Начисление и закрытие больничного в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Сотрудник принёс номер электронного больничного — а дальше всё делается в программе. Чтобы начислить и закрыть больничный лист в 1С, нужно загрузить ЭЛН из СФР, создать документ «Больничный лист», проверить стаж и средний заработок и провести начисление. В 1С:ЗУП 3.1 путь — Зарплата → Больничные листы, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Больничные листы.

С 2022 года бумажных листков нетрудоспособности нет: больничный существует только как ЭЛН, а пособие идёт по прямым выплатам. Работодатель оплачивает первые три дня болезни самого работника, остальное СФР перечисляет сотруднику напрямую. Ниже — как это оформить в программе без ошибок в суммах и датах.

С чего начать: прямые выплаты и настройка обмена с СФР

Прежде чем закрывать первый больничный, убедитесь, что программа умеет обмениваться с фондом. Без этого номер ЭЛН не превратится в данные, а начисление придётся вбивать руками.

Что должно быть готово:

• 📄 Организация зарегистрирована в системе электронного документооборота с СФР (СЭДО).
• 🔌 Подключена «1С-Отчётность» или настроен прямой обмен с фондом — через него приходят запросы и уходят сведения.
• ⚙️ В учётной политике по зарплате выбран прямой порядок выплат пособий (он действует для всех регионов с 2021 года).
• 👤 У сотрудника заполнен страховой стаж на дату начала болезни и есть данные о заработке за два предыдущих календарных года.

Если сотрудник устроился недавно и справок о заработке с прошлых мест нет, пособие посчитается из МРОТ. Это законно, но сумма выйдет меньше — предупредите работника заранее.

Как загрузить электронный больничный из СФР

ЭЛН не вводят вручную — его подтягивают из фонда по номеру и СНИЛС. Сотрудник сообщает только номер; всё остальное программа получает автоматически.

Порядок действий:

1. Откройте список Зарплата → Больничные листы (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Больничные листы (в Бухгалтерии) и нажмите «Создать».
2. Выберите сотрудника — его СНИЛС подставится из карточки.
3. В поле номера впишите номер ЭЛН, который принёс работник.
4. Нажмите кнопку запроса данных из фонда (в командной панели документа — команда получения ЭЛН из СФР).
5. Программа загрузит период нетрудоспособности, причину, отметки о нарушении режима и статус листка.

Пока листок в статусе «Открыт», начислить пособие нельзя: неизвестна дата окончания. Закрывает больничный врач — работодатель только загружает уже закрытый ЭЛН.

Пошаговое оформление документа «Больничный лист»

Когда данные из фонда загрузились, документ почти готов — остаётся проверить и провести. Разберём поля, в которых чаще всего ошибаются.

Шаг 1. Проверьте период и причину. Даты «с … по …» приходят из ЭЛН. Причина нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за членом семьи, карантин, беременность и роды) определяет, с какого дня платит СФР.

Шаг 2. Проверьте процент оплаты по стажу. Программа подставляет его из страхового стажа сотрудника. Если стаж в карточке не заполнен, процент встанет минимальный — сумма будет занижена.

Шаг 3. Посмотрите на средний заработок. По ссылке с суммой открывается расчёт: видно, какие годы взяты и какие суммы заработка учтены. Здесь же можно добавить заработок по справкам с прежних мест работы.

Шаг 4. Распределите оплату между работодателем и фондом. При болезни или травме самого работника программа сама делит: первые 3 дня — за счёт работодателя, с 4-го — за счёт СФР. При уходе за больным, карантине и декрете всё идёт за счёт фонда с первого дня.

Шаг 5. Проверьте вид выплаты и дату. Укажите, в какую ведомость попадёт часть пособия за счёт работодателя (обычно вместе с зарплатой или авансом).

Шаг 6. Проведите документ. После проведения перепроверьте итоговую сумму и количество оплачиваемых дней: именно их увидит сотрудник и именно они уйдут в сведения для фонда.

Как считается пособие: стаж, средний заработок и кто за что платит

Размер больничного зависит от двух вещей — страхового стажа и среднего заработка за расчётный период. Расчётный период — два календарных года, предшествующих году болезни; сумма заработка за них делится на 730.

Процент оплаты по стажу:

Кто оплачивает дни болезни:

Есть минимум и максимум. Минимум считается из МРОТ (за полный месяц пособие не может быть ниже федерального МРОТ с учётом районного коэффициента). Максимум ограничен предельной базой по взносам за два расчётных года — средний дневной заработок выше этого потолка не берут. Конкретные суммы предельной базы меняются каждый год, поэтому сверяйтесь с действующими значениями.

Пример расчёта. Сотрудник со стажем 7 лет (значит, 80%) болел 10 дней. Заработок за два прошлых года — 900 000 ₽ и 1 000 000 ₽, итого 1 900 000 ₽.

• Средний дневной заработок: 1 900 000 ÷ 730 = 2602,74 ₽.
• С учётом 80% по стажу: 2602,74 × 0,8 = 2082,19 ₽ в день.
• За 10 дней: 2082,19 × 10 = 20 821,90 ₽.
• Из них первые 3 дня за счёт работодателя: 2082,19 × 3 = 6246,57 ₽, остальные 7 дней платит СФР: 2082,19 × 7 = 14 575,33 ₽.

Если у сотрудника есть районный коэффициент, он уже «зашит» в фактический заработок, поэтому на средний дневной сверху не накручивается. А вот минимум из МРОТ при неполной ставке считается пропорционально доле ставки.

Посчитать ориентировочную сумму до оформления документа удобно калькулятором:

Особые случаи: нарушение режима, совместители, неполная ставка

Типовой больничный считается по общей схеме, но есть ситуации, в которых сумма или порядок меняются. В документе они отражаются отдельными полями или отметками из ЭЛН.

Нарушение режима. Если врач поставил в листке отметку о нарушении (не явился на приём, нарушил предписания), с даты нарушения пособие снижается до расчёта из МРОТ. В документе есть поле для даты и причины нарушения — заполните его, и программа пересчитает суммы с этого дня.

Болезнь из-за опьянения. Если причина нетрудоспособности связана с алкогольным или наркотическим опьянением, весь период считается из МРОТ. Это тоже приходит отметкой в ЭЛН.

Совместители. Если сотрудник два предыдущих года работал у тех же работодателей, пособие ему платит каждый из них по своему листку. Если места работы менялись — пособие назначают по одному работодателю с учётом справок о заработке с остальных.

Неполная ставка. При работе на 0,5 ставки фактический заработок не корректируют, но минимальное пособие из МРОТ уменьшают пропорционально ставке. Проверьте, что в карточке сотрудника указана верная доля ставки, иначе минимум посчитается неправильно.

Больничный во время отпуска. Если работник заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске, отпуск продлевается или переносится, а больничный оплачивается на общих основаниях. А вот во время отпуска за свой счёт или по уходу за ребёнком больничный по собственному заболеванию не оплачивается.

Что уходит в СФР и в отчётность после закрытия

По прямым выплатам работодатель не перечисляет пособие сам (кроме своих трёх дней) — он передаёт в фонд сведения, а СФР платит сотруднику. Обмен идёт через СЭДО.

Как это работает:

1. После загрузки закрытого ЭЛН фонд присылает запрос на недостающие сведения (реквизиты для выплаты, стаж, заработок, способ получения денег).
2. Вы отвечаете документом со сведениями для назначения пособия — он формируется из проведённого больничного. На ответ отводится ограниченный срок (по общему правилу — три рабочих дня с момента запроса), поэтому не затягивайте с проведением.
3. СФР рассчитывает и перечисляет свою часть сотруднику напрямую — на карту «Мир» или по реквизитам, указанным работником в заявлении.

Перед отправкой сведений перепроверьте три поля: СНИЛС, период нетрудоспособности и реквизиты для выплаты. Ошибка в них — самая частая причина, по которой фонд возвращает сведения на доработку и задерживает выплату сотруднику.

Где пособие отразится в отчётности:

• 🧾 6-НДФЛ — сюда попадёт НДФЛ с части пособия за счёт работодателя (свою часть НДФЛ фонд удерживает сам).
• 📊 РСВ и Персонифицированные сведения — суммы пособия показываются как не облагаемые страховыми взносами.
• Отдельного отчёта именно по факту закрытия больничного работодатель не сдаёт — всё закрывает обмен через СЭДО.

Исправление и сторнирование начисленного больничного

Ошиблись в данных или фонд прислал исправленный ЭЛН — больничный нужно пересчитать. Способ зависит от того, выплачена ли уже часть пособия.

Если ведомость с выплатой ещё не проведена — проще всего распровести документ «Больничный лист», внести правки (стаж, заработок, период) и провести заново.

Если пособие уже выплачено, вместо удаления оформляют исправление:

1. Откройте проведённый больничный и создайте на его основании исправление (в документе есть ссылка для исправления).
2. Программа сторнирует прежнее начисление и рассчитает новое — разница пойдёт к доплате или удержанию в следующей ведомости.
3. Передайте в фонд корректирующие сведения через СЭДО, если менялись суммы или период.

Частая причина пересчёта — задним числом появились справки о заработке с прежнего места работы. Тогда средний заработок растёт, и исправление доначислит разницу.

Если болезнь продолжилась и врач выдал новый листок как продолжение прежнего, оформляйте его отдельным документом, но указывайте связь с предыдущим ЭЛН. Тогда проценты по стажу и расчётный период подхватятся из первого больничного, а дни не задвоятся.

Частые вопросы