Товарная накладная ТОРГ-12 в 1С 8.3: от документа реализации до бумажного экземпляра и УПД

В 1С 8.3 ТОРГ-12 отдельным документом не создают. Это печатная форма документа реализации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), создайте документ вида «Товары (накладная)», заполните и проведите, затем нажмите Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12). Распечатать накладную можно сразу, а в PDF или Excel её сохраняют прямо из окна печати.

Способов получить ТОРГ-12 три, и выбирают их по ситуации. Свою отгрузку оформляют реализацией и печатают из неё. Если поставщик прислал вам накладную, её загружают в поступление: через ЭДО, из файла или из таблицы Excel. Если продавец на ОСН и хочет одну бумагу вместо накладной и счёта-фактуры, вместо ТОРГ-12 печатают УПД со статусом 1.

Что заполнить в справочниках до печати накладной

ТОРГ-12 собирается из справочников. Пустые поля в шапке накладной почти всегда означают пустое поле в карточке. Проверьте четыре места заранее, и переделывать накладную потом не придётся.

Организация (Главное → Организации):

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес;
• 🏦 основной банковский счёт: он попадает в строку грузоотправителя и поставщика;
• ✍️ раздел «Подписи»: руководитель и главный бухгалтер. Отсюда берутся расшифровки подписей;
• 🖼️ раздел «Логотип и печать»: если нужна печать с факсимиле, загрузите сюда картинки подписей и печати.

Контрагент (Справочники → Контрагенты):

• полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес;
• банковский счёт, если покупатель просит его в накладной;
• договор с видом «С покупателем». Его номер и дата выводятся в строку «Основание».

Номенклатура (Справочники → Номенклатура):

• 📦 единица измерения из классификатора с кодом ОКЕИ. Код печатается в графе «код» единицы;
• ставка НДС;
• полное наименование. Именно оно, а не рабочее, печатается в накладной.

Склад. В подвале ТОРГ-12 есть строки «Отпуск груза разрешил» и «Отпуск груза произвёл». Если отгрузку подписывает кладовщик, заведите его как сотрудника и укажите среди ответственных лиц организации, тогда фамилия подставится в накладную сама.

Как оформить реализацию товаров и услуг под ТОРГ-12

Пути к документу в типовых конфигурациях:

Дальше порядок для Бухгалтерии 3.0.

1. В списке реализаций нажмите Реализация и выберите Товары (накладная). Если в одной отгрузке есть и товары, и услуги, выберите Товары, услуги, комиссия.
2. В шапке укажите дату отгрузки, организацию, склад и контрагента. Договор подставится, если он у контрагента один.
3. Проверьте, как считается НДС: кнопка с суммой и типом цен в шапке табличной части показывает, включён ли НДС в цену.
4. На вкладке «Товары» добавьте позиции: кнопкой Добавить по одной или кнопкой Подбор списком с остатками.
5. Проверьте счета учёта в строках. Для товаров обычно 41.01, для готовой продукции 43. Неверный счёт напечатается без ошибки, но спишет не то.
6. Перейдите к реквизитам доставки: грузоотправитель, грузополучатель, адрес доставки. Если покупатель и грузополучатель совпадают, поле можно оставить по умолчанию.
7. Нажмите Провести.

Проведённый документ спишет товар и начислит выручку и НДС. Печатать накладную можно и из непроведённого документа, но тогда бумага расходится с учётом. Так делать не стоит: покупатель подпишет одно, а в книге продаж окажется другое или ничего.

Настройка печатной формы ТОРГ-12: подписи, грузоотправитель, факсимиле

Большую часть содержимого накладной меняют без программиста. Вот что и где правится.

Факсимиле. Загрузите в карточку организации картинки подписи руководителя, главного бухгалтера и оттиск печати. Удобнее файлы PNG с прозрачным фоном. После этого в меню печати появится вариант накладной с факсимиле. Такой экземпляр годится для отправки сканом, но для бумажного обмена покупатели обычно просят живую подпись.

Свой вид накладной. Если нужно поменять сам макет (добавить графу, логотип в шапку, другой шрифт), есть два пути:

• ✏️ разовая правка: в окне печати включите режим редактирования и поправьте текст в ячейке. Правка живёт только в этой копии и не сохраняется в базе;
• 🧩 постоянная: дополнительная внешняя печатная форма или расширение конфигурации . Внешнюю форму подключают в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. Типовой макет в самой конфигурации не меняют: при следующем обновлении правка пропадёт или помешает обновлению.

Печать, количество копий и выгрузка накладной в PDF или Excel

После Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12) откроется окно с готовой формой. В его верхней панели:

• 🖨️ Печать — отправляет на принтер. Число копий задаётся рядом с кнопкой. Обычно печатают два экземпляра: один остаётся у вас, второй уходит покупателю;
• 💾 Сохранить — сохраняет файл. Доступны PDF, Excel (XLSX), Word (DOCX), табличный документ MXL и другие форматы;
• ✉️ Отправить — создаёт письмо с вложенной накладной, если в базе настроена учётная запись почты;
• ✏️ кнопка редактирования — разрешает правку текста ячеек, о ней выше.

Несколько накладных сразу. В списке реализаций выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12). Все формы откроются одним окном, и принтер получит их подряд.

Накладная не помещается на лист. ТОРГ-12 печатается на альбомном листе A4. Если правый край обрезается, проверьте в настройках страницы ориентацию и масштаб. Опция «по ширине листа» решает проблему почти всегда.

Сохранили в Excel, а там «поехали» строки. Excel по-своему считает высоту строк, особенно с длинными наименованиями. Для отправки покупателю надёжнее PDF: он выглядит ровно так, как на экране 1С.

Как загрузить ТОРГ-12 от поставщика в 1С

«Загрузить ТОРГ-12» обычно значит обратное: накладная пришла от поставщика, и её надо превратить в документ поступления, а не набивать вручную. Вариантов три.

1. Через ЭДО. Если поставщик отправил накладную или УПД через оператора, документ появится в разделе ЭДО во входящих. Из него создают поступление одной командой. При первой загрузке 1С попросит сопоставить номенклатуру поставщика со своей. Сопоставление запоминается, и дальше позиции подставляются сами.

2. Из файла XML. Электронную накладную в формате ФНС можно получить и по почте. Такой файл загружают в 1С через раздел ЭДО: там есть команда загрузки электронного документа из файла. Дальше всё так же, как в первом варианте.

3. Из Excel. Если поставщик прислал таблицу или скан, который вы распознали в таблицу:

1. Создайте документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) вида «Товары (накладная)».
2. Заполните шапку: поставщик, договор, склад, номер и дата входящей накладной.
3. В командной панели табличной части «Товары» найдите загрузку из файла.
4. Укажите файл и сопоставьте колонки: наименование, количество, цена, сумма.
5. Проверьте строки, которые программа не узнала, и выберите для них номенклатуру из справочника или создайте новую.
6. Сверьте итог с итогом бумажной накладной и проведите.

УПД вместо ТОРГ-12: когда переходить и как печатать

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одной бумаге. Форму рекомендовала ФНС, и с 2013 года унифицированная ТОРГ-12 не обязательна: первичный документ может быть любой формы с реквизитами из закона о бухучёте. Поэтому большинство организаций на ОСН перешли на УПД, а ТОРГ-12 печатают по просьбе покупателя.

Как получить УПД в Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте ту же реализацию.
2. Внизу формы, в строке про счёт-фактуру, выберите, что выставляется УПД, и запишите документ. Для статуса 1 счёт-фактура в базе нужен: он регистрирует документ в книге продаж.
3. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД).

Статус в УПД печатается в левом верхнем углу: «1» или «2». Если вы на УСН и не плательщик НДС, нужен статус 2. Тогда счёт-фактуру не выставляйте.

Типичные проблемы с накладной ТОРГ-12 и что с ними делать

Частые вопросы про ТОРГ-12 в 1С