Зачёт авансов покупателей и поставщиков в 1С:Бухгалтерии 8.3

Аванс покупателя закрывается проводкой Дт 62.02 Кт 62.01, аванс поставщику — проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) этот зачёт чаще всего делается сам при проведении реализации или поступления. Если остаток на счёте аванса завис — его закрывают вручную документом Корректировка долга с видом операции «Зачёт авансов».

Авансы учитываются отдельно от основного долга: полученные от покупателей — на 62.02, выданные поставщикам — на 60.02. Пока аванс не зачтён, по контрагенту одновременно висит и предоплата, и встречная задолженность. Задача — свести их в ноль в рамках одного договора и вовремя разобраться с НДС, который на аванс уже был начислен.

Что нужно, чтобы аванс зачёлся правильно

Автоматический зачёт срабатывает только при совпадении трёх условий. Проверьте их до того, как искать ошибку в проводках:

• 📄 Один и тот же договор в документе оплаты и в документе реализации (поступления). Зачёт идёт строго в рамках договора — если оплата прошла по одному договору, а отгрузка по другому, аванс не закроется.
• 👤 Один контрагент. Платёж от «дочки» или связанной фирмы по чужому договору зачтён не будет.
• ⚙️ Способ зачёта авансов = «Автоматически» в документе-реализации. Настройка спрятана по ссылке Расчёты в самом документе (или в строке «Зачёт авансов»).

Способ зачёта в документах реализации и поступления бывает трёх видов:

Зачёт идёт по принципу «сначала ранние»: если по договору накоплено несколько предоплат, программа закрывает их по дате, от старых к новым, в пределах суммы отгрузки.

Ещё одно условие часто упускают — вид договора. Зачёт работает по договорам с видом «С покупателем» (счета 62) и «С поставщиком» (счета 60). Если ошибочно выбран вид «Прочее» или договор по которому ведётся расчёт в у. е. без нужной настройки, авансовые счета могут не задействоваться. Вид договора смотрят в карточке: Справочники → Договоры, поле Вид договора.

Как аванс закрывается автоматически при отгрузке

В типовой схеме вручную ничего делать не надо. Порядок такой:

1. Поступил аванс от покупателя — документ Поступление на расчётный счёт (раздел Банк и касса). Проводка Дт 51 Кт 62.02.
2. Оформили отгрузку — Реализация (акты, накладные, УПД) в разделе Продажи. Если по договору уже есть аванс, при проведении программа добавляет проводку зачёта Дт 62.02 Кт 62.01 на сумму в пределах аванса.
3. Остаток, не покрытый авансом, остаётся долгом покупателя на 62.01.

С поставщиком всё зеркально. Выдали аванс — Списание с расчётного счёта, проводка Дт 60.02 Кт 51. При проведении Поступления (акты, накладные, УПД) в разделе Покупки аванс зачитывается проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Частичный зачёт — обычное дело. Если аванс был 100 000 ₽, а первая отгрузка на 60 000 ₽, зачтётся только 60 000 ₽ проводкой Дт 62.02 Кт 62.01, а на 62.02 останется 40 000 ₽ до следующей отгрузки. Это не ошибка: остаток аванса закроется, когда поставка догонит предоплату.

Проверить, что зачёт прошёл, проще всего по движениям самого документа реализации: откройте его и нажмите Дт/Кт — строка Дт 62.02 Кт 62.01 должна быть на месте. Если её нет, а аванс по договору был, значит не совпали условия из прошлого раздела.

Ручной зачёт документом «Корректировка долга»

Когда аванс нужно закрыть отдельным документом — автозачёт отключён, зачитывается аванс по чужому договору, или сводятся встречные долги контрагента — используют документ Корректировка долга.

Путь: Покупки → Корректировка долга или Продажи → Корректировка долга (документ один и тот же, открывается из обоих разделов). Далее:

1. В поле Вид операции выберите «Зачёт авансов».
2. Ниже укажите, что зачитываем: аванс покупателя в счёт его же задолженности, аванс поставщику в счёт нашей задолженности перед ним и т. д. — выбор зависит от того, чей аванс закрываете.
3. Выберите контрагента и нажмите Заполнить. Программа подтянет авансы и задолженность по договорам.
4. На вкладках «Авансы» и «Задолженность» сверьте суммы. Оставьте строки, которые реально зачитываются, лишние удалите.
5. Проведите документ. Он сформирует ту же проводку зачёта — Дт 62.02 Кт 62.01 или Дт 60.01 Кт 60.02.

Отдельный случай — взаимозачёт между вами и контрагентом, который для вас одновременно и покупатель, и поставщик. Тогда в Корректировке долга выбирают вид операции «Зачёт задолженности»: закрывается задолженность покупателя за счёт вашей задолженности перед ним как поставщиком. Такой зачёт по закону оформляют актом или заявлением о зачёте — документ в 1С отражает уже согласованную сторонами операцию, а не создаёт её. Проводите Корректировку долга той же датой, что указана в акте, иначе остатки по контрагенту в отчётах разойдутся с первичными документами.

НДС с авансов: вычет и восстановление

Это самостоятельная задача, и зачёт аванса в учёте расчётов её не закрывает. НДС с авансов живёт на отдельных счетах:

• 76.АВ — НДС, начисленный продавцом с полученного аванса.
• 76.ВА — НДС, принятый покупателем к вычету с выданного аванса.

У продавца. При получении аванса вы выставляете авансовый счёт-фактуру (в течение 5 дней, ст. 168 НК РФ) и начисляете НДС: Дт 76.АВ Кт 68.02. Счёт-фактуру в 1С удобно создавать не по одному, а разом за период — обработкой Банк и касса → Счета-фактуры на аванс: она сама найдёт незакрытые авансы и выпишет документы. После отгрузки начисленный НДС можно принять к вычету: Дт 68.02 Кт 76.АВ (ст. 171–172 НК РФ). Вычет не делается автоматически при проведении реализации — его формируют в конце квартала.

Путь: Операции → Помощник по учёту НДС, шаг Формирование записей книги покупок. На вкладке «Полученные авансы» будут строки с зачтёнными авансами — проведите документ, и вычет попадёт в книгу покупок.

У покупателя. Если поставщик дал авансовый счёт-фактуру и вы решили заявить вычет с предоплаты, при проведении списания с расчётного счёта (или отдельным документом) формируется Дт 68.02 Кт 76.ВА. После того как товар поступил, этот НДС нужно восстановить — иначе вы дважды уменьшите налог. Восстановление Дт 76.ВА Кт 68.02 делается через Формирование записей книги продаж (вкладка «Восстановление по авансам») в том же помощнике по НДС (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Если авансовыми счетами-фактурами вы не пользуетесь (право, а не обязанность для покупателя), счёт 76.ВА вообще не задействуется — тогда у вас только расчёты на 60.01/60.02, и восстанавливать нечего.

Почему аванс не закрылся: разбор остатков

Повис остаток на 62.02 или 60.02 — почти всегда дело в одном из расхождений. Сопоставьте симптом и причину:

Отдельно про даты. Если платёж задним числом провели позже отгрузки (например, выписку загрузили с опозданием), программа на момент проведения реализации аванса ещё «не видела». Перепроведите документы за период — Операции → Групповое перепроведение документов, задайте период и контрагента.

Чем проверить, что авансы закрыты

Три отчёта, которыми контролируют взаиморасчёты и остатки авансов:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). По 62.02 и 60.02 с разбивкой по контрагентам и договорам. Остаток на конец периода по закрытым авансам должен быть нулевым.
• Анализ субконто по контрагенту (Отчёты → Анализ субконто). Показывает по одному контрагенту сразу все счета — 62.01, 62.02, 60.01, 60.02, 76.АВ, 76.ВА. Удобно, когда надо понять общую картину расчётов.
• Акт сверки взаиморасчётов (Покупки или Продажи → Акт сверки расчётов). Формирует сверку с контрагентом, где авансы и отгрузки видны в хронологии. Его же отправляют контрагенту на подпись.

Для контроля НДС с авансов смотрите ОСВ по счетам 76.АВ и 76.ВА: на конец квартала по закрытым сделкам остатков быть не должно, а по действующим авансам сумма должна соответствовать начисленному и ещё не принятому к вычету налогу.

Есть и автоматический контроль — Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта. В блоке проверок по НДС она подсвечивает авансы, по которым не выставлен счёт-фактура или не принят вычет, и расхождения между счетами авансов и начисленным налогом. Перед сдачей декларации по НДС запустите её за квартал — это быстрее, чем вручную сверять каждый договор.

Частые вопросы