИН/ИИН, номенклатуру — по коду или артикулу, а не по внутреннему идентификатору.
| Способ | Когда подходит | Риски |
|---|---|---|
| Прямой обмен с ИС ЭСФ | Ежедневная работа, свежие накладные | Нужны ЭЦП, права в ИС ЭСФ и доступ в интернет |
| Импорт XML-файла | Разовые случаи, нет доступа к API с этого рабочего места | Ручная работа, легко загрузить не тот файл |
| Универсальный обмен между базами | Переезд базы, перенос истории | Дубли справочников, несовпадение релизов |
Внешние обработки и загрузка СНТ из XML-файла
Ручной импорт файла нужен, когда прямой обмен недоступен: нет ключа на этом компьютере, закрыт выход в интернет, накладную передал коллега. XML скачивают с портала ИС ЭСФ или получают из другой программы.
Если в вашем релизе есть команда загрузки СНТ из файла, она находится в том же журнале сопроводительных накладных, рядом с командами обмена. Укажите файл, и программа создаст документ так же, как при прямой загрузке.
Если такой команды нет — например, в отраслевой или сильно доработанной конфигурации, — используют внешнюю обработку . Принцип у неё такой:
- Прочитать XML средствами платформы (объекты
ЧтениеXMLиФабрикаXDTOилиЧтениеXMLс последовательным разбором узлов). - Найти контрагента по БИН/ИИН, номенклатуру — по коду ТН ВЭД и наименованию или по таблице соответствий.
- Создать документ поступления или СНТ, заполнить табличную часть и записать без проведения.
- Вывести протокол: какие строки не сопоставились.
💡 Внешнюю обработку подключайте через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Так она будет доступна нужным пользователям, а при обновлении конфигурации не пропадёт.
Обработку от стороннего разработчика сначала запустите на копии базы. Ошибка в коде загрузки создаёт десятки документов за секунды, а удалять их придётся вручную.
Автоматическая загрузка СНТ по расписанию
Когда поставок много, загружать накладные кнопкой каждый день неудобно. Есть два пути автоматизации.
Регламентное задание. В клиент-серверной базе обмен с ИС ЭСФ можно запускать по расписанию, если конфигурация это поддерживает. Найдите список регламентных заданий в Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания и посмотрите, есть ли задание обмена с ИС ЭСФ. Настройте расписание, например каждый час в рабочее время.
Подпись ЭЦП в фоне требует, чтобы ключ был доступен на сервере, где выполняется задание. С файловым ключом на рабочем месте бухгалтера фоновая загрузка работать не будет.
Запуск при входе. В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока открыт хотя бы один сеанс 1С. Надёжнее договориться, что бухгалтер запускает загрузку утром, — одна команда занимает минуту.
Что стоит проверить после настройки автоматизации:
- ⏰ задание действительно запускается — в списке видно время последнего выполнения и результат;
- 📋 ошибки пишутся в журнал регистрации, раз в неделю его стоит просматривать с отбором по событию обмена;
- 🔐 срок действия сертификата ЭЦП — когда он истечёт, загрузка остановится без предупреждения.
Ошибки при импорте СНТ и как их устранить
Ещё две ситуации, которые не видны в сообщениях программы:
- 🔁 Повторная загрузка того же XML-файла. Если при ручном импорте не заполнен регистрационный номер ИС ЭСФ, программа не распознает дубль. Перед импортом проверьте, нет ли уже накладной с тем же номером и датой от этого поставщика.
- 📉 Подтвердили СНТ, а товар не приняли. Остатки «Виртуального склада» уйдут вперёд учёта. Подтверждение не отменяется кнопкой в 1С — разбирайтесь с поставщиком: он должен отозвать накладную или выписать исправленную.