Как завести договор контрагента в 1С и работать с ним

Договоры в 1С лежат в справочнике «Договоры», который подчинён справочнику «Контрагенты». Самый короткий путь — открыть карточку контрагента и перейти по ссылке Договоры в её шапке. Отдельный элемент справочника на каждый договор: у одного контрагента их может быть сколько угодно, и каждый документ (поступление, реализация, оплата) ссылается на конкретный договор.

Важная оговорка сразу: договор в 1С — это не документ, его нельзя «провести» и получить проводки. «Провести договор » на практике означает провести документы, в которых он указан. Ниже — где завести договор, как выбрать вид, какие счёта и условия заполнить, что делать с бумажным экземпляром и как закрыть договор , который перестал действовать. Пути приведены для «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0», интерфейс «Такси».

Где заводятся договоры и что проверить перед стартом

Справочник договоров доступен двумя способами:

• из карточки контрагента — ссылка Договоры вверху формы (показывает только договоры этого контрагента);
• из общего списка — разделы Покупки и Продажи, ссылка Договоры (единый справочник по всем контрагентам).

В типовой «Бухгалтерии» функционал договоров включён по умолчанию, отдельно активировать его не нужно. Настройки, которые влияют на работу с договорами, живут не в общих параметрах, а в самой карточке договора — валюта, счёта расчётов, способ зачёта авансов. Разберём их дальше.

У каждого контрагента есть поле Основной договор. Именно он подставляется в новые документы по умолчанию. Если контрагент работает по одному договору — назначьте его основным, и поле «Договор» в документах будет заполняться само. Если договоров несколько, основным удобно сделать самый частый, а остальные выбирать вручную.

== Один договор привязан строго к одному контрагенту. == Перенести договор на другого контрагента нельзя — если ошиблись при создании, договор создают заново у правильного контрагента.

Пошаговое создание договора у контрагента

1. Откройте Справочники → Контрагенты и выберите нужного контрагента (или заведите нового).
2. В шапке карточки нажмите ссылку Договоры, затем кнопку Создать.
3. Укажите Вид договора — это ключевое поле, оно определяет, где договор будет доступен (подробнее в следующем разделе).
4. Заполните Наименование. Программа подставит его автоматически из вида и номера, но лучше задать читаемое имя — например, «Поставка материалов № 14 от 12.03».
5. Внесите Номер и Дату договора — те, что стоят на бумаге.
6. При необходимости укажите Срок действия (поле «по») — удобно для контроля истекающих договоров.
7. Проверьте Валюту. По умолчанию — валюта регламентированного учёта (рубль).
8. Нажмите Записать и закрыть.

После этого договор появится в выпадающих списках документов по данному контрагенту. Отдельной команды «заключить» или «активировать» в 1С нет: договор считается действующим с момента записи карточки.

Пара моментов из практики. Номер договора — это текстовое поле: вносите его ровно так, как на бумаге, 1С сам ничего не нумерует. Наименование лучше делать говорящим, с номером и датой, — тогда в длинном списке документов нужный договор видно сразу, без открытия карточки. А если контрагентов и договоров много, заведите их заранее, до ввода первичных документов: в процессе проведения накладной отвлекаться на создание договора неудобно.

Вид договора и на что он влияет

Вид договора — не формальность. От него зависит, в каких документах договор можно выбрать и какие счёта расчётов подставятся автоматически. Сменить вид у договора, по которому уже есть движения, 1С обычно не даёт — поэтому выбирайте сразу правильно.

Для рядовой торговой деятельности нужны два первых вида. Если фирма одновременно и покупает, и продаёт одному и тому же контрагенту, заводят два отдельных договора — «С поставщиком» и «С покупателем», иначе суммы на 60 и 62 перемешаются.

Вид «Прочее» удобен для расчётов, которые не вписываются в куплю-продажу: с арендодателем через счёт 76, с подотчётным контрагентом, по займам. Счёт учёта для таких договоров задают вручную в документе или в регистре счетов расчётов — автоматически он не подставится.

Реквизиты договора: валюта, счёта и зачёт авансов

Кроме вида, на учёт влияют ещё несколько полей карточки.

Валюта и расчёты в у.е. Если валюта договора отличается от рубля, появляется признак оплаты: расчёты могут вестись в валюте или в рублях по курсу. Для договора в условных единицах выбирают валюту у.е., а оплату — в рублях. Курсовые и суммовые разницы 1С посчитает сама при проведении документов.

Счёта учёта расчётов. По виду договора счёта (60.01/60.02 или 62.01/62.02) подставляются автоматически. Переопределить их для конкретного контрагента или договора можно в регистре Счета учёта расчётов с контрагентами — он доступен из карточки договора и из раздела справочников.

Способ зачёта авансов. Поле определяет, как закрываются авансы при проведении документов:

• Автоматически — программа сама ищет незакрытый аванс и зачитывает его. Подходит большинству.
• По документу — аванс зачитывается только против конкретного документа, указанного вручную.
• Не зачитывать — зачёт выполняется отдельным документом «Корректировка долга ».

Вид цен (для договора с покупателем) — подставляет цены из указанного типа цен в документы реализации.

Печать договора и подписанный экземпляр

Здесь частое заблуждение. В типовой «Бухгалтерии предприятия» нет печатной формы самого договора: карточка договора — это учётная запись, а не текст соглашения. Текст договора готовят отдельно (в редакторе или по шаблону юриста) и подписывают на бумаге или через ЭДО.

Что делает 1С полезным — к карточке договора можно прикрепить скан подписанного экземпляра:

1. Откройте карточку договора.
2. Нажмите значок скрепки Присоединённые файлы в командной панели формы.
3. Добавьте файл (скан, PDF) кнопкой Добавить → Файл с диска.

Так подписанный договор всегда под рукой у любого пользователя базы, а не в папке на чужом компьютере.

Если договор заключён через электронный документооборот, подписанный файл поступит в базу через модуль ЭДО, а реквизиты подписей сохранятся вместе с документом — отдельно скан прикреплять не нужно.

Перед заключением договора с новым контрагентом есть смысл проверить его благонадёжность — это и требование должной осмотрительности, и защита от споров с налоговой. В карточке контрагента доступна сводка по данным ЕГРЮЛ (статус, руководитель, адрес), если подключён сервис проверки контрагентов. Данные из такой проверки удобно сохранить вместе с договором тем же механизмом присоединённых файлов.

Как договор «проводится» в документах и проводках

Вернёмся к вопросу «как провести договор». Сам справочник не формирует проводок. Договор выступает аналитикой (субконто) на счетах расчётов: каждая проводка по 60 или 62 хранит, по какому договору прошла сумма.

Движения появляются, когда вы проводите документы со ссылкой на договор:

• Поступление (акт, накладная) — Дт 41 (10, 26…) Кт 60.01 по договору с поставщиком;
• Списание с расчётного счёта — Дт 60.02 Кт 51 (аванс поставщику);
• Реализация (акт, накладная) — Дт 62.01 Кт 90.01 по договору с покупателем;
• Поступление на расчётный счёт — Дт 51 Кт 62.02 (аванс от покупателя).

Чтобы увидеть расчёты в разрезе договоров, откройте Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 или 62 и в настройках добавьте группировку по субконто Договоры. Для выверки с контрагентом подойдёт Акт сверки взаиморасчётов (Покупки или Продажи → Акты сверки расчётов) — его формируют по конкретному договору или по всем сразу.

Разберём на цифрах, зачем вообще нужен способ зачёта авансов. Допустим, по договору с покупателем вы получили аванс 120 000 ₽ (Дт 51 Кт 62.02), а потом отгрузили товар на 100 000 ₽ (Дт 62.01 Кт 90.01). При зачёте Автоматически программа в момент проведения реализации закроет аванс на 100 000 ₽ (Дт 62.02 Кт 62.01), и на 62.02 останется незачтённый остаток 20 000 ₽. Если бы стоял способ Не зачитывать, оба счёта висели бы раздельно: 120 000 ₽ по 62.02 и 100 000 ₽ по 62.01 — пока вы не проведёте зачёт отдельным документом. Отсюда и расхождения в акте сверки, когда настройки у разных договоров различаются.

Изменение условий и расторжение договора

Правка реквизитов. Наименование, срок, вид цен можно поправить в карточке в любой момент. А вот существенные условия — валюту, вид договора, счёта расчётов — менять у «рабочего» договора с проводками опасно: пересчёт затронет уже закрытые периоды. Если поменялась валюта или схема расчётов, правильнее завести новый договор и работать по нему, а старый оставить для истории.

Окончание и расторжение. Отдельного статуса «расторгнут» у договора в «Бухгалтерии» нет. На практике поступают так:

• если по договору были движения — его не удаляют, а проставляют Срок действия прошедшей датой, чтобы он не мешался в актуальных;
• если договор завели по ошибке и движений по нему нет — его помечают на удаление (Ещё → Пометить на удаление) и позже удаляют через Администрирование → Удаление помеченных объектов.

== Удалить договор, по которому есть документы, 1С не даст — сначала придётся удалить или перепривязать все связанные документы. == В большинстве случаев это не нужно: достаточно закрыть срок действия.

Контроль сроков. Заполненное поле Срок действия помогает не пропустить окончание договора: в списке договоров можно отобрать те, у кого срок истекает, и вовремя подписать допсоглашение или новый договор. Если по контрагенту заключили новый договор взамен старого, не удаляйте прежний с движениями — расчёты и история останутся на нём, а новые документы просто ведите по новому договору.