Закрытие путевого листа в 1С: пробег, топливо, норма и списание ГСМ

Частое заблуждение: путевой лист «закрывается» кнопкой. На деле закрыть путевой лист в 1С — значит внести данные возвращения: время, показания спидометра и остаток топлива в баке. Программа считает пробег и фактический расход, сравнивает его с нормой, и только после этого документ переводят в закрытый статус и проводят.

Отдельный документ «Путевой лист» с жизненным циклом «выписан → закрыт» есть в отраслевой конфигурации 1С:Управление автотранспортом (УАТ). В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: там путевой лист хранится на бумаге или в виде ЭПЛ, а в базу попадает только итог — списание топлива. Ниже оба варианта, с расчётом на цифрах.

Что проверить до закрытия путевого листа

Закрывать лист с ошибкой в исходных данных — значит потом исправлять проводки. Перед вводом показаний сверьте шапку и задание.

• 🚗 Транспортное средство и водитель. Тот ли автомобиль, тот ли водитель, действует ли его удостоверение. В УАТ при выписке программа подставляет данные из карточек, но после замены машины на линии их правят вручную.
• 📅 Даты и время выезда. Время выезда задаёт период, в котором будет считаться норма с сезонными надбавками. Зимний коэффициент применяется по дате выезда, а не по дате закрытия.
• 🔢 Показания спидометра при выезде. Они должны совпадать с показаниями при возвращении по предыдущему закрытому листу этого автомобиля. Разрыв означает, что лист пропущен или в одном из них опечатка.
• ⛽ Остаток топлива при выезде. Тот же принцип: остаток при возвращении из прошлого листа = остаток при выезде в текущем.
• 🧾 Заправки за период. Все чеки, данные топливной карты и выдачи со склада, относящиеся к поездке, должны быть уже в базе.
• 📋 Задание и отметки. Маршрут, заказчик, отметки предрейсового и послерейсового осмотра. Без отметок медика и механика путевой лист не соответствует обязательным реквизитам.

Ввод пробега и ГСМ при закрытии путевого листа

Шаг 1. Откройте выписанный путевой лист

В 1С:УАТ откройте журнал путевых листов и отфильтруйте его по статусу: незакрытые листы останутся в списке. Откройте нужный документ двойным щелчком.

Шаг 2. Заполните данные возвращения

1. Укажите фактические дату и время возвращения.
2. Введите показания спидометра при возвращении.
3. Если на машине стоит счётчик моточасов — его показание при возвращении.
4. Проверьте, что программа пересчитала пробег: возвращение минус выезд.

Если автомобиль работал с прицепом, по бездорожью или в городском цикле, отметьте это в задании или в работе водителя: от этого зависит норма.

Шаг 3. Заполните топливо

На вкладке с топливом по каждому виду ГСМ (бензин, дизель, газ) заполняются четыре величины:

Расход по норме программа считает сама по нормативам автомобиля. Если в строке нормы ноль — норматив для модели не задан, это нужно исправить до проведения (см. раздел о нормах ниже).

Шаг 4. Пример расчёта

Легковой автомобиль, зима, базовая норма 9,5 л на 100 км, зимняя надбавка 10%.

• Спидометр: выезд 45 320, возвращение 45 588. Пробег: 268 км.
• Топливо: остаток при выезде 20 л, заправлено 30 л, остаток при возвращении 21,5 л.
• Фактический расход: 20 + 30 − 21,5 = 28,5 л.
• Норма: 9,5 × 268 / 100 × 1,10 = 25,46 × 1,10 = 28,01 л.
• Перерасход: 28,5 − 28,01 = 0,49 л.

Перерасход на поллитра — повод сверить остаток в баке, а не повод для служебной проверки. Систематический перерасход по одной машине — уже повод.

Проведение закрытого путевого листа и проводки по ГСМ

В 1С:Управление автотранспортом

После заполнения возвращения смените статус документа на закрытый и нажмите «Провести и закрыть». Проведённый закрытый лист:

• 📉 списывает фактически израсходованное топливо с остатка в баке автомобиля;
• 📊 фиксирует пробег и моточасы, от которых зависят ТО и замена шин;
• 👷 даёт данные о работе водителя для расчёта зарплаты и табеля;
• 🔁 становится источником для выгрузки списания ГСМ в бухгалтерскую программу, если учёт ведётся в связке УАТ + БП.

Выписанный, но не закрытый лист на остатки топлива не влияет. Поэтому листы за месяц закрывают до того, как бухгалтерия формирует списание.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 топливо учитывается как материал на счёте 10.03 «Топливо». Списание по итогам путевых листов оформляют документом Требование-накладная (раздел Склад или Производство, в зависимости от настроек интерфейса):

1. Создайте документ с датой последнего дня периода или датой возвращения машины.
2. Укажите склад, с которого списывается топливо. Удобно держать отдельный склад на каждый автомобиль или на водителя, тогда остатки в баке видны в оборотке.
3. В табличную часть внесите вид топлива и фактический расход в литрах по закрытым листам.
4. На вкладке счетов затрат укажите счёт по назначению машины.

Типовые проводки:

Покупка топлива по топливной карте или авансовому отчёту отражается раньше, при оприходовании: Дт 10.03 Кт 60 или Кт 71. Путевой лист к этой проводке отношения не имеет, он подтверждает только расход.

Нормы расхода топлива: где задать и как учитывать

Откуда брать норму

Базовые нормы для большинства моделей приведены в методических рекомендациях Минтранса (распоряжение № АМ-23-р). Для модели, которой там нет, организация утверждает норму сама: по данным производителя или контрольным замерам. Норматив закрепляют приказом руководителя.

Базовая формула для легковых автомобилей:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)
Qн — нормативный расход, л
Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка (зима, город, кондиционер), %

Для грузовых машин добавляется надбавка на транспортную работу (тонно-километры) и на массу прицепа.

Где норма живёт в 1С:УАТ

В УАТ нормы расхода привязываются к модели транспортного средства, а для конкретной машины их можно переопределить. Отдельно задаются:

• 🌡️ зимние надбавки и период их действия по региону;
• 🏙️ надбавки за работу в городе, с частыми остановками, с кондиционером;
• ⚙️ нормы на работу спецоборудования по моточасам.

После изменения нормы уже проведённые листы не пересчитываются сами. Если норму исправили задним числом, нужные листы перепроводят.

Норма и налог на прибыль

Налоговый кодекс не обязывает ограничивать расходы на ГСМ нормой: затраты признаются, если они экономически обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ). Подтверждением служит как раз путевой лист с пробегом и маршрутом. Многие компании всё же держат перерасход в пределах утверждённой нормы, чтобы не доказывать обоснованность каждого литра.

Ошибки в закрытом путевом листе: как исправить или сторнировать

Порядок исправления зависит от того, закрыт ли период.

Для исправления в закрытом периоде в БП 3.0 используют ручную операцию (раздел Операции → Операции, введённые вручную): лишнее списание сторнируют проводкой той же корреспонденции с минусом, недостающее — доначисляют. В комментарии укажите номер и дату исходного путевого листа.

Частые сбои при закрытии:

Печать и хранение закрытых путевых листов

Какие формы печатать

Унифицированные формы Госкомстата (№ 3 для легкового автомобиля, № 4-С и № 4-П для грузового) с 2013 года не обязательны. Организация может использовать их или свою форму, если в ней есть все обязательные реквизиты, установленные Минтрансом: номер и срок действия, данные о собственнике, транспортном средстве и водителе, отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотрах и контроле технического состояния.

В УАТ печатные формы вызываются кнопкой печати из документа. Перед выездом печатают бланк, после закрытия — повторно, если в учёте нужна форма с итоговыми цифрами.

Электронный путевой лист

ЭПЛ формируется и подписывается электронными подписями участников (диспетчера, медика, механика, водителя) и передаётся в ГИС ЭПД через оператора. Для 1С это означает: данные возвращения вносят так же, а документ подписывают в программе обмена с оператором. Закрытие в 1С без отметки о послерейсовом осмотре в ЭПЛ — неполный документ.

Сколько хранить

Путевые листы хранятся не менее пяти лет: это первичный документ, подтверждающий расходы, а для налогового учёта действует этот же срок. Удобно подшивать закрытые листы по автомобилям помесячно, вместе с отчётом по пробегу и расходу ГСМ.

Частые вопросы о закрытии путевых листов