Накладная на отгрузку в 1С 8.3: от проведения до закрытого месяца

Чтобы закрыть накладную в 1С, мало её сохранить: документ реализации нужно провести, распечатать или отправить по ЭДО, получить подпись покупателя, выписать счёт-фактуру и включить период в закрытие месяца . В 1С:Бухгалтерии 3.0 накладная — это документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — Продажи → Документы продажи, документ «Реализация товаров и услуг».

Разница между программами в деталях. В БП накладная «закрыта», когда она проведена, подписана и месяц закрыт. В УТ к этому добавляются статусы самой реализации и закрытие заказа клиента, по которому шла отгрузка.

Что значит «закрыть» накладную в 1С

На практике под этим словом понимают разное. Полезно сразу понять, какой шаг остался незавершённым.

🔹 Бухгалтеру чаще важны проведение, счёт-фактура и закрытие месяца. 🔹 Менеджеру и кладовщику в УТ — статусы и закрытие заказа.

Как заполнить и проверить накладную перед проведением

Большинство проблем при закрытии появляется не в конце месяца, а в момент создания документа. Пять минут проверки здесь сберегают перепроведение задним числом.

Создание реализации в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Реализация» и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)». Если в документе будут и товары, и услуги, выберите вариант «Товары, услуги, комиссия».
3. Заполните шапку: дату, организацию, склад, контрагента и договор.
4. В табличной части добавьте товары: количество, цену, ставку НДС.
5. Проверьте счета учёта на закладке с товарами. Для обычных товаров это счёт 41.01, для готовой продукции — 43.

💡 Быстрее всего создавать реализацию на основании счёта на оплату. Тогда покупатель, договор, номенклатура и цены переносятся без ручного ввода.

Создание реализации в 1С:Управлении торговлей 11

1. Откройте Продажи → Документы продажи.
2. Если продажа идёт по заказу, создайте реализацию на основании заказа клиента. Так табличная часть заполнится из заказа, а связь документов сохранится для контроля отгрузки.
3. Если заказов в базе не ведут, создайте реализацию напрямую и заполните клиента, соглашение, склад и товары.
4. Проверьте вид цен и скидки: в УТ они подтягиваются из соглашения с клиентом.

Что проверить до проведения

• ✅ Договор совпадает с тем, по которому покупатель платил. Иначе аванс не зачтётся автоматически.
• ✅ Ставка НДС правильная. Для организаций на УСН без НДС — «Без НДС».
• ✅ Дата реализации — дата фактической отгрузки, а не дата оплаты.
• ✅ Склад тот, на котором реально числится товар.
• ✅ Цены и суммы совпадают со счётом, который видел покупатель.

Проведение накладной: проводки и резервирование товаров

После проверки нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сделает движения по регистрам, а в БП — бухгалтерские проводки.

Какие проводки формирует реализация в БП 3.0

Посмотреть их можно кнопкой ДтКт в форме документа. Для типичной продажи товара с НДС:

Пример. Продали товар за 120 000 ₽ с НДС 20%. Себестоимость — 70 000 ₽.

• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — 120 000 ₽.
• Дт 90.03 Кт 68.02 — 20 000 ₽ (120 000 × 20 / 120).
• Дт 90.02.1 Кт 41.01 — 70 000 ₽.
• Финансовый результат до прочих расходов: 120 000 − 20 000 − 70 000 = 30 000 ₽.

Резервирование и обеспечение в УТ 11

В УТ товар под покупателя резервируют не в реализации, а в заказе клиента. Для каждой строки заказа выбирают вариант обеспечения:

• 📦 «Отгрузить» — товар есть, его можно отгружать сразу;
• 🔒 «Резервировать на складе» — товар закрепляется за этим заказом;
• ⏳ «К обеспечению» — товара нет, его нужно закупить или переместить;
• ➖ «Не обеспечивать» — строка пока не участвует в планировании.

Когда по заказу проводят реализацию, резерв снимается в пределах отгруженного количества. Если отгрузили меньше, остаток резерва продолжает висеть на заказе. Именно поэтому заказы без закрытия годами держат товар, который на самом деле давно свободен.

Статусы документа и контроль отгрузки

Статусы реализации в УТ 11

Статусы у реализации появляются, если в настройках раздела продаж включено их использование (Администрирование → Продажи, опция статусов реализаций). Основные значения:

• 🚚 «В пути» — товар отгружен со склада, но покупатель его ещё не принял. Выручка по такому документу не признаётся.
• ✔️ «Реализовано» — покупатель принял товар, переход права собственности состоялся.

Этот механизм нужен, когда товар везут долго или покупатель подписывает накладную через несколько дней. Когда подписанный экземпляр вернулся, менеджер меняет статус на «Реализовано» — и только тогда накладную можно считать закрытой.

Закрытие заказа клиента

Заказ, по которому всё отгружено и оплачено, переводят в статус «Закрыт». Если строки отгружены не полностью, а дальше покупатель ничего не возьмёт, закройте заказ вручную. Так снимутся оставшиеся резервы и заказ уйдёт из списков к отгрузке.

Для массовой чистки в УТ есть обработка закрытия заказов клиентов. Найти её проще всего через поиск по разделу Продажи по слову «закрытие». Обработка показывает заказы, по которым нет движения, и закрывает выбранные одним действием.

Контроль в БП 3.0

В Бухгалтерии нет статусов отгрузки как в УТ. Контролируют иначе:

• 🔎 отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 — видно, по кому есть задолженность без оплаты и авансы без отгрузки;
• 🔎 список реализаций с отбором по контрагенту — видно, все ли документы проведены и по всем ли выписаны счета-фактуры;
• 🔎 для отгрузки, при которой право собственности переходит позже, используют отдельный вид операции «Отгрузка без перехода права собственности». Выручку по ней признают потом документом реализации отгруженных товаров.

Печать и подписание закрывающих документов

Какую форму выбрать

Все печатные формы открываются кнопкой «Печать» в документе реализации.

💡 Статус УПД 1 или 2 программа ставит сама по выписанному счёту-фактуре. Если печатаете УПД до того, как выписали счёт-фактуру, проверьте статус в печатной форме.

Счёт-фактура

В форме реализации, под табличной частью, есть ссылка «Выписать счёт-фактуру». После нажатия создаётся документ «Счёт-фактура выданный», а в форме реализации появляется ссылка на него.

Счёт-фактуру выставляют не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки. Если выписать его позже, это не освобождает от НДС, но создаёт претензии покупателя к вычету.

Если в БП организация работает без НДС, кнопки выписки счёта-фактуры не будет или она не нужна по смыслу — достаточно УПД со статусом 2 или накладной.

Подписание

На бумаге покупатель подписывает и возвращает второй экземпляр. Пока подписанного экземпляра нет, сделка юридически не закрыта, даже если документ в программе проведён.

По ЭДО документ отправляют из формы реализации через команду ЭДО в командной панели. Здесь две детали:

• 🖊️ счёт-фактура и УПД со статусом 1 подписываются только квалифицированной электронной подписью;
• 🖊️ первичный документ без функции счёта-фактуры стороны могут подписывать и неквалифицированной подписью, если так закреплено в соглашении об ЭДО.

Документ по ЭДО считают закрытым, когда покупатель подписал его ответной подписью. Состояние обмена отображается прямо в форме реализации.

Закрытие месяца после отгрузок

Последний шаг — регламентные операции. Без них себестоимость, НДС и финансовый результат остаются предварительными.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Путь: Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. Выберите месяц и нажмите «Выполнить закрытие месяца». Для отгрузок важны операции:

1. Корректировка стоимости номенклатуры — уточняет себестоимость проданных товаров.
2. Расчёт себестоимости продукции и услуг — если продаёте собственную продукцию.
3. Списание косвенных расходов.
4. Закрытие счетов 90 и 91 (ежемесячно), реформация баланса — в декабре.

Отдельно проверьте помощник по учёту НДС (Отчёты → Отчётность по НДС). Там формируются записи книги продаж по выписанным счетам-фактурам.

В 1С:Управлении торговлей 11

Путь: Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца. Обработка рассчитывает себестоимость товаров и распределяет расходы. Если где-то остался документ с ошибкой, операция подсветится красным, а по ссылке будет описание проблемы.

Чтобы защитить закрытый период, установите дату запрета изменения: Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения. После этого никто случайно не перепроведёт старую накладную.

Ошибки при проведении и закрытии реализации

Ещё одна частая ситуация — после закрытия месяца нашлась ошибка в цене. Исправлять старую накладную не нужно. Если покупатель согласен, оформляют документ «Корректировка реализации» на основании исходной реализации. Он отразит изменение суммы текущей датой и сформирует корректировочный счёт-фактуру. Ошибку в реквизитах без изменения суммы исправляют исправительным счётом-фактурой — вариант выбирают в том же документе корректировки.

Частые вопросы