Списание расходов будущих периодов в 1С:Бухгалтерия 8.3

«Закрыть РБП» в 1С означает списать расходы будущих периодов со счёта 97: часть, относящаяся к истекшему месяцу, переносится на счета затрат регламентной операцией Списание расходов будущих периодов. Отдельный документ создавать не нужно — операция входит в обработку Закрытие месяца, путь Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца.

Сколько именно спишется за месяц, 1С берёт из карточки расхода в справочнике «Расходы будущих периодов»: там заданы сумма, способ признания и даты начала и окончания списания. Заполните карточку правильно — и программа сама разложит сумму по месяцам.

Механизм одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0, Комплексной автоматизации и ERP. Дальше всё показано на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»).

Что такое расходы будущих периодов и зачем закрывать счёт 97

РБП — это затраты, которые организация понесла сейчас, а использует в течение нескольких будущих месяцев. Классический пример — неисключительная лицензия на программу: заплатили один раз, а право пользования действует год. Сразу в расходы такую сумму не относят — её накапливают на счёте 97 и списывают частями.

«Закрыть» (или списать) РБП — это равномерно перенести сумму со счёта 97 на счета затрат: 20, 26, 44.01 или 91.02, в зависимости от того, к чему относится расход. К концу срока остаток на счёте 97 по этому расходу должен обнулиться.

Что обычно учитывают на счёте 97 и списывают как РБП:

• 💿 неисключительные права на программы и подписки на сервисы с фиксированным сроком;
• 📜 расходы на получение лицензий, разрешений и сертификатов, действующих несколько периодов;
• 🛠 разовые крупные затраты, которые по условиям договора относятся к будущим месяцам.

На счёте 97 несколько субсчетов. Прочие расходы будущих периодов попадают на 97.21 — это основной субсчёт, с которым работают чаще всего. Субконто этого субсчёта и есть элемент справочника «Расходы будущих периодов».

Не путайте РБП с выданным авансом. Аванс — это предоплата за ещё не полученную услугу, он висит на счетах 60 или 76 и закрывается, когда поставщик услугу окажет. РБП — это уже полученная услуга или право, которое просто расходуется в будущих периодах. На счёт 97 сумма попадает только после того, как расход фактически признан по документу поступления.

Что проверить до запуска закрытия месяца

Прежде чем списывать РБП, убедитесь, что исходные данные на месте. Иначе регламентная операция либо ничего не спишет, либо спишет неверную сумму.

Самая частая зацепка — пустой счёт затрат или не заполненная дата окончания. Без них 1С не знает, куда и на сколько распределять сумму.

Как заполнить карточку расхода будущих периодов

Элемент справочника «Расходы будущих периодов» удобнее всего создавать прямо из строки документа поступления — в субконто счёта 97. Туда же можно вернуться позже через раздел Справочники (блок доходов и расходов; название пункта может отличаться в зависимости от релиза).

В карточке заполняют:

• 🏷 Наименование — как расход будет виден в отчётах.
• 💰 Сумма — полная стоимость, которую нужно распределить.
• 📆 Признание расходов — способ списания (три варианта, см. ниже).
• 📅 Период списания — даты начала и окончания.
• 📁 Счёт затрат и аналитика — подразделение, статья затрат, при необходимости номенклатурная группа.

Отдельное поле отвечает за налоговый учёт — вид расхода (или вид актива) для налога на прибыль. От него зависит, как сумма ляжет в декларацию: как прочие расходы, как материальные и так далее. Если его не заполнить, в бухгалтерском учёте РБП спишется, а в налоговом сумма может повиснуть — поэтому поле проверяют вместе с остальными.

Способ признания определяет, как 1С делит сумму по месяцам:

Пример «по месяцам»: лицензия 24 000 ₽ на 12 месяцев — каждый месяц списывается 24 000 ÷ 12 = 2 000 ₽.

Пример «по календарным дням»: годовая подписка 73 000 ₽, период с 01.01 по 31.12 (365 дней) — за день 73 000 ÷ 365 = 200 ₽, за март (31 день) 200 × 31 = 6 200 ₽.

Без заполненной даты окончания списания регламентная операция не определит долю месяца и сумму не спишет — это проверяйте в первую очередь.

Пошаговое списание РБП в закрытии месяца

Списание запускается не отдельным документом, а регламентной операцией в составе закрытия месяца:

1. Откройте Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца.
2. Выберите организацию и месяц, за который закрываете период.
3. Нажмите Выполнить закрытие месяца. В списке операций появится Списание расходов будущих периодов — программа выполнит её автоматически вместе с остальными.
4. Дождитесь, пока операция окрасится в зелёный (выполнена без ошибок).
5. Щёлкните по названию операции — откроется меню, где можно посмотреть проводки, открыть справку-расчёт или перевыполнить операцию, если поправили карточку.

Если изменили данные в карточке РБП задним числом, одного перевыполнения операции мало — перезакройте все месяцы начиная с того, где были правки.

Какие проводки формирует списание РБП

При поступлении расход попадает на счёт 97, а регламентная операция ежемесячно переносит его часть на затраты.

Конкретный счёт затрат (20, 26, 44.01 или 91.02) 1С берёт из карточки РБП. Если расход относится к управленческим нуждам — обычно 26, к продажам — 44.01, к прочим — 91.02.

Как убедиться, что РБП списана правильно

После закрытия месяца проверьте результат тремя способами:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 97 — Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Остаток должен уменьшаться на одну и ту же (или пропорциональную дням) сумму каждый месяц, а к концу срока — обнулиться.
• Анализ субконто по виду субконто «Расходы будущих периодов» — покажет движение по каждому расходу отдельно.
• Справка-расчёт «Списание расходов будущих периодов» — открывается из формы закрытия месяца по ссылке на операцию. В ней виден расчёт: полная сумма, уже списанная часть, сумма текущего месяца и остаток.

Быстрая арифметическая проверка: остаток на счёте 97 ÷ сумму ежемесячного списания = число месяцев, которые осталось списывать. Если цифра не бьётся со сроком из карточки — ищите ошибку в датах.

Отдельно сверьте бухгалтерский и налоговый учёт. В ОСВ по счёту 97 можно вывести колонки БУ и НУ: если суммы списания расходятся, причина почти всегда в поле вида расхода для налога на прибыль или в разных способах признания, заданных для БУ и НУ.

Типичные ошибки при списании РБП и как их исправить

• Сумма сразу ушла на затраты, счёт 97 пустой. В документе поступления не выбран счёт 97 или не указана карточка РБП. Исправьте счёт и субконто в документе, перепроведите его и перезакройте месяц.
• Остаток «завис» на счёте 97 после окончания срока. Закрытие месяца не выполнялось в последующих месяцах. Закройте пропущенные месяцы по порядку — операция доспишет остаток.
• Списывается неравномерно или не та сумма. Неверные даты периода или не тот способ признания в карточке. Поправьте карточку и перезакройте месяцы с даты правки.
• Первый месяц не списался. Дата начала списания оказалась позже даты поступления и позже закрываемого месяца. Проверьте поле «Начало списания».
• Операции «Списание РБП» нет в закрытии месяца. За период нет остатка или оборота по счёту 97 — значит, нет ни одной активной карточки РБП с подходящими датами.

Частые вопросы