Как загрузить банковскую выписку в 1С Управление торговлей 11
Содержание
Выписку банка в 1С УТ 11 заносят не вручную по строкам, а загружают файлом из клиент-банка. Нужный раздел — Казначейство, а обмен настраивается один раз в карточке банковского счёта. Дальше программа сама разбирает файл и создаёт документы Поступление безналичных денежных средств и Списание безналичных денежных средств.
Частая ошибка новичка — пытаться вбить операции документами вручную, хотя банк отдаёт готовый файл в формате «1С:Предприятие — Клиент банка». Это тот же формат, который понимает Бухгалтерия и ЗУП, поэтому порядок действий в УТ 11 отличается в основном расположением команд, а не сутью. Ниже — настройка обмена, сам импорт, проведение загруженных документов и что делать, когда контрагент или счёт не распознались.
Что выгрузить из клиент-банка перед загрузкой
Файл выписки готовит не 1С, а программа вашего банка (клиент-банк или интернет-банк). В ней нужно выгрузить операции за период в формате обмена с 1С.
Порядок в клиент-банке в общих чертах такой:
- Откройте раздел экспорта или обмена данными (часто называется «Экспорт в 1С», «Выгрузка в бухгалтерию»).
- Выберите формат «1С:Предприятие — Клиент банка» (1CClientBankExchange). Это текстовый формат, в котором 1С ждёт данные.
- Укажите период и расчётный счёт, по которому выгружаете операции.
- Сохраните файл. Обычно он называется
kl_to_1c.txt— это выписка «из банка в 1С». Обратный файл1c_to_kl.txt— это платёжки «из 1С в банк».
Файл в формате обмена — это обычный текст с секциями СекцияДокумент=.... Если банк предлагает выгрузку только в Excel или PDF, такой файл в УТ 11 не загрузится: нужен именно текстовый формат обмена с 1С.
Кодировка файла почти всегда Windows-1251. Если открыть его блокнотом и русские буквы читаются нормально — кодировка верная. Кракозябры означают, что банк выгрузил файл в другой кодировке, и его придётся перевыгрузить с правильными настройками.
Внутри файл устроен как набор секций: заголовок с остатками на начало и конец периода, затем блоки СекцияДокумент по каждой операции с реквизитами плательщика и получателя — ИНН, расчётный счёт, сумма, назначение платежа. Именно по этим реквизитам УТ 11 потом ищет контрагента в базе. Чем аккуратнее банк заполняет ИНН и счёт, тем больше операций сопоставятся автоматически.
Период выгрузки выбирайте без разрывов: если грузить день в день, пропустить операцию сложнее. Выписку за выходные банк обычно формирует за первый рабочий день.
Настройка обмена с банком в карточке счёта
Чтобы УТ 11 знала, откуда брать файл, обмен настраивают для каждого расчётного счёта организации.
Откройте Казначейство → Банковские счета (список банковских счетов организаций), найдите нужный счёт и откройте его карточку. В карточке есть настройка обмена с банком — включите использование обмена и задайте параметры:
- Программа клиент-банка — выберите вашу из списка или оставьте универсальный обмен файлами.
- Файл загрузки — путь к файлу, который вы выгружаете из банка (тот самый
kl_to_1c.txt). - Файл выгрузки — путь для платёжек, отправляемых в банк.
- Кодировка — как правило, Windows-1251.
Если на компьютере несколько организаций или счетов, задавайте для каждого счёта свой файл. Иначе выписка одного счёта попадёт на другой, и операции не сопоставятся с вашим расчётным счётом.
Путь к файлам удобнее задавать не абсолютным (C:\bank\kl_to_1c.txt), а в папку, куда клиент-банк всегда кладёт выгрузку. Тогда не придётся каждый раз искать файл вручную.
Настройка привязана к конкретному счёту, а не к базе в целом. Поэтому при добавлении нового расчётного счёта обмен для него включают отдельно. Если в организации сменился банк, старую настройку не удаляйте сразу — по закрытому счёту ещё могут приходить выписки за прошлые периоды.
Как загрузить файл выписки в программу
После настройки сам импорт занимает минуту. В разделе Казначейство есть команда загрузки выписки (обработка обмена с банком). Запустите её, выберите организацию и банковский счёт, по которому пришёл файл.
Дальше:
- Укажите файл выписки, если он не подставился из настроек счёта.
- Нажмите загрузку — программа прочитает файл и покажет список операций: отдельно поступления, отдельно списания, с датами, суммами и контрагентами.
- Просмотрите список. Операции, по которым контрагент и счёт определились, отмечены как готовые к созданию документов. Строки с вопросами требуют вмешательства.
- Подтвердите создание документов. УТ 11 сформирует
Поступление безналичных денежных средствна приход иСписание безналичных денежных средствна расход.
Программа определяет контрагента по ИНН и номеру расчётного счёта из файла. Если такой контрагент с таким счётом уже есть в базе — он подставится автоматически. Если нет — строка останется несопоставленной, и её нужно разобрать вручную (см. раздел про ошибки).
Повторная загрузка того же файла не задвоит операции: УТ 11 сверяет уже загруженные документы по дате, сумме и контрагенту и предупреждает о совпадениях. Но полагаться на это как на страховку не стоит — лучше не грузить один файл дважды.
Проведение и привязка загруженных документов
Создать документы — половина дела. Чтобы они повлияли на взаиморасчёты и остатки денег, их нужно провести, а иногда — связать с заказами или счетами.
Что обычно требуется заполнить перед проведением:
- Статья движения денежных средств (ДДС) — обязательный реквизит. Без неё документ не проведётся. Для типовых операций (оплата поставщику, поступление от покупателя, налоги) заведите статьи ДДС заранее, тогда они будут подставляться.
- Контрагент и договор — если по контрагенту ведётся несколько договоров, укажите нужный, иначе оплата «повиснет» не на том договоре.
- Назначение платежа / объект расчётов — поступление от покупателя можно привязать к конкретному заказу клиента, а списание — к заказу поставщику или заявке на расход.
Привязка к заказу важна именно в УТ 11: торговая конфигурация считает взаиморасчёты в разрезе заказов и договоров. Если оплату не привязать, аванс и отгрузка могут не закрыться автоматически.
Таблица — какой документ создаётся на каждый тип операции:
| Операция в выписке | Документ в УТ 11 | Что проверить |
|---|---|---|
| Поступило на счёт | Поступление безналичных ДС | Статья ДДС, заказ клиента/договор |
| Списано со счёта | Списание безналичных ДС | Статья ДДС, заказ поставщику/заявка |
| Налоги, взносы | Списание безналичных ДС | Статья ДДС «уплата налога», получатель — бюджет |
| Комиссия банка | Списание безналичных ДС | Статья ДДС «услуги банка» |
После заполнения реквизитов проведите документы. Удобно провести всю пачку сразу из списка банковских выписок, выделив строки загрузки.
Статьи ДДС стоит завести заранее под регулярные операции: оплата поставщикам, поступление от покупателей, уплата налогов и взносов, зарплата, услуги банка. Тогда при загрузке программа подставит статью по виду операции, и ручной работы почти не останется. Для нестандартных платежей статью указывают разово в самом документе.
Как проверить, что выписка загрузилась верно
После проведения документов сверьте остаток на счёте. В заголовке файла выписки банк указывает остаток на конец периода — он должен совпасть с остатком по этому расчётному счёту в УТ 11.
Что сверить после загрузки:
- Остаток на конец дня — цифра в 1С должна сойтись с остатком из банковской выписки до копейки.
- Количество операций — число загруженных документов равно числу строк в выписке; если меньше, часть операций не сопоставилась и осталась незагруженной.
- Незакрытые авансы — по контрагентам, где была оплата, проверьте, что аванс встал на нужный заказ или договор.
Расхождение по остатку обычно означает, что одна из операций не загрузилась или не проведена. Проще всего найти её, сравнив список операций из файла со списком созданных документов за ту же дату. Если расходится ровно на сумму одной строки — ищите именно её: чаще всего это несопоставленный контрагент или документ без статьи ДДС, который не провёлся.
Типичные ошибки при загрузке и как их исправить
Чаще всего спотыкаются не на самом импорте, а на сопоставлении данных файла с базой. Разберём, что означают типовые ситуации.
Отдельно про дубли. Если случайно загрузили один файл дважды и документы задвоились, не удаляйте их «на горячую» из списка — сначала убедитесь, что это именно копии по дате, сумме и контрагенту, и только потом пометьте лишние на удаление.
Прямой обмен с банком без файлов (ДиректБанк)
Файловый обмен — не единственный способ. УТ 11 поддерживает технологию DirectBank (прямой обмен с банком), когда программа соединяется с банком напрямую, без выгрузки и загрузки файлов.
При прямом обмене вы запрашиваете выписку кнопкой прямо из 1С, а платёжки отправляете в банк оттуда же — файлы kl_to_1c.txt и 1c_to_kl.txt не нужны.
Что требуется для прямого обмена:
- банк должен поддерживать DirectBank (список банков встроен в карточку настройки обмена);
- действующий договор на интернет-банк и электронная подпись (сертификат), которым вы подтверждаете операции;
- в карточке банковского счёта в настройке обмена выбирается прямой обмен вместо файлового.
Прямой обмен подключают один раз вместе с банком: нужны реквизиты подключения и сертификат. Если банк в списке DirectBank не поддерживается, остаётся файловый вариант — он работает с любым клиент-банком, умеющим выгрузку в формат 1С.
Для большинства небольших организаций файловая загрузка остаётся рабочим вариантом: она не зависит от поддержки протокола банком и настраивается без обращения в банк.
Главное преимущество прямого обмена — скорость и отсутствие ручных файлов: нажали кнопку, получили выписку, тут же отправили платёжки. Минус — настройка требует участия банка и действующего сертификата, а при смене банка или сертификата обмен нужно перенастраивать. Если операций немного, выигрыш от прямого обмена невелик, и переходить на него ради пары платежей в день смысла мало.