Закрытие инвентаризации в 1С: от расхождений до проводок

Сам документ Склад → Инвентаризация товаров ничего не закрывает: он только фиксирует расхождение между учётом и фактом и проводок не делает. Чтобы закрыть инвентаризацию в 1С, на его основании создают два документа — Оприходование товаров на излишки и Списание товаров на недостачи. Именно они проводятся по счетам и переносят результат в учёт.

Дальше — весь порядок на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси»: что проверить до пересчёта, как заполнить ведомость , какими документами оформить излишки и недостачи, какие получатся проводки и как свериться по остаткам после.

Что проверить до пересчёта остатков

Частая причина расхождений в инвентаризации — не реальная пропажа товара, а непроведённые документы. Если накладная за прошлую неделю висит без проведения, программа покажет «недостачу», которой на складе нет.

Поэтому перед заполнением ведомости закройте период по движению:

• ✅ проведите все поступления, реализации, перемещения и списания за период;
• ✅ проверьте, нет ли документов с ошибкой проведения (красный значок в списке);
• ✅ сверьте, что у товаров заполнен счёт учёта в карточке номенклатуры;
• ✅ оформите приказ о проведении инвентаризации и состав комиссии;
• ✅ зафиксируйте дату — на неё программа возьмёт учётные остатки.

Отдельно проверьте, не попал ли ваш случай под обязательную инвентаризацию. По ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» пересчёт обязателен перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при выявлении хищения или порчи, после пожара или затопления, а также при реорганизации и ликвидации. В этих случаях закрыть инвентаризацию нужно с полным комплектом документов, иначе результат не примут к учёту.

Заполняем документ «Инвентаризация товаров»

Ведомость — это рабочий документ, по которому комиссия сверяет факт с учётом. Он не формирует движений, поэтому заполнить его можно без риска что-то испортить в базе.

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. Укажите склад и, при необходимости, ответственное лицо (МОЛ). Дата документа — дата, на которую снимаются остатки.
3. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. В колонку Количество учётное подтянутся данные из программы.
4. В колонку Количество фактическое внесите то, что реально пересчитали на складе. По умолчанию она равна учётной — правьте только строки с расхождением.
5. Программа сама посчитает колонки Отклонение и сумму отклонения. Положительное значение — излишек, отрицательное — недостача.
6. Проведите документ и распечатайте опись для подписей комиссии.

Если номенклатуры много, удобнее не листать список, а загрузить пересчёт из терминала сбора данных или из таблицы Excel через Загрузить (кнопка доступна, когда подключён обмен с ТСД). Для небольшого склада достаточно ручного ввода.

Оформляем излишки и недостачи

После проведения ведомости расхождения надо развести по двум документам. Делается это кнопкой Создать на основании прямо из Инвентаризации товаров — тогда табличные части заполнятся автоматически.

Излишки → Оприходование товаров. Документ приходует лишний товар на счёт учёта. Сумму программа подставит по данным учёта, но излишки по правилам приходуют по рыночной (справедливой) стоимости на дату инвентаризации — проверьте и при необходимости поправьте цену вручную. Основанием для цены служит прайс поставщика, прейскурант или заключение оценщика; документ-основание приложите к акту. Дату Оприходования ставьте не раньше даты ведомости.

Недостачи → Списание товаров. Документ списывает недостающий товар с кредита счёта учёта в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Стоимость берётся учётная (та, по которой товар числился), а не рыночная.

Оба документа — самостоятельные, со своими датами и номерами. Если создать их через Создать на основании, в них сохранится ссылка на ведомость, и связь документов будет видна по кнопке Структура подчинённости.

Какие проводки формируются по итогам

Излишки увеличивают актив и признаются прочим доходом. Недостачи сначала собираются на счёте 94, а оттуда списываются в зависимости от причины. Автоматически 1С делает только первый шаг — проводку на 94; дальнейшее распределение со счёта 94 оформляют Операцией, введённой вручную (Операции → Операции, введённые вручную).

В налоговом учёте стоимость оприходованных излишков включается во внереализационные доходы (п. 20 ст. 250 НК РФ). Логика счетов одинакова для товаров (41), материалов (10) и готовой продукции (43) — меняется только номер счёта учёта, который подставит документ.

Разберём на числах. По товару «А» пересчёт показал 5 лишних единиц, рыночная цена — 200 ₽ за штуку. По товару «Б» недостаёт 3 единицы, учётная стоимость — 150 ₽ за штуку, виновный не установлен.

• Излишек: Дт 41 Кт 91.01 — 5 × 200 = 1 000 ₽ дохода.
• Недостача на 94: Дт 94 Кт 41 — 3 × 150 = 450 ₽.
• Списание недостачи без виновного: Дт 91.02 Кт 94 — 450 ₽ в прочие расходы.

Излишек и недостача — разные товары, поэтому зачесть их нельзя: проводки идут по отдельности. После них счёт 94 закрыт в ноль, а на счёте 91 осталось 550 ₽ свёрнутого результата (1 000 доход минус 450 расход).

Недостача сверх норм: убыль, виновные, расходы

Самая частая ошибка при закрытии — оставить сумму «висеть» на счёте 94. Этот счёт транзитный, по итогам инвентаризации он должен обнулиться. Разнести недостачу нужно по одному из сценариев.

В пределах норм естественной убыли. Если по виду товара утверждены нормы (усушка, утруска, бой), недостачу в их пределах списывают на затраты: Дт 20 (26, 44) Кт 94. В налоговом учёте это материальные расходы (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Нет утверждённой нормы для товара — вся недостача считается сверхнормативной.

Есть виновное лицо. Сумму относят на расчёты с персоналом: Дт 73.02 Кт 94. Удержание из зарплаты (Дт 70 Кт 73.02) ограничено 20% выплаты за месяц по статье 138 ТК РФ, поэтому крупную сумму удерживают частями. Если работник вносит деньги в кассу — Дт 50 Кт 73.02.

Виновные не установлены или суд отказал. Недостачу списывают в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94. Для налога на прибыль такой расход принимается только при документальном подтверждении отсутствия виновных — например, постановлением следствия (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Без подтверждающего документа в налоговом учёте расход не признают.

Печатные формы и сверка остатков

Из документа Инвентаризация товаров печатаются стандартные бланки — кнопка Печать:

С 2013 года унифицированные формы Госкомстата необязательны: организация вправе утвердить свои бланки в учётной политике (ст. 9 ФЗ-402). Формы из 1С удобны тем, что заполняются автоматически, поэтому их обычно и оставляют.

После проведения Оприходования и Списания сверьтесь по остаткам, чтобы убедиться, что инвентаризация закрыта правильно:

• Склад → Отчёты → Остатки товаров на дату после проведения — фактические остатки должны совпасть с пересчётом;
• оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — счёт должен закрыться в ноль после ручной операции;
• ОСВ по счёту 91 — видно сумму признанного дохода от излишков.

Результаты отражают в учёте тем периодом, в котором инвентаризация завершена, а не тем, за который её проводили. Если пересчёт шёл в конце декабря, а комиссия подписала ведомость уже в январе, доходы и расходы признают декабрём — при условии, что инвентаризация относится к годовой отчётности. Основанием для проводок служит сличительная ведомость и решение руководителя об утверждении результатов; без утверждения оприходование и списание проводить рано.

Если на счёте 94 осталось сальдо, значит недостачу не разнесли по виновному, норме или прочим расходам. Это и есть незакрытая инвентаризация в бухгалтерском смысле, даже если документы проведены.

Если расхождений слишком много

Когда ведомость показывает десятки строк с отклонениями, нередко причина не в кладовщике, а в учёте. Прежде чем оформлять оприходование и списание, проверьте источники расхождений — иначе закроете инвентаризацию на искажённых цифрах.

Пройдитесь по частым источникам ложных расхождений:

• Непроведённые документы. Отгрузка или поступление сохранены, но не проведены — товар физически учтён неверно. Отфильтруйте список документов по статусу проведения за период.
• Неверная дата инвентаризации. Остатки взяты на одну дату, а пересчёт делали на другую. Дата документа должна совпадать с днём фактического подсчёта.
• Двойное оприходование. Одна накладная проведена дважды — по товару висит лишнее количество. Видно в отчёте по движениям номенклатуры.
• Пересортица. Похожие позиции (разный цвет, размер, фасовка) кладовщик посчитал как одну — по одной строке излишек, по другой недостача на то же число.
• Разные единицы измерения. Товар приходовали в коробках, а считали в штуках. Проверьте единицу хранения в карточке номенклатуры.

Реальные расхождения после такой проверки оформляют обычным порядком — через оприходование и списание. А вот ошибки учёта на счёт 94 относить нельзя: это исказит и бухгалтерский результат, и налог на прибыль.

Частые вопросы