Закрытие счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» в 1С

Счёт 71 закрывается не «кнопкой закрытия месяца», а документом, который убирает остаток: авансовым отчётом, возвратом в кассу, выплатой перерасхода или удержанием из зарплаты. Какой именно нужен — зависит от того, по какой стороне висит сальдо.

Дебетовое сальдо по счёту 71 означает, что работник должен организации: получил аванс и не отчитался или не вернул разницу. Кредитовое — наоборот, организация должна работнику за перерасход по авансовому отчёту. Ниже — проводки для каждого случая, порядок списания неизрасходованных сумм и что делать при увольнении подотчётника.

Почему на счёте 71 остаётся сальдо

Остаток появляется, когда выданный аванс и утверждённый авансовый отчёт не сошлись. Частые причины:

• 💸 аванс выдали, а авансовый отчёт ещё не сдан — висит дебет 71;
• 🧾 работник отчитался на сумму меньше аванса и не вернул остаток — дебет 71;
• 🛒 расходы превысили аванс (перерасход) — кредит 71;
• 📉 авансовый отчёт провели, а выдачу денег забыли оформить — «технический» кредит;
• 🔁 возврат в кассу оформили не тем видом операции и он не закрыл долг.

Начинайте с оборотно-сальдовой ведомости по счёту. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 71 и период, в настройках включите группировку по субконто «Работники». Так вы увидите остаток по каждому человеку отдельно, а не общую сумму.

Счёт 71 в 1С Бухгалтерии ведётся на двух субсчетах: 71.01 — расчёты по авансам в рублях, 71.02 — в валюте. В большинстве случаев работаем с 71.01.

Проводки по счёту 71: базовый набор

Прежде чем закрывать остаток, полезно сверить его с логикой проводок. Вот типовые записи цикла «выдали — отчитались — закрыли».

Если после этих документов сальдо по работнику равно нулю — счёт по нему закрыт. Если остаток держится, разбираем по стороне.

Главный документ всего цикла — Банк и касса → Авансовые отчёты. В нём несколько вкладок: «Авансы» (сюда подбирают документы выдачи), «Товары», «Оплата», «Прочее». На вкладке «Авансы» укажите документ, которым выдавали деньги, — тогда программа сама зачтёт аванс в счёт расходов и правильно выведет остаток или перерасход. Если вкладку «Авансы» не заполнить, расходы спишутся, но выданный аванс так и останется висеть на дебете 71.

В подвале документа 1С показывает итог: получено, израсходовано и остаток (или перерасход). Эта строка — быстрый способ понять, что именно сформирует проводку и останется ли сальдо.

Закрываем дебетовый остаток: возврат, удержание, взыскание

Дебет 71 — работник должен вернуть деньги. Порядок зависит от того, готов ли он вернуть добровольно и уложился ли в срок.

Срок отчёта. По Указанию Банка России № 3210-У подотчётное лицо обязано сдать авансовый отчёт в срок не более трёх рабочих дней после дня, на который выдан аванс (срок устанавливает руководитель приказом), или после выхода на работу. Пропуск срока запускает процедуру возврата.

Способ 1. Добровольный возврат. Работник вносит остаток в кассу или на расчётный счёт. В кассе оформите Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, вид операции — «Возврат от подотчётного лица». Проводка Дт 50.01 Кт 71.01 обнулит долг.

Способ 2. Удержание из зарплаты. Если работник не вернул добровольно, невозвращённую сумму сначала переносят на счёт недостач:

1. Дт 94 Кт 71.01 — отражена невозвращённая подотчётная сумма (документ Операции → Операции, введённые вручную);
2. Дт 73.02 Кт 94 — отнесено на расчёты по возмещению материального ущерба;
3. Дт 70 Кт 73.02 — удержано из зарплаты.

По статье 137 ТК РФ удержать невозвращённый аванс можно по распоряжению работодателя не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата и только если работник не оспаривает основание и размер. Размер удержания ограничен: не более 20% от зарплаты к выплате за вычетом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если долг больше, удерживайте частями в нескольких месяцах.

Само удержание в 1С оформляется там, где ведётся зарплата: в 1С Бухгалтерии — документом удержания в разделе зарплаты, в 1С ЗУП — отдельным видом удержания. Если расчёт зарплаты ведётся в ЗУП, а учёт в Бухгалтерии, сумму удержания проводят в ЗУП, а в Бухгалтерию она попадает синхронизацией.

Способ 3. Взыскание через суд. Применяется, когда работник уволился с долгом или отказывается возвращать, а месячный срок на удержание по приказу истёк. До решения суда сумма продолжает числиться на счёте 73.02 как задолженность по возмещению ущерба. По вступившему в силу решению деньги либо поступают (закрывают 73.02), либо взыскать не удаётся — тогда долг списывают (см. ниже).

Списание неизрасходованных сумм, когда вернуть нельзя

Бывает, что взыскать остаток невозможно: работник уволился и не отвечает, суд отказал или истёк срок исковой давности. Тогда дебиторскую задолженность списывают в прочие расходы.

Проводка Дт 91.02 Кт 73.02 (или Дт 91.02 Кт 71.01, если сумму не переносили на 73.02) оформляется операцией вручную. Для налога на прибыль такой расход, как правило, не принимается — списанный подотчёт не относится к обоснованным затратам, поэтому в проводке по налоговому учёту сумму показывают как постоянную разницу.

Отдельно про НДФЛ. Если организация прощает работнику долг или не принимает мер к возврату, невозвращённая сумма признаётся доходом физлица и облагается НДФЛ. Налог удерживают из ближайших выплат, а при их отсутствии сообщают в налоговую о невозможности удержания.

Основанием для списания служит документ: решение суда, приказ руководителя о списании после истечения срока исковой давности (три года со дня, когда долг должен был быть возвращён) или акт об увольнении без погашения. Без основания списывать дебиторку нельзя.

Списывать остаток «просто чтобы обнулить счёт» тоже нельзя: пока есть шанс вернуть деньги, задолженность должна висеть на 71 или 73. Преждевременное списание — это и искажение отчётности, и повод для претензий проверяющих.

Закрываем кредитовый остаток: выплата перерасхода

Кредит 71 означает перерасход: работник потратил на нужды организации больше, чем получил авансом, и разницу ему должны вернуть. Это самый простой случай.

После утверждения авансового отчёта с перерасходом выплатите сумму:

• наличными — Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчётному лицу», проводка Дт 71.01 Кт 50.01;
• на карту — списанием с расчётного счёта, проводка Дт 71.01 Кт 51.

После выплаты сальдо по работнику закрывается. Проверьте в ОСВ: по строке сотрудника должно стать пусто.

Жёсткого срока на выплату перерасхода закон не устанавливает — в отличие от возврата аванса работником. Но затягивать не стоит: долг организации перед работником тоже искажает баланс, а сам сотрудник вправе требовать возмещения подтверждённых трат. Разумная практика — выплачивать перерасход в ближайшую выдачу зарплаты или наличных.

Технические ошибки: когда сальдо «висит», а долга нет

Часто остаток на 71 — не реальный долг, а следствие кривого ввода документов. Диагностика по симптомам:

Исправляют такие остатки документом Операции → Операции, введённые вручную или корректировкой самого первичного документа. Правьте первичку, если период не закрыт: так проводки пересчитаются автоматически. Ручная операция нужна, когда период уже сдан и трогать документы нельзя.

Что делать с 71 счётом при увольнении работника

Остаток по подотчётнику надо закрыть до окончательного расчёта — после увольнения взыскивать сложнее, а висящий долг искажает учёт.

По закону удержать из окончательного расчёта можно только в пределах 20% к выплате за вычетом НДФЛ. Если долг больше, чем остаток расчёта, разницу работник возвращает добровольно или её взыскивают через суд. Заставить вернуть всю сумму разом из расчётного листа нельзя.

Если работник при увольнении согласен вернуть долг полностью — берите с него письменное заявление на удержание всей суммы: добровольное удержание по заявлению под лимит 20% не подпадает.

Автоматизация и регламентные операции

Отдельной регламентной операции «закрыть счёт 71» в закрытии месяца нет — остаток убирают первичные документы. Но закрытие месяца косвенно затрагивает счёт:

• переоценка валютных средств пересчитывает остатки по 71.02 и разносит курсовые разницы;
• если невозвращённую сумму отнесли на 91.02, она участвует в расчёте финансового результата.

Чтобы остатки не копились, настройте контроль:

1. Ведите сроки отчёта: аванс выдавайте с приказом, где указан срок возврата.
2. Раз в месяц формируйте ОСВ по счёту 71 с группировкой по работникам и разбирайте каждую непустую строку.
3. Не выдавайте новый аванс, пока не закрыт предыдущий, — это и требование кассовой дисциплины, и защита от накопления долгов.

Такой простой регламент снимает большую часть «висящих» остатков ещё до того, как они превращаются в проблему при увольнении или проверке.

Частые вопросы