Загрузка товаров в 1С: вручную, из Excel и через обмен

Товар в 1С — это элемент справочника Номенклатура. Завести его можно тремя способами: создать карточку руками, загрузить список из файла Excel через встроенный помощник или получить позиции автоматически по обмену с поставщиком. Путь к справочнику в 1С:Бухгалтерии — Справочники → Номенклатура, в Управлении торговлей — НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура.

Способ зависит от объёма. Пять-десять новых позиций быстрее набрать вручную. Сотни строк из прайса поставщика проще импортировать из Excel. Если поставщик присылает электронные накладные, номенклатура создаётся сама при их загрузке. Ниже — каждый вариант с точными полями и типичными граблями.

Сначала продумайте структуру справочника

Перед массовой загрузкой решите, как товары будут храниться. Переделывать 500 карточек задним числом долго и больно.

Ключевые решения:

• 📁 Группы (папки). Иерархия справочника: по категориям, брендам или поставщикам. Группа создаётся кнопкой Создать группу. Товар без группы потом трудно искать в большом списке.
• 🏷️ Вид номенклатуры. Задаёт шаблон карточки: тип (товар, услуга, тара), единицу измерения по умолчанию, ставку НДС, нужны ли характеристики. Правильный вид экономит десятки кликов на каждой карточке.
• 📏 Единицы измерения. Штука, упаковка, килограмм, литр. Единицу хранения остатков меняют редко, поэтому выберите её осознанно сразу.
• 🔢 Что заполнять обязательно. Как минимум — наименование и вид номенклатуры. Для торговли обычно ещё артикул, штрихкод и ставку НДС.

Разберём, где какая команда лежит в двух самых частых конфигурациях.

Названия «Типы цен» и «Виды цен» — это разные конфигурации, не путайте их между собой.

Как завести карточку товара вручную

Подходит для единичных позиций или когда прайса в электронном виде нет.

1. Откройте справочник Номенклатура и встаньте на нужную группу.
2. Нажмите Создать. Откроется пустая карточка.
3. Заполните Вид номенклатуры — это первое поле, от него зависит, какие реквизиты появятся ниже.
4. Впишите Наименование (как будет видно в документах) и, если нужно, Полное наименование для печатных форм.
5. Укажите Артикул и Единицу измерения. Для розницы добавьте Штрихкод на одноимённой вкладке или кнопкой Штрихкоды.
6. Проверьте Ставку НДС. Если работаете без НДС, поставьте Без НДС, иначе программа подставит ставку из учётной политики.
7. Нажмите Записать и закрыть.

Цену в карточке не задают напрямую — она хранится отдельно. В Бухгалтерии цена подставляется из последнего документа или задаётся документом установки цен, в Управлении торговлей — документом Установка цен номенклатуры.

Пара полей, про которые часто забывают:

• Наименование для печати (полное наименование). В списках и документах удобно короткое «Кабель ВВГ 3х1.5», а в накладной клиент ждёт полное «Кабель силовой ВВГнг 3х1,5 ГОСТ». Для этого и есть отдельное поле.
• Услуга вместо товара. Если заводите услугу (доставку, монтаж), выберите вид номенклатуры с типом «Услуга» — у неё не будет остатков на складе, и программа не станет требовать оприходование.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда поставщик дал прайс на сотни строк, ручной ввод не вариант. В типовых конфигурациях есть встроенный помощник загрузки из файла.

Как его найти. В списке Номенклатура ищите в командной панели (или под кнопкой Еще) команду с названием вроде Загрузить или Загрузка из файла. Она открывает помощник, который читает .xlsx, .ods и табличный документ .mxl. Если в вашем релизе такой команды нет, используйте универсальную внешнюю обработку загрузки данных из табличного документа — её запускают через Файл → Открыть.

Порядок работы с помощником:

1. Подготовьте файл: первая строка — заголовки колонок (Наименование, Артикул, Цена, Ставка НДС, Единица). Уберите объединённые ячейки и итоговые строки.
2. Выберите файл в помощнике. Программа покажет таблицу с данными.
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С. Это главный шаг: программа должна понять, где наименование, а где артикул.
4. Для новых позиций укажите, какой вид номенклатуры и группу присвоить по умолчанию.
5. Запустите проверку. Помощник подсветит строки с ошибками (пустое наименование, незнакомая единица).
6. Нажмите создание — товары добавятся в справочник.

Типичное сопоставление колонок файла с реквизитами 1С выглядит так:

Единицы измерения из файла должны совпадать с теми, что уже есть в справочнике единиц. Если в прайсе написано «шт.», а в базе — «шт», программа либо создаст новую единицу, либо выдаст ошибку сопоставления. Приведите написание к единому виду до загрузки.

Что стоит сделать с файлом заранее, чтобы загрузка прошла с первого раза:

• Удалить шапку прайса, логотипы, картинки и строки с итогами — оставить только таблицу данных.
• Снять объединённые ячейки: в объединённой ячейке значение лежит только в левой верхней, остальные помощник прочитает как пустые.
• Проверить, что артикулы и штрихкоды не превратились в экспоненту (1,2E+12). Задайте для таких колонок текстовый формат.
• Убрать переносы строк внутри ячеек наименования — они ломают разбивку на строки при загрузке.

Виды номенклатуры, характеристики и дополнительные свойства

Чтобы товары не превратились в плоский список, их размечают дополнительными признаками.

Вид номенклатуры — главный классификатор. Он определяет шаблон карточки: тип (товар, услуга, тара), единицу по умолчанию, ставку НДС, нужны ли серии и характеристики. Один раз настроив вид «Одежда» с характеристиками «цвет» и «размер», вы применяете его ко всем новым карточкам одежды.

Характеристики — это варианты одного товара: футболка красная M, красная L, синяя M. Карточка остаётся одна, а варианты учитываются и продаются отдельно. Включаются они флажком в виде номенклатуры. Благодаря этому номенклатурный справочник не разрастается: вместо тридцати карточек по размерам и цветам у вас одна карточка с набором характеристик.

Если после загрузки нужно поправить одно поле сразу у десятков позиций (например, проставить ставку НДС), не открывайте каждую карточку. Выделите строки в списке и воспользуйтесь групповым изменением реквизитов — командой массового редактирования из командной панели списка.

Дополнительные реквизиты и сведения — собственные поля, которых нет в типовой карточке: страна, сезон, материал, номер сертификата. Настраиваются в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Реквизит хранится в самой карточке, сведение — отдельно и в печать обычно не идёт.

Для торговли к товарам привязывают цены. В Управлении торговлей создают несколько видов цен (закупочная, розничная, оптовая) и задают их документом Установка цен номенклатуры. В Бухгалтерии аналог — типы цен номенклатуры. Загружать цены из того же Excel удобно отдельным проходом помощника именно в документ установки цен, а не в карточку.

Автоматическая загрузка товаров от поставщика

Если поставщик работает через электронный документооборот, номенклатуру можно вообще не набивать руками.

Основные сценарии:

• 📨 Загрузка по ЭДО. Входящая электронная накладная (УПД) или заказ приходят через оператора. При первой загрузке 1С просит сопоставить номенклатуру поставщика с вашей. Для новых позиций можно сразу создать карточки. Дальше сопоставление запоминается, и накладные загружаются без ручной разметки.
• 🔁 Синхронизация между базами. Если у вас несколько баз 1С (например, Управление торговлей и Бухгалтерия), номенклатура переносится настроенным обменом по формату EnterpriseData, а не вручную.
• 📋 Прайс-листы и коммерческие предложения. Файл с ценами от поставщика загружают тем же помощником из Excel, что описан выше.

Отдельно упомяну сервис подбора номенклатуры по штрихкоду: он подтягивает наименование, производителя и характеристики по коду товара, чтобы не заполнять карточку с нуля. Подключается в настройках интернет-поддержки и сервисов; доступность зависит от конфигурации и подписки.

Сопоставление номенклатуры поставщика удобно строить по штрихкоду или международному коду GTIN, а не по наименованию. Названия у поставщиков разнятся («Кабель ВВГ» против «ВВГ кабель силовой»), а штрихкод у одного товара один. Если код в документе есть — программа найдёт нужную карточку автоматически.

Проверка результата и исправление ошибок загрузки

После массовой загрузки обязательно проверьте, что получилось, — чинить мусор в справочнике дороже, чем поймать его сразу.

На что смотреть:

1. Количество. Сравните число загруженных карточек с числом строк в прайсе. Расхождение — признак пропущенных строк с ошибками.
2. Дубли. Отсортируйте список по артикулу или наименованию и пробегитесь глазами. Для чистки есть обработка Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дубликатов — она находит похожие элементы и склеивает их, заменяя ссылки.
3. Пустые обязательные поля. Карточки без вида номенклатуры или без ставки НДС дадут ошибку при проведении документов.
4. Единицы и штрихкоды. Проверьте, что единицы не раздвоились («шт» и «шт.»), а штрихкоды уникальны.

Частые проблемы и что с ними делать:

Короткий чек-лист перед тем, как нажать «Загрузить»:

Частые вопросы