Перенос таблицы из Excel в 1С 8.3: от подготовки файла до проверки результата

Чтобы загрузить Excel в 1С 8.3, откройте нужный документ или список справочника и нажмите кнопку Загрузить над табличной частью. Дальше выберите файл .xlsx или вставьте строки через буфер обмена, сопоставьте колонки и подтвердите перенос. Так работают современные типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2 и ERP.

Если такой кнопки нет — в старом релизе, в самописной или нетиповой базе — используют внешнюю обработку «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС. Для регулярной загрузки одних и тех же файлов (прайс поставщика, выгрузка с маркетплейса) пишут свою обработку.

1. Подготовка файла Excel к загрузке в 1С

Неудачная загрузка чаще упирается не в 1С, а в саму таблицу. Перед переносом приведите файл к простому виду: один лист, одна строка шапки, дальше только данные.

Структура листа

• 📄 Шапка — ровно одна строка. Двухэтажные заголовки и объединённые ячейки 1С прочитает неправильно: данные съедут на колонку.
• 🧹 Уберите итоговые строки «Всего», подписи, логотипы и пустые строки внутри таблицы. Пустая строка в середине часто воспринимается как конец данных.
• 👁 Раскройте скрытые строки и столбцы и удалите автофильтр. Скрытая строка всё равно загрузится.
• 📑 Если в книге несколько листов, нужный поставьте первым или сохраните его отдельным файлом.

Значения в ячейках

• 🔢 Формулы замените значениями: Ctrl+C → «Специальная вставка» → «Значения». Ссылки на другие книги после открытия на другом компьютере превращаются в ошибки.
• ➗ Количество и цены — числами, без пробелов-разделителей, без «руб.» и «шт.» в ячейке. Число вида 1 250,00, введённое как текст, часто превращается в 0.
• 🏷 Артикулы, ИНН, КПП, коды и штрихкоды — в текстовом формате ячейки. Иначе Excel срежет ведущие нули (00125 → 125), а 12-значный ИНН индивидуального предпринимателя покажет как 7,70708E+11.
• ✂️ Уберите лишние пробелы в начале и конце: функция СЖПРОБЕЛЫ() в соседнем столбце, затем вставка значениями.
• 📏 Единицы измерения пишите так же, как они названы в справочнике 1С: «шт» и «шт.» для программы — разные строки.

Формат файла

Сохраните книгу в .xlsx. Старый .xls тоже читается, но с ним чаще бывают сюрпризы с кодировкой и датами. Перед загрузкой закройте файл в Excel: открытая книга заблокирована, и 1С не сможет её прочитать.

2. Как загрузить файл Excel в документ или справочник 1С

Загрузка в табличную часть документа

Типичный случай — поставщик прислал накладную в Excel, и её строки нужно перенести в поступление.

1. Создайте документ, например в БП 3.0: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Заполните шапку: контрагент, договор, склад, дата.
3. Над табличной частью «Товары» нажмите Загрузить.
4. Откроется форма загрузки с пустой таблицей. Здесь два варианта:
   • выделите строки в Excel, скопируйте Ctrl+C и вставьте в эту таблицу Ctrl+V;
   • или нажмите кнопку выбора файла и укажите .xlsx.
5. Проверьте, что колонки встали на свои места (подробнее — в следующем разделе), и нажмите Далее.
6. Посмотрите итог сопоставления: найденные товары отмечены, ненайденные выделены отдельно. Решите, что делать с ненайденными, и нажмите Загрузить или Готово.
7. Строки появятся в документе. Сверьте итоговую сумму с суммой в Excel и только после этого проводите.

В УТ 11 и КА 2 кнопка называется так же и стоит над табличными частями заказов, поступлений, реализаций, установки цен. Логика формы та же.

Загрузка в справочник целиком

Для первичного наполнения номенклатуры или контрагентов откройте список справочника, например Справочники → Номенклатура, и найдите команду Загрузить на командной панели списка (в части релизов она спрятана в меню Ещё). Мастер предложит:

1. Выбрать, в какие реквизиты попадут колонки.
2. Заполнить таблицу из файла или из буфера.
3. Указать, по какому полю искать существующие элементы.
4. Решить судьбу найденных: обновить их реквизиты или оставить как есть.

3. Сопоставление колонок Excel с реквизитами 1С

Это ключевой шаг. 1С не знает, что в вашей третьей колонке цена, а в пятой — НДС. Связь задаёте вы.

Как устроено сопоставление

В форме загрузки у каждой колонки есть заголовок с реквизитом 1С. Если шапка в Excel совпадает с названием реквизита, программа подставит его сама. Если нет — щёлкните по заголовку и выберите нужный реквизит из списка. Лишние колонки (например, «Примечание поставщика») отключите, чтобы они не мешали.

Пример типового сопоставления для накладной:

По какому полю искать товар

При поиске по наименованию сравнение идёт по строке целиком. Лишний пробел, другая кавычка или буква «ё» вместо «е» — и товар не найдётся.

Что делать с ненайденными строками

Форма покажет их отдельно. Варианты:

• ✅ Сопоставить вручную — выбрать товар из справочника. Подходит, если ненайденных немного.
• ➕ Создать новые элементы — программа заведёт карточки с данными из файла. Удобно, но опасно: из-за опечатки в названии появится дубль существующего товара.
• ⏭ Пропустить — строка не попадёт в документ. Её придётся добавить руками.

4. Почему Excel не загружается в 1С и как это исправить

Если загрузка прошла не так, как ждали, ищите причину по симптому.

Как откатить неудачную загрузку

• В документе: выделите загруженные строки и удалите их, документ не проводите, пока не сверите сумму.
• Если уже провели: отмените проведение, исправьте строки, проведите снова.
• Лишние элементы справочника: пометьте на удаление, затем удалите через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Программа не даст удалить элемент, на который ссылаются документы, и покажет эти ссылки.

5. Автоматизация загрузки из Excel: внешние обработки и код

Универсальная обработка с ИТС

На диске ИТС и на сайте поддержки много лет лежит обработка «Загрузка данных из табличного документа» (файл ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf). Она умеет загружать в справочники, табличные части и регистры сведений, а для каждой колонки задаётся реквизит и способ поиска.

Как открыть: меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу) → Файл → Открыть → выбрать .epf. Если при открытии появляется отказ по безопасности, администратору нужно дать пользователю право на открытие внешних обработок или включить для него это право в профиле групп доступа.

Работайте с ней сначала в копии базы. Обработка пишет данные напрямую и не спрашивает подтверждения на каждую строку.

Своя обработка для повторяющихся файлов

Если каждую неделю приходит прайс одного и того же поставщика, проще один раз написать обработку под его формат. Платформа читает .xlsx в табличный документ без установленного Excel — через метод Прочитать(). Пример серверной процедуры, которая проходит по строкам и забирает значения трёх колонок:

&НаСервере
Процедура ЗагрузитьПрайсНаСервере(АдресФайла)

    ИмяВременногоФайла = ПолучитьИмяВременногоФайла("xlsx");
    ДвоичныеДанные = ПолучитьИзВременногоХранилища(АдресФайла);
    ДвоичныеДанные.Записать(ИмяВременногоФайла);

    ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
    ТабДок.Прочитать(ИмяВременногоФайла, СпособЧтенияЗначенийТабличногоДокумента.Текст);

    // Строка 1 — шапка, данные со второй строки
    Для НомерСтроки = 2 По ТабДок.ВысотаТаблицы Цикл

        Стр = Формат(НомерСтроки, "ЧГ=0");
        Артикул = СокрЛП(ТабДок.Область("R" + Стр + "C1").Текст);
        Если ПустаяСтрока(Артикул) Тогда
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        Наименование = СокрЛП(ТабДок.Область("R" + Стр + "C2").Текст);
        ЦенаТекстом  = СтрЗаменить(ТабДок.Область("R" + Стр + "C3").Текст, " ", "");
        ЦенаТекстом  = СтрЗаменить(ЦенаТекстом, ",", ".");
        Цена = Число(ЦенаТекстом);

        // Здесь поиск номенклатуры по артикулу и запись цены
        Сообщить(СтрШаблон("%1 | %2 | %3", Артикул, Наименование, Цена));

    КонецЦикла;

    УдалитьФайлы(ИмяВременногоФайла);

КонецПроцедуры

На клиенте файл выбирают диалогом и помещают во временное хранилище, а на сервер передают адрес. Так код работает и в файловой, и в клиент-серверной базе, где у сервера нет доступа к диску пользователя.

Почему не COM-объект Excel

Старые обработки открывают Excel через Новый COMОбъект("Excel.Application"). Этот способ требует установленного Excel на том компьютере, где выполняется код, работает медленно и в клиент-серверной базе ломается: на сервере 1С Excel обычно не установлен. Чтение через табличный документ этих проблем не имеет.

Обработку можно встроить в меню

Готовую обработку регистрируют как дополнительную: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После этого она появляется в разделе программы, и пользователям не нужно искать файл .epf на диске.

6. Чем загружать Excel в разные конфигурации 1С

Механизм загрузки во всех современных типовых решениях на управляемых формах одинаковый — он входит в общую библиотеку, на которой они построены. Различается то, куда обычно грузят данные.

Начальные остатки удобнее переносить не в справочник, а сразу в документы ввода остатков: у них тоже есть табличная часть с загрузкой. Так вы получите и карточки номенклатуры, и количество на складе за один проход.

Банковские выписки из Excel не грузят: для них есть обмен с клиент-банком в текстовом формате 1CClientBankExchange или прямая интеграция с банком.

Частые вопросы о загрузке Excel в 1С