Договор с контрагентом в 1С: как завести, настроить и вести

Договор контрагента заводят в карточке самого контрагента: открываете его в справочнике Справочники → Контрагенты, переходите по ссылке Договоры и нажимаете Создать. Минимум, который нужно заполнить, — вид договора, наименование, валюта и срок оплаты. После записи договор становится доступен для подстановки в поступления, реализации, платёжки и акты сверки.

В 1С под словом «договор» понимают не бумагу с подписями, а объект учёта — аналитику (субконто) на счетах расчётов 60 и 62. Именно он связывает оплату с отгрузкой и даёт корректное сальдо по каждому контрагенту. Поэтому «заключить договор в 1С» означает завести эту аналитику правильно: с нужным видом, валютой и условиями оплаты. Ниже — как это сделать в Бухгалтерии 8.3 и чем отличается порядок в Управлении торговлей.

Что нужно подготовить до создания договора

Перед тем как завести договор, проверьте две вещи: заведён ли контрагент и включён ли учёт по договорам в настройках.

Контрагент должен быть в справочнике. Если его там нет — создаёте карточку заранее: ИНН, КПП, наименование, банковский счёт. 1С умеет подтягивать реквизиты по ИНН, если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы).

Учёт в разрезе договоров в Бухгалтерии включён по умолчанию: на счетах 60 и 62 есть субконто Договоры. Отключать его почти никогда не нужно — без него вы потеряете детализацию расчётов и не сможете сверяться по конкретной сделке.

Ещё один момент — валюта. Если расчёты идут в рублях, ничего настраивать не нужно. Если в долларах, евро или в условных единицах — валюту добавляют в справочник Валюты и загружают курсы (Справочники → Валюты → Загрузить курсы валют).

Какой вид договора выбрать

Вид договора — главное поле карточки. Оно определяет, в каких документах договор можно подставить и на какой счёт лягут проводки. Ошибётесь здесь — договор просто не появится в списке выбора нужного документа.

В Бухгалтерии 8.3 доступны такие виды:

• 📥 С поставщиком — закупки, поступление товаров и услуг, расчёты по счёту 60.
• 📤 С покупателем — продажи, реализация, расчёты по счёту 62.
• 🤝 С комитентом (принципалом) на продажу — вы продаёте чужой товар по агентскому или комиссионному договору.
• 📦 С комиссионером (агентом) на закупку — за вас закупает посредник.
• 🧾 С факторинговой компанией — уступка денежных требований.
• ⚙️ Прочее — займы, аренда, расчёты с бюджетом через контрагента и нетипичные ситуации.

Если один и тот же контрагент и покупает у вас, и поставляет вам, заводите два отдельных договора с разными видами. Один договор «на всё» работать не будет: вид жёстко привязан к стороне расчётов.

Пошаговое создание карточки договора

Самый надёжный способ — заводить договор из карточки контрагента, тогда он сразу привязывается к нужному лицу.

1. Откройте Справочники → Контрагенты и найдите контрагента.
2. В его карточке перейдите по ссылке Договоры (ссылка-гиперссылка в верхней части формы).
3. Нажмите Создать.
4. Выберите вид договора — по таблице выше.
5. Заполните наименование. Пишите так, чтобы узнать договор в списке: не «Договор 1», а «Поставка материалов №14 от 12.03». Номер и дату удобно вынести прямо в наименование.
6. Проверьте поле Организация — если в базе их несколько, укажите ту, от чьего лица заключён договор.
7. Укажите номер и дату договора по бумажному оригиналу (поля Номер и от).
8. Выберите валюту. По умолчанию — рубли.
9. Разверните блок с условиями расчётов и задайте срок оплаты (об этом — в следующем разделе).
10. Нажмите Записать и закрыть.

Договор можно создать и «на лету» — прямо из документа. Когда заполняете поступление или реализацию, в поле Договор нажмите + или Создать: откроется та же карточка, вид подставится автоматически по типу документа.

Настройка оплаты, валюты и контроля задолженности

Срок оплаты — это поле, от которого зависит, увидите ли вы просрочку. В карточке договора есть реквизит Срок оплаты (в днях). Укажете 10 — программа будет считать оплату просроченной через 10 дней после отгрузки или после установленной даты. Оставите пустым — контроля не будет, долг просто повиснет без признака просрочки.

Срок можно задать общий для договора, а в конкретных документах при необходимости переопределить. В реализациях и счетах есть собственное поле срока оплаты, которое подтягивается из договора, но редактируется.

Если оплата идёт частями, срок задают не в договоре, а в документе — через график оплаты. В счёте или реализации разбивают сумму на этапы (аванс, окончательный расчёт) с отдельными датами. Тогда просрочка считается по каждой части отдельно, и дебиторка видна точнее. Для разовых сделок достаточно одного срока в карточке договора.

Валютные договоры и у.е. Если валюта договора — не рубли, 1С рассчитает рублёвую оценку по курсу на дату документа и при оплате сформирует курсовые разницы. Отдельная ситуация — расчёты в условных единицах: цена привязана к валюте, а платят рублями. Тогда в карточке валюту ставят иностранную, а признак оплаты — в рублях (поле появляется при выборе неоплачиваемой рублями валюты). Проводки по курсовой (суммовой) разнице программа сделает сама.

Способ ведения расчётов. На счетах 60 и 62 расчёты детализируются субконто Договоры и Документы расчётов. Это значит, что 1С сопоставляет оплату с конкретной отгрузкой (зачёт аванса, гашение долга) автоматически при проведении. Специально переключать режим в большинстве случаев не нужно — настройка по умолчанию корректна.

Наглядно порядок привязки оплаты к отгрузке выглядит так:

Ключевое правило: оплата и отгрузка должны идти по одному и тому же договору. Если платёжку провели по договору А, а реализацию — по договору Б, сальдо разъедется: по одному повиснет переплата, по другому — долг.

Договоры в Бухгалтерии, Управлении торговлей и ERP

Порядок различается, и это тот случай, когда разница реальна, а не формальна.

В Бухгалтерии 8.3 договор — это элемент справочника Договоры, подчинённого контрагенту. Все условия — вид, валюта, срок оплаты — хранятся прямо в карточке договора. Для большинства компаний этого достаточно.

В Управлении торговлей 11 и ERP логику усложняют: помимо договоров появляются соглашения с клиентами и поставщиками. Соглашение задаёт коммерческие условия — цены, скидки, график оплаты, склад отгрузки, — а договор остаётся для учёта взаиморасчётов и первичных документов. Иногда договор в УТ вообще не обязателен: расчёты можно вести по заказам или по соглашению, если так настроено в НСИ и администрирование → Настройка разделов → CRM и маркетинг и в параметрах продаж/закупок.

Поэтому инструкция «зайдите в карточку контрагента и нажмите Договоры» точно работает в Бухгалтерии. В УТ путь другой: договоры живут в разделе CRM и маркетинг или Продажи/Закупки, а их использование включается отдельной галкой Использовать договоры с покупателями/поставщиками.

Для Розницы и базовых торговых конфигураций детализация по договорам обычно не ведётся на уровне, привычном бухгалтеру, — там расчёты проще. Если работаете в такой конфигурации, опирайтесь на её собственные формы, а не на порядок из Бухгалтерии.

Как проверить расчёты по заключённым договорам

Когда договоров много, важно быстро видеть, кто сколько должен и по какой сделке. Для этого — стандартные отчёты, настроенные на субконто Договоры.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (или 60) — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Разверните по субконто Контрагенты → Договоры: увидите сальдо по каждому договору. Красное сальдо на 62 — покупатель должен вам, на 60 — вы должны поставщику.
• 📋 Анализ субконто Договоры — показывает обороты и остаток по выбранному договору за период.
• ⏰ Задолженность покупателей (поставщикам) — отчёт по просроченным долгам; работает, если в договорах проставлен срок оплаты.
• 🧾 Акт сверки взаиморасчётов — формируется из карточки контрагента или из раздела Покупки/Продажи, можно по конкретному договору. Это документ, который отправляют контрагенту для сверки.

Если сальдо по договору выглядит странно — например, одновременно висят и долг, и переплата, — разверните ОСВ до документов расчётов. Чаще всего причина в том, что оплату и отгрузку провели по разным договорам или не указали документ-основание при зачёте аванса.

Для контроля дебиторки удобно раз в месяц открывать ОСВ по 62 с группировкой по срокам долга — видно, где оплата уже просрочена и пора писать претензию.

Отдельно стоит упомянуть печать. Типовая Бухгалтерия хранит договор как аналитику и не формирует из него полноценный текст с реквизитами и предметом сделки — бумажный договор составляют отдельно. Но счёт на оплату, акт и сверку программа печатает из соответствующих документов, и в них подставляется номер и дата заведённого договора. Если нужен печатный бланк самого договора, его добавляют через присоединённые файлы или внешнюю печатную форму — штатного шаблона «договор» в базовой поставке БП нет.

Частые ошибки при работе с договорами

Несколько ситуаций, которые чаще всего ломают учёт по расчётам.

Один договор для закупок и продаж. Вид договора привязан к стороне расчётов. Нельзя одним договором «С покупателем» оформить и поступление от этого же контрагента. Заводите два.

Пустой срок оплаты там, где нужен контроль. Без срока 1С не считает долг просроченным. Если следите за дебиторкой — заполняйте поле Срок оплаты в каждом «продажном» договоре.

Оплата и отгрузка по разным договорам. Самая частая причина «разъехавшегося» сальдо. При проведении платёжки проверяйте, что в ней выбран тот же договор, что и в реализации.

Дубли договоров. Когда договор создают «на лету» из документа и не замечают, что такой уже есть, появляются два почти одинаковых. Расчёты дробятся между ними. Периодически проверяйте список договоров контрагента и при необходимости переносите движения на один, а дубль помечайте на удаление.

Неверная валюта. Поставили рубли вместо у.е. — не будет курсовых разниц и рублёвая сумма зафиксируется неправильно. Исправлять задним числом долго, поэтому валюту проверяют до первого документа.

Удаление договора с движениями. Если по договору уже есть проводки, 1С не даст его удалить напрямую — только пометить на удаление, а затем проверить ссылки через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Пока на договор ссылаются документы, он останется.

Частые вопросы