Загрузка банковской выписки в 1С:ERP: файл и ДиректБанк

Банковскую выписку в 1С:ERP загружают в разделе Казначейство — либо из текстового файла клиент-банка, либо напрямую из программы по технологии 1С:ДиректБанк. В обоих случаях система разбирает выписку и создаёт документы поступления и списания денег, сопоставляя их с вашими контрагентами по ИНН и номеру счёта.

Загрузить выписку в 1С:ERP получится без ручной доработки каждого платежа, если заранее завести банковский счёт организации и статьи движения денежных средств. Ниже — оба способа по шагам: подготовка, импорт, проведение документов и разбор ошибок, которые чаще всего мешают закрыть день.

Что завести до первой загрузки

Выписка грузится в документы, у которых есть обязательные реквизиты. Если их нет в базе, строки выписки зависнут в статусе «не проведено» или вовсе не создадутся. Поэтому до обмена проверьте три вещи.

Банковский счёт организации. Он хранится в справочнике банковских счетов и привязан к карточке организации. Открыть список можно из раздела НСИ и администрирование → НСИ → Банковские счета либо прямо из карточки организации по ссылке на банковские счета. В счёте должны быть указаны БИК банка, номер счёта и валюта — именно по этим данным программа понимает, какую выписку куда класть.

Статьи движения денежных средств. Это аналитика, без которой документ списания или поступления не проведётся. Справочник статей ДДС лежит в настройках казначейства. Заведите хотя бы базовый набор: оплата поставщикам, поступление от покупателей, налоги, зарплата, прочие.

Формат обмена. Для файлового способа банк должен выгружать выписку в стандартном текстовом формате 1CClientBankExchange — его поддерживают практически все банк-клиенты. Файл с выпиской обычно называется kl_to_1c.txt, файл с платёжками, который 1С отдаёт в банк, — 1c_to_kl.txt.

Загрузка выписки из файла клиент-банка

Файловый обмен — универсальный способ: он работает с любым банком, который умеет выгружать 1CClientBankExchange. Порядок такой.

1. Выгрузите выписку в банк-клиенте в файл формата 1С. В большинстве систем это кнопка «Экспорт в 1С» или «Выгрузить для бухгалтерии». На выходе — файл kl_to_1c.txt.
2. В 1С:ERP откройте рабочее место обмена с банком. Оно вызывается из раздела Казначейство — ищите команду обмена с банком (клиент-банк) в списке безналичных платежей.
3. Выберите организацию и банковский счёт, по которому пришла выписка.
4. Укажите путь к файлу kl_to_1c.txt и период, за который загружаете движения.
5. Нажмите загрузку. Программа покажет таблицу: какие строки распознаны, по каким контрагент не найден, где не хватает статьи ДДС.
6. Проверьте строки с предупреждениями, при необходимости поправьте контрагента или статью и подтвердите загрузку.

После подтверждения 1С создаёт документы Поступление безналичных денежных средств на приход и Списание безналичных денежных средств на расход. Они попадают в журнал банковских выписок раздела Казначейство.

Приход и расход программа различает сама: по тому, на чей счёт идут деньги. Поступления ложатся в документы поступления безналичных средств, списания — в документы списания. Назначение платежа из выписки переносится в документ как есть — по нему потом удобно искать нужную операцию в журнале.

Если платёж не сопоставился

Строка выписки не привязывается к контрагенту в двух случаях: контрагента нет в базе или его ИНН/счёт не совпадает с тем, что в выписке. В таблице загрузки такие строки подсвечены. Выберите контрагента вручную из справочника или создайте нового прямо из формы. После этого строка станет готова к проведению.

Если один и тот же контрагент приходит в выписке то с ИНН, то без него, 1С может предложить создать дубль. Прежде чем соглашаться, поищите контрагента в справочнике по ИНН или наименованию — чаще он уже есть, и платёж достаточно привязать к существующей карточке.

Прямой обмен с банком через 1С:ДиректБанк

1С:ДиректБанк убирает промежуточный файл: выписка приходит в программу напрямую, а платёжки уходят в банк по защищённому каналу. Клиент-банк при этом не нужен.

Чтобы технология заработала, её поддержку должен предоставлять ваш банк и подключить услугу по договору. Настройка идёт из карточки банковского счёта — там есть команда подключения сервиса 1С:ДиректБанк. При подключении банк выдаёт параметры доступа (идентификатор, сертификат или логин), которые вы вводите в мастере настройки.

После подключения обмен выглядит так:

• Получить выписку — кнопка в рабочем месте обмена или в журнале платежей запрашивает движения за выбранный период напрямую из банка. Документы создаются сразу, без выгрузки файла.
• Отправить платёж — подготовленные платёжные поручения уходят в банк из 1С и подписываются электронной подписью.
• Статусы — по каждому платежу видно, принят он банком, исполнен или отклонён.

Прямой обмен удобнее, когда в день проходит много платежей: не нужно вручную гонять файлы между банк-клиентом и 1С. Для разовой загрузки или если банк не поддерживает сервис, остаётся файловый способ.

Файл клиент-банка или 1С:ДиректБанк: что выбрать

Оба способа грузят одну и ту же выписку и создают одинаковые документы. Разница — в удобстве и в том, что умеет ваш банк. Коротко о том, когда какой способ оправдан.

На практике держат оба варианта: 1С:ДиректБанк как основной для ежедневной работы и файловый обмен как запасной. Если банк технологию не поддерживает, файл остаётся единственным способом — и он полностью закрывает задачу.

Проверка и проведение документов выписки

Загрузка создаёт документы, но часть из них может остаться непроведённой, если программе не хватило данных. Проводить их лучше не вслепую, а через журнал банковских выписок.

Откройте список выписок в разделе Казначейство. Непроведённые строки видно сразу — у них нет отметки о проведении. Откройте такой документ и проверьте заполнение:

• Статья движения денежных средств — обязательна. Без неё документ не проведётся.
• Контрагент и договор — должны соответствовать назначению платежа.
• Хозяйственная операция — вид операции в документе определяет, какие проводки и аналитику сформирует 1С (оплата поставщику, возврат, прочее поступление).

Когда все реквизиты на месте, проведите документ. Удобнее проводить пачкой: выделите в списке нужные строки и используйте групповое проведение из командной панели.

Проведённые документы поступления и списания формируют движения по счетам учёта денежных средств и закрывают взаиморасчёты с контрагентами. Проверить итог можно по оборотам счёта расчётного счёта: остаток в 1С должен совпасть с остатком в выписке банка на конец дня.

Для ежедневной сверки удобнее смотреть не весь оборот, а разницу входящего и исходящего остатка. Если на начало дня остаток в 1С совпадал с банком, а на конец разошёлся — значит, одна или несколько строк текущей выписки не проведены или проведены с ошибкой. Это сужает поиск до движений за один день.

Как статья движения денежных средств подставляется автоматически

Руками указывать статью ДДС в каждом платеже — долго. В 1С:ERP статья подставляется сама, если программе есть откуда её взять. Работает это по нескольким источникам, в порядке приоритета.

1. Из документа-основания. Если платёж сделан по заявке на расходование денежных средств или по счёту на оплату, статья берётся из этого документа.
2. По виду хозяйственной операции. У документов поступления и списания есть выбор операции — для каждой можно задать статью по умолчанию.
3. По контрагенту или договору. Для регулярных платежей удобно закрепить типовую статью, чтобы она подставлялась без основания.

Если ни один источник не сработал, поле статьи останется пустым, и документ не проведётся — его видно по статусу в журнале. Тогда статью указывают вручную.

Пример того, как распределяются типовые операции:

Таблица — ориентир: названия статей в вашей базе могут отличаться, их задаёт учётная политика организации. Смысл в том, чтобы один раз настроить соответствие и больше не возвращаться к ручному заполнению.

Частые ошибки при загрузке выписки

Большинство сбоев при загрузке выписки в 1С:ERP сводятся к нескольким причинам. Вот как их распознать и устранить.

Отдельная история — расхождение по валюте. Если счёт валютный, а статья ДДС или договор ведутся в рублях, 1С может не провести документ. Проверьте, чтобы валюта счёта, валюта договора и валюта платежа были согласованы.

Частые вопросы