Оформление продажи в 1С: от заказа клиента до закрытия

«Закрыть продажу» — это не одна кнопка, а довести сделку до состояния, когда товар отгружен, оплата получена и зачтена, а заказ клиента перешёл в статус «Закрыт». Если оформить только реализацию, а оплату не разнести, продажа останется наполовину открытой: в отчётах повиснет дебиторка, а заказ так и будет числиться невыполненным.

Дальше — весь цикл по шагам: что проверить до оформления, как провести заказ, отгрузку, счёт и оплату, какие проводки формируются и как закрыть заказ, который клиент забрал не полностью. Пути меню даю отдельно для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11 — там, где они различаются.

Из чего складывается цикл продажи

Полный путь сделки в 1С выглядит так:

1. Заказ клиента (резервирует товар, фиксирует договорённости) — в УТ.
2. Счёт на оплату — предложение к оплате.
3. Отгрузка — реализация товаров и услуг, накладная или УПД.
4. Счёт-фактура — если НДС и если УПД не используется.
5. Оплата — поступление на расчётный счёт или в кассу, зачёт аванса.

Не каждая продажа проходит все пять шагов. Розничная сделка обходится без заказа и счёта, разовая отгрузка услуги — без накладной на товар. Продажа считается закрытой, когда по заказу нет ни неотгруженного остатка, ни неоплаченной суммы.

В 1С:Бухгалтерии заказа клиента в привычном виде нет — его роль играет счёт покупателю, а контроль выполнения ведётся по взаиморасчётам. Полноценный заказ со статусами и резервом — это механика УТ 11.

Что проверить перед оформлением

Главный источник ошибок — не сам порядок документов, а данные, которые подставляются в них автоматически. Проверьте их заранее.

• 📦 Остаток на складе. В УТ 11 в заказе видно свободный остаток и резерв по строке. Если товара меньше, чем в заказе, он уйдёт «в минус» или не зарезервируется.
• 💰 Цена и вид цен. Цена подтягивается из назначенного покупателю вида цен (Цены продажи). Пустая цена — признак, что для этой номенклатуры цена не задана.
• 📄 Договор и организация. В шапке должны стоять верная организация-продавец и действующий договор с покупателем.
• 🧾 Взаиморасчёты. Нет ли у клиента просроченной задолженности и не превышен ли лимит — в УТ 11 это контролируется, если включён соответствующий функционал.

Заказ клиента и контроль его выполнения

Заказ создаётся в разделе Продажи → Заказы клиентов (УТ 11). В документ подбираете номенклатуру, количество, цену и склад.

У заказа есть статус (например, «Согласован», «К выполнению», «Закрыт») — набор статусов зависит от настройки НСИ и администрирование → Продажи → Заказы клиентов. Статус двигает заказ по процессу; пока он не «Закрыт», заказ виден в списке невыполненных.

Отдельно от статуса в заказе есть состояние отгрузки и оплаты — служебные показатели, которые 1С считает сама по связанным документам. Именно по ним видно, сколько отгружено и сколько оплачено.

Контролировать выполнение удобно отчётом по заказам клиентов в разделе Продажи — он показывает, что заказано, отгружено и оплачено. Если цифры сходятся, а заказ всё ещё активен — ему просто не проставили статус «Закрыт».

Отгрузка: накладная, акт или УПД

Отгрузка — ключевой документ: именно она признаёт выручку и переход права собственности (ст. 223 ГК РФ). В 1С это реализация товаров и услуг.

Путь к документу:

Какой первичный документ формировать — зависит от предмета сделки:

• Товары → товарная накладная ТОРГ-12 либо УПД.
• Услуги/работы → акт выполненных работ либо УПД.
• Смешанная поставка (товары + услуги) → как правило, УПД или комплект накладная + акт.

УПД со статусом 1 заменяет связку «накладная + счёт-фактура»: это одновременно и первичка, и счёт-фактура. Со статусом 2 УПД работает только как первичный документ, без функции счёта-фактуры.

Реализацию почти всегда вводят на основании заказа или счёта (кнопка Создать на основании) — тогда строки, цены и договор переносятся без ручного ввода.

По умолчанию выручка признаётся датой отгрузки: в этот момент право собственности переходит к покупателю (ст. 223 ГК РФ), а первичный документ фиксирует факт сделки. Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть обязательные реквизиты из ст. 9 Закона № 402-ФЗ: дата, стороны, содержание и измерители операции, подписи ответственных лиц.

Отдельный случай — когда по договору право собственности переходит позже отгрузки (например, после оплаты или доставки). Тогда на дату отгрузки выручки ещё нет: товар учитывается на счёте 45 «Товары отгруженные», а выручка признаётся позже. В реализации для этого выбирают соответствующий порядок перехода права собственности, иначе программа признает выручку сразу и исказит момент продажи.

Счёт, оплата и зачёт аванса

Счёт на оплату — в 1С:Бухгалтерии это документ Продажи → Счета покупателям. В УТ 11 счёт чаще печатают прямо из заказа клиента как печатную форму, отдельный документ создавать не нужно.

Поступление денег разносят так:

Ключевой момент — порядок оплаты относительно отгрузки:

• Оплата после отгрузки (постоплата). Деньги просто гасят задолженность по счёту 62.01. Никакого НДС с аванса не возникает.
• Предоплата (аванс). Деньги приходят на счёт 62.02 раньше отгрузки. С аванса нужно начислить НДС , а при отгрузке — зачесть аванс и принять этот НДС к вычету.

Разберём аванс на числах. Продажа на 120 000 ₽ с НДС 20% (выручка без НДС — 100 000 ₽, НДС — 20 000 ₽). Покупатель внёс аванс 60 000 ₽:

• НДС с аванса: 60 000 × 20 / 120 = 10 000 ₽.
• При отгрузке аванс зачитывается, а НДС 10 000 ₽ принимается к вычету.

Зачёт аванса 1С выполняет сама при закрытии месяца или сразу в документе — зависит от настройки договора (Зачёт аванса: автоматически). Если зачёт не прошёл, по счёту 62 одновременно повиснут и дебиторка по 62.01, и кредиторка по 62.02 по одному клиенту — верный признак, что аванс не привязался.

Какие проводки формирует продажа

Продажа затрагивает счёт учёта расчётов (62), счета выручки и НДС (90, 68), а также списание себестоимости. Проверить движения можно по кнопке Дт/Кт в проведённом документе.

Сам счёт 90 «Продажи» в течение месяца только накапливает обороты. «Закрывается» он при закрытии месяца: обработка Операции → Закрытие месяца переносит финансовый результат с субсчетов 90 на счёт 90.09, а затем на 99. Это отдельная процедура — не путайте её с закрытием конкретного заказа.

Проверить результат продаж помогают отчёты в разделе Отчёты:

• ОСВ по счёту 62 — состояние расчётов с покупателями, кто и сколько должен.
• Валовая прибыль (УТ 11) — выручка минус себестоимость по сделкам.
• Задолженность покупателей — просрочка и суммы к получению.

Возвраты и корректировки закрытой продажи

Если покупатель вернул товар или в документах нашли ошибку, закрытую продажу не удаляют — её корректируют отдельным документом.

• Возврат товара. Документ Продажи → Возвраты товаров от покупателей (в УТ 11 — Продажи → Документы продажи → возврат). Он сторнирует выручку, себестоимость и НДС на сумму возврата и возвращает товар на склад.
• Исправление ошибки в самом документе (неверная цена, количество) — корректировка реализации. Создаётся на основании реализации, формирует исправительный или корректировочный счёт-фактуру.

При возврате аванса, с которого уже платили НДС, этот НДС принимается к вычету — 1С отразит это, если вы проведёте возврат денег покупателю документом списания с привязкой к авансу.

Как ускорить оформление продаж

Чем больше сделок, тем дороже ручной ввод. Что реально экономит время:

• Ввод на основании. Цепочка «заказ → счёт → реализация → счёт-фактура» строится кнопкой Создать на основании: каждый следующий документ наследует строки и реквизиты предыдущего.
• Загрузка оплат из банка. Поступления подтягиваются из клиент-банка или 1С:ДиректБанк и разносятся по покупателям автоматически — вручную забивать выписку не нужно.
• ЭДО для накладных и счетов-фактур. Документы уходят контрагенту и возвращаются подписанными в самой базе, без печати и курьера.
• Групповая обработка заказов (УТ 11). В списке заказов клиентов можно массово менять статус и формировать отгрузки по отобранным заказам.
• Рабочее место «К отгрузке» (УТ 11) — показывает заказы, готовые к отгрузке, и позволяет создавать реализации списком.

Частые вопросы