Зачёт излишков и недостач по пересортице в 1С:Бухгалтерии 8.3: документы, проводки и разница в цене

Закрыть пересортицу в 1С:Бухгалтерии 3.0 можно в четыре документа. Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров фиксирует факт. На его основании создаются «Списание товаров» (недостача, Дт 94 Кт 41) и «Оприходование товаров» (излишек, Дт 41 Кт 91.01). Ручная операция Дт 91.01 Кт 94 зачитывает излишек против недостачи. Остаток на 94 списывают на виновного или в прочие расходы.

Специального документа «Пересортица» в Бухгалтерии нет, поэтому зачёт приходится собирать вручную. В УТ 11 и ERP такой документ есть, о нём — отдельный раздел ниже.

Когда расхождение можно закрыть как пересортицу

Пересортица — это когда одного товара на складе меньше, чем по учёту, а похожего на него ровно настолько же больше. Классика: кладовщик отгрузил обои артикула «Вега 101» вместо «Вега 102», а в документе осталась «Вега 101».

Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49) разрешают взаимный зачёт только как исключение. Нужны все четыре условия:

• 📅 один и тот же проверяемый период;
• 👤 одно и то же материально ответственное лицо;
• 📦 ценности одного наименования — то есть схожие позиции, которые легко спутать (артикулы, сорта, размеры одной модели);
• 🔢 одинаковое количество в излишке и в недостаче.

Если хотя бы одно не выполняется — это не пересортица. Тогда недостачу и излишек оформляют раздельно, без зачёта.

Откуда она берётся

• 🏷️ Похожие названия и артикулы в справочнике «Номенклатура».
• 🔁 Дубли карточек: один товар заведён дважды под разными наименованиями.
• 📥 Приёмка «по накладной», без пересчёта по позициям.
• 📤 Отгрузка со склада одним сортом, а в 1С выбран другой.
• ⚖️ Разные единицы измерения у похожих позиций (штуки и упаковки).

Причину стоит записать в объяснительную кладовщика. Без неё комиссия не сможет обосновать зачёт.

Подготовка базы перед инвентаризацией

Сначала приведите учёт в порядок, иначе расхождения будут ложными.

1. Проведите все поступления и реализации за период. Документы без проведения не попадают в учётные остатки.
2. Проверьте, что дата инвентаризации не попадает внутрь закрытого периода. Иначе после правок придётся переделывать закрытие месяца .
3. Выпустите приказ о проведении инвентаризации с составом комиссии. В 1С он не хранится, но его реквизиты понадобятся для печатных форм.
4. Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (или 10, 43) с отбором по складу. Это контрольная цифра до инвентаризации.

Инвентаризация товаров в 1С: поиск расхождений

Документ находится в Склад → Инвентаризация. Порядок такой:

1. Нажмите «Создать», укажите организацию, склад и дату.
2. В табличной части нажмите «Заполнить» и выберите заполнение по остаткам на складе. Программа подставит учётное количество и сумму.
3. Распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) для комиссии — в ней нет учётных остатков, только фактический пересчёт.
4. После пересчёта внесите в колонку фактического количества реальные данные.
5. В колонке отклонения 1С покажет разницу: минус — недостача, плюс — излишек.
6. Проведите документ. Бухгалтерских проводок он не делает — это только фиксация факта.

Сличительная ведомость (ИНВ-19) печатается из того же документа. Именно в ней пересортицу удобно показать комиссии: недостача и излишек по схожим позициям стоят рядом.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны. Можно использовать свои, если они утверждены учётной политикой. Печатные формы 1С этому требованию соответствуют.

Пример

Количество совпадает — 10 рулонов. Наименование схожее. Материально ответственное лицо одно. Условия зачёта выполнены.

Оформление недостачи и излишка документами

Списание недостачи

1. Откройте проведённую «Инвентаризацию товаров».
2. Кнопкой «Создать на основании» выберите «Списание товаров».
3. 1С перенесёт только строки с недостачей. Проверьте позиции и количество.
4. Проведите. Сформируется Дт 94 Кт 41.01 на себестоимость.

В примере: Дт 94 Кт 41.01 — 10 × 450 = 4 500 ₽.

Оприходование излишка

1. Из той же инвентаризации создайте «Оприходование товаров».
2. Строки подтянутся с излишками. Цену проставьте вручную.
3. Цена — рыночная на дату инвентаризации. Её подтверждают прайсом поставщика или данными о последних закупках. Учётная цена «Вега 101» сюда не подходит: это другой товар.
4. Укажите статью прочих доходов и проведите. Сформируется Дт 41.01 Кт 91.01.

В примере: Дт 41.01 Кт 91.01 — 10 × 420 = 4 200 ₽.

Бумаги, без которых зачёт не примут

Проводки в 1С — только отражение решения. Само решение живёт на бумаге, и проверяющие смотрят именно её. Соберите комплект:

• 📝 приказ о проведении инвентаризации и составе комиссии;
• 📋 инвентаризационная опись (ИНВ-3) с подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица;
• 📊 сличительная ведомость (ИНВ-19), где недостача и излишек по схожим позициям стоят рядом;
• ✍️ объяснительная кладовщика: какой товар с каким перепутали и почему;
• 🧾 протокол комиссии с решением о зачёте и о том, куда отнести разницу в цене;
• 💰 подтверждение рыночной цены излишка: прайс поставщика или последние закупки.

Даты документов должны идти по порядку: приказ — до пересчёта, опись — в день пересчёта, протокол — после. Документы в 1С датируйте днём утверждения протокола или датой инвентаризации — главное, одинаково во всех случаях, по учётной политике.

Проводки для зачёта пересортицы

После двух документов в учёте висят недостача на 94 и доход на 91.01. Зачёт делает ручная операция: Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную.

Результат: доход от излишка сторнирован, на 94 остаётся только разница в цене — 4 500 − 4 200 = 300 ₽.

Что делать с разницей

Методические указания требуют относить разницу на виновных лиц. Если конкретный виновник не установлен, суммовая разница считается недостачей сверх норм убыли и списывается на финансовый результат.

Заполнение ручной операции

• В строке Дт 91.01 выберите ту же статью прочих доходов, что стояла в «Оприходовании». Иначе в оборотке по 91 появится пара «доход по одной статье — минус по другой».
• Если вы применяете ПБУ 18/02 и ведёте налоговый учёт в 1С, заполните суммы НУ в строках операции. Пустые суммы НУ дадут разницу между БУ и НУ на 91.
• В поле «Содержание» напишите номер инвентаризации. Через год это сэкономит поиск.

Налоги

Налоговый кодекс прямо не регулирует зачёт пересортицы. По статье 250 излишки — внереализационный доход. Недостачу в расходы можно взять по статье 265 только при документах о том, что виновные не найдены. Позицию для налогового учёта закрепите в учётной политике и согласуйте с главным бухгалтером.

По НДС с недостачи позиция Минфина — восстанавливать налог, принятый к вычету. Суды часто с этим не соглашаются. Решение — за организацией. Если восстанавливаете, сделайте это отдельной операцией и отразите в книге продаж.

Пересортица в УТ 11 и ERP: отдельный документ

В «Управлении торговлей» 11 и 1С:ERP пересортица оформляется специальным документом «Пересортица товаров». Ищите его в разделе Склад и доставка среди складских документов. Название журнала зависит от релиза, проще всего найти документ через поиск по меню.

Отличия от Бухгалтерии:

Если УТ выгружает данные в Бухгалтерию, пересортицу оформляйте только в УТ. Повторный зачёт в БП после синхронизации задвоит обороты по 94.

Как проверить, что пересортица закрыта

1. ОСВ по счёту 94 за месяц: сальдо на конец — ноль.
2. ОСВ по счёту 41 с отбором по складу: остатки «Вега 101» и «Вега 102» совпадают с фактом инвентаризации.
3. Анализ счёта 91 по статьям: доход от оприходования и зачёт стоят в одной статье и гасят друг друга.
4. Если есть удержание — карточка счёта 73.02 по работнику.

Частые ошибки при закрытии пересортицы

• ❌ Зачёт без равенства количества. Недостача 10 рулонов, излишек 12. Зачесть можно только 10, оставшиеся 2 — обычный излишек на 91.01.
• ❌ Зачёт между разными МОЛ или складами. Если «Вега 101» пропала на складе А, а лишняя «Вега 102» нашлась на складе Б, это не пересортица. Это две отдельные инвентаризационные разницы.
• ❌ Оприходование излишка по себестоимости недостающего товара. Разница в цене тогда исчезает, и виновный не возмещает реальный ущерб.
• ❌ Удаление «Списания» и «Оприходования» вместо зачёта. Остатки сойдутся, но в базе не будет следа инвентаризации, а проверка увидит расхождение с актом.
• ❌ Правка документов прошлого периода. Если инвентаризация была до закрытия месяца, но документы вносятся позже, ставьте дату инвентаризации и потом перезакройте месяц. Иначе себестоимость списания пересчитается иначе.

Корень большинства повторов — справочник. После закрытия пересортицы найдите дубли номенклатуры и пометьте их на удаление, а похожим артикулам добавьте понятные отличия в наименование.

Частые вопросы