Закрытие обособленного подразделения в ЗУП 3.1: люди, штатка, налоги и справочник

Закрыть обособленное подразделение в 1С ЗУП — значит не удалить его, а «довести до нуля»: перевести или уволить всех сотрудников, закрыть позиции штатного расписания, сдать последнюю отчётность по его КПП и ОКТМО, а затем поставить в карточке подразделения (Настройка → Подразделения) отметку о расформировании с датой. Сам элемент справочника остаётся в базе навсегда: на нём держится история начислений, НДФЛ и кадровых событий.

Типичная ситуация: директор решил свернуть филиал в Самаре с 1 числа следующего месяца, а бухгалтер узнаёт об этом за неделю. Если в спешке пометить подразделение на удаление или сменить ему КПП, 6-НДФЛ за прошлые кварталы «поедет», а уволенные сотрудники потеряются в отчётах. Порядок ниже помогает этого избежать.

Шаг 1. Подготовка: кто и что привязано к подразделению

Перед любыми документами соберите картину. В ЗУП 3.1 к подразделению привязано больше, чем кажется на первый взгляд.

Что проверить:

• 👥 Сотрудники. Отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка или «Списочный состав сотрудников» с отбором по подразделению. Учитывайте и внутренних совместителей, и подработки.
• 📋 Позиции штатного расписания. Кадры → Штатное расписание, отбор по подразделению. Посмотрите и свободные ставки.
• 💰 Плановые начисления и удержания. Надбавки, премии, алименты, займы, профвзносы. Их нужно будет закрыть или перенести вместе с человеком.
• 🏖 Отпуска и больничные. Документы, которые переходят через дату закрытия: отпуск с 25 числа по 10 число следующего месяца, открытый больничный.
• 🧾 Договоры ГПХ. Исполнители по договорам подряда тоже числятся в подразделении.
• 🏢 Регистрация в налоговом органе. В карточке подразделения указана регистрация с КПП, ОКТМО и кодом инспекции. По ней формируются 6-НДФЛ, РСВ и уведомления по НДФЛ.
• 🗺 Территории и условия труда. Если в подразделении заведены территории (районный коэффициент, особые условия), они тоже потребуют внимания.

Определите дату закрытия. Она нужна в трёх местах: последний рабочий день сотрудников, дата перевода оставшихся, дата расформирования в карточке. Удобно, когда это последний день месяца: последний расчёт зарплаты попадает в один месяц, без «хвостов».

Как устроено подразделение в вашей базе

В ЗУП 3.1 обособленное подразделение ведут двумя способами. От этого зависит весь порядок работ.

Первый вариант встречается чаще. Его и разберём подробно, отличия второго — в шаге 2.

Шаг 2. Сотрудники закрываемого подразделения: перевод или увольнение

У каждого работника есть два пути: остаться в компании (перевод) или уйти (увольнение). Решение принимает работодатель вместе с сотрудником, а программа только оформляет его.

Перевод в другое подразделение

Если человек продолжает работу в другом подразделении, оформите кадровый перевод: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Перевод. Для группы сотрудников удобнее «Перевод списком».

1. Укажите дату перевода — первый день работы в новом подразделении.
2. Выберите новое подразделение и позицию штатного расписания.
3. Проверьте вкладку начислений: надбавки, привязанные к старому месту, лучше закрыть или заменить.
4. Если меняется территория или районный коэффициент, это видно в документе сразу.

Перевод в подразделение с другой регистрацией в налоговом органе меняет КПП и ОКТМО, по которым программа распределяет НДФЛ. Доход, выплаченный после даты перевода, уйдёт в 6-НДФЛ нового подразделения. Это правильно: налог перечисляют по месту работы на дату выплаты.

По ТК перевод в другую местность требует письменного согласия работника (ст. 72.1). Дополнительное соглашение к трудовому договору — до проведения документа в программе.

Увольнение при закрытии подразделения

Если подразделение находится в другой местности, при его закрытии трудовые договоры расторгают по правилам ликвидации организации (часть 4 статьи 81 ТК РФ). Основание — пункт 1 части 1 статьи 81.

Что важно для ЗУП:

• 📅 Предупреждение. Работников уведомляют под подпись не менее чем за два месяца (ст. 180 ТК). В программе отдельного документа для этого нет, уведомление — кадровая бумага вне 1С.
• 💵 Выходное пособие. В размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК). В документе «Увольнение» выберите основание увольнения и включите начисление выходного пособия. Программа рассчитает средний заработок сама.
• 🗓 Сохраняемый заработок на период трудоустройства. За второй месяц, а в некоторых случаях и за третий, его начисляют позже, когда человек принесёт подтверждение. В ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ — найдите его поиском по слову «трудоустройства» в списке документов расчёта зарплаты.
• 🏖 Компенсация отпуска. Считается в том же документе «Увольнение».

Если ОП ведётся отдельной «организацией»

Для ЗУП это две разные организации, хотя юридически лицо одно. Перевод работника в головную организацию программа оформляет через увольнение в «организации»-подразделении и приём в головную. Записи в трудовой книжке и в ЕФС-1 при этом должны соответствовать фактическому событию — переводу внутри юрлица. Формулировки согласуйте с кадровиком до проведения документов, иначе в СФР уйдут сведения об увольнении и новом приёме.

Шаг 3. Штатное расписание, бухучёт зарплаты и территории

Когда в подразделении не осталось людей, приведите в порядок всё, что на нём висит.

Позиции штатного расписания

Освободившиеся позиции закройте документом изменения штатного расписания с датой, следующей за последним днём работы. Если в настройках кадрового учёта включено ведение истории штатного расписания, правьте позиции только документами, а не напрямую в справочнике: так сохранится история изменений.

Проверка: отчёт «Штатное расписание» на дату после закрытия не должен показывать ни одной позиции по подразделению.

Отражение зарплаты в бухучёте

Счёт затрат и статья расходов в ЗУП определяются способом отражения зарплаты в бухучёте. Его указывают на нескольких уровнях: начисление, сотрудник, подразделение, организация.

1. Откройте Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучете.
2. Найдите способ, который назначен закрываемому подразделению (например, «Зарплата филиал Самара — 26»).
3. Не удаляйте и не меняйте его: он нужен для документов прошлых периодов.
4. В карточке подразделения, куда переведены сотрудники, проверьте способ отражения. Если там стоит другой счёт (например, 44 вместо 26), начисления сотрудников со следующего месяца пойдут на него.

Если ЗУП синхронизирована с Бухгалтерией, последняя передача «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц закрытия должна уйти до установки отметки о расформировании. В Бухгалтерии подразделение закрывают отдельно.

Территории

Территории, созданные внутри закрываемого подразделения, переведите вместе с сотрудниками. Если новых сотрудников на территории не будет, она просто перестанет использоваться — удалять её не нужно.

Шаг 4. Расформирование подразделения в справочнике

Только после шагов 1–3 переходите к самому справочнику.

1. Настройка → Подразделения, откройте карточку.
2. Установите флажок «Расформировано» и укажите дату.
3. Запишите элемент.

После этого подразделение не предлагается при выборе в новых документах, а в списке его можно скрыть отбором. Вся история — начисления, НДФЛ, кадровые события — сохраняется.

Не помечайте подразделение на удаление и не меняйте в нём регистрацию в налоговом органе. Удаление разорвёт ссылки в документах прошлых периодов. Смена КПП «задним числом» перепишет прошлую отчётность: 6-НДФЛ за закрытые кварталы при повторном формировании выйдет с другим КПП.

Шаг 5. Налоговая и страховая отчётность по закрытому подразделению

Закрытие обособленного подразделения — это ещё и обязанности перед ФНС и Социальным фондом (бывший ФСС, с 2023 года — СФР).

Сообщение в налоговую

По подпункту 3 пункта 2 статьи 23 НК организация сообщает в инспекцию о прекращении деятельности через обособленное подразделение в течение трёх рабочих дней. Форма — С-09-3-2. Снятие с учёта по месту ОП инспекция проводит сама, после чего КПП подразделения перестаёт действовать. В ЗУП это сообщение не формируется, его готовят в Бухгалтерии или в программе сдачи отчётности.

6-НДФЛ и уведомления

Отчёты по НДФЛ в ЗУП 3.1: Отчетность, справки → 1С-Отчетность → создать отчёт 6-НДФЛ. В отчёте выбирается организация и регистрация в налоговом органе — именно она определяет КПП и ОКТМО.

Последний расчёт по подразделению:

• сформируйте 6-НДФЛ с регистрацией закрываемого ОП за период, включающий последние выплаты;
• проверьте, что выходное пособие и компенсация отпуска попали в эту регистрацию;
• сдайте расчёт до снятия ОП с учёта, если это возможно по срокам: после снятия инспекция по месту ОП может не принять отчёт.

Уведомления об исчисленном НДФЛ за месяц закрытия подавайте тоже с КПП и ОКТМО подразделения. С месяца, следующего за переводом, налог по переведённым сотрудникам уходит под реквизиты нового места.

Проверить распределение налога удобно отчётом «Анализ НДФЛ по месяцам» или налоговым регистром по НДФЛ с группировкой по регистрации в налоговом органе.

Расчёт по страховым взносам

Если подразделение само начисляло выплаты физлицам, РСВ сдавался по его месту нахождения (пункт 7 статьи 431 НК). За период закрытия сформируйте последний РСВ по регистрации ОП. Дальше выплаты переведённых сотрудников попадают в РСВ головной организации или того подразделения, куда их перевели.

ЕФС-1 в Социальный фонд

ЗУП формирует сведения о кадровых мероприятиях из проведённых документов «Перевод» и «Увольнение». Если документы проведены задним числом, проверьте, что мероприятия попали в отчёт, и при необходимости сформируйте его заново.

Ошибки при закрытии ОП в ЗУП и как их исправить

Частые вопросы