Прекращаем работу с самозанятым в 1С: что сделать в базе

«Закрыть самозанятого в 1С» — это не одна кнопка. Нужно закрыть взаиморасчёты по последнему акту, получить финальный чек из «Мой налог», при необходимости снять в карточке флаг плательщика НПД и перенести контрагента в архивную группу. Удалять карточку, если по ней были платежи, нельзя — движения осядут в учёте.

Самозанятый для организации — это обычный контрагент-физлицо, с которым заключён договор ГПХ, а не сотрудник. Поэтому «закрытие» сводится к корректному завершению договора и расчётов, а не к увольнению. Ниже — что именно сделать в базе и как не оставить за собой долг или налоговый риск.

Что проверить до того, как прекращать сотрудничество

Прежде чем трогать карточку, определите, по какому сценарию вы расстаётесь с исполнителем — от этого зависят и документы, и налоговые последствия.

Отдельно оцените риск переквалификации договора в трудовой. Налоговая и суды смотрят на совокупность признаков, а не на название договора. Насторожат проверяющих:

• 🔁 регулярные одинаковые выплаты раз в месяц «как зарплата», без привязки к объёму работ;
• 👤 единственный заказчик у исполнителя и длительная работа только на вас;
• 🏢 работа на вашей территории, вашим оборудованием и в вашем графике;
• 📋 указание в договоре должности или трудовой функции вместо конкретного результата.

Если признаки трудовых отношений были — при закрытии не создавайте новых: не оформляйте «увольнение», а именно расторгайте гражданско-правовой договор. Основание расторжения — истечение срока, выполнение работ в полном объёме или соглашение сторон (глава 39 ГК РФ про возмездное оказание услуг). Соглашение о расторжении и финальный акт — это документы между вами и исполнителем, в 1С они не формируются автоматически: подписанные сканы просто храните по контрагенту.

Закрываем расчёты и последние документы

Главное при закрытии — обнулить взаиморасчёты. Долг в любую сторону оставлять нельзя: висящий аванс или неоплаченный акт всплывёт при сверке и в отчётности.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Проведите последний акт оказанных услуг. Документ Поступление (акты, накладные, УПД) в разделе Покупки, вид операции «Услуги». НДС у самозанятого нет — ставка «Без НДС».
2. Оплатите остаток. Списание с расчётного счёта в разделе Банк и касса с видом операции «Оплата поставщику».
3. Получите от исполнителя чек на финальную выплату и сохраните его (ссылку или PDF). Привяжите к документу оплаты или храните в отдельной папке по контрагенту.
4. Сформируйте акт сверки: Покупки → Акт сверки расчётов. Остаток по контрагенту должен быть нулевым.

Расходы по услугам самозанятого отражаются на счетах затрат (Дт 20, 26, 44) в корреспонденции со счётом расчётов 60 или 76 — в зависимости от вашей учётной политики. Оплата закрывает счёт расчётов: Дт 60 Кт 51.

Если самозанятый выдавал чек на аванс, а работы так и не оказал, он должен аннулировать этот чек в «Мой налог» после возврата денег. Проконтролируйте это: у вас не должно остаться «подтверждённого» чеком дохода, за которым нет ни услуги, ни возврата. Возврат аванса в 1С проводят документом Списание с расчётного счёта с видом операции «Возврат покупателю» или «Прочее списание» — закрывая тот же счёт расчётов, на котором висел аванс.

Снимаем флаг плательщика НПД и переносим карточку в архив

В 1С нет отдельной операции «закрыть контрагента». Карточка остаётся в базе — так устроен учёт. Ваша задача — убрать её из активной работы и привести признаки в соответствие с реальностью.

Снятие флага самозанятого. В актуальных релизах БП 3.0 в карточке контрагента есть признак того, что это плательщик НПД (в карточке физлица рядом с полем статуса). Снимать его нужно только если исполнитель действительно утратил статус самозанятого — снялся с учёта или превысил лимит. Если вы просто перестали с ним работать, а статус у него сохраняется, флаг не трогайте: он отражает факт, а не ваши отношения.

Пока флаг стоит, 1С при проведении оплаты напоминает о необходимости чека. После снятия флага выплаты такому физлицу программа будет трактовать как обычные — с контролем НДФЛ и взносов.

Перенос в архив. Чтобы карточка не мешала в списках и подсказках:

• Заведите группу вида Контрагенты → Не работаем (или «Архив») и перенесите туда карточку командой переноса в группу из командной панели списка контрагентов.
• Пометку на удаление ставьте только если по контрагенту не было ни одного движения (ни оплат, ни актов). Если движения были, помеченную карточку всё равно не получится удалить — ссылки на неё в документах не дадут. Оставьте её в архивной группе.

Так контрагент перестанет попадать в быстрый выбор и в автоподстановку, но все проведённые документы и история расчётов сохранятся.

Нужно ли что-то делать в 1С:ЗУП

Короткий ответ: как правило, ничего. Самозанятый — не сотрудник, в зарплатную программу его не вводят. Выплаты ему идут через бухгалтерскую базу как расчёты с контрагентом, а не через ведомости по зарплате. В 1С:ЗУП нет ни начислений, ни взносов, ни НДФЛ по плательщику НПД, потому что организация по нему не налоговый агент.

Вмешательство в ЗУП нужно в двух ситуациях:

• Самозанятого по ошибке завели как сотрудника с договором ГПХ. Тогда в ЗУП могли начислиться НДФЛ и взносы, которых быть не должно. Проверьте начисления по этому физлицу, при необходимости отмените (сторнируйте) лишние документы и исключите его из отчётности по взносам и НДФЛ за соответствующие периоды.
• Исполнитель утратил статус НПД и продолжает работать по договору ГПХ как обычное физлицо. Вот тогда договор ГПХ заводят уже по правилам: в бухгалтерской базе или в ЗУП (если зарплата ведётся там) — с удержанием НДФЛ и начислением взносов с даты утраты статуса.

Какие отчёты и реестры проверить после закрытия

После того как расчёты обнулены и карточка в архиве, убедитесь, что по контрагенту ничего не «висит» и он не попал туда, куда не должен.

Если расчёты вели через ЭДО, проверьте, что по контрагенту не осталось входящих документов в статусе ожидания вашей подписи или ответа — завершите или отклоните их, чтобы не копились «незакрытые» в журнале ЭДО. Для самозанятых ЭДО чаще не используют (чек заменяет закрывающий документ), но если обмен был настроен, приглашение к обмену можно оставить как есть — оно ни на что не влияет.

Проверьте и справочник договоров: у закрытого договора с самозанятым удобно проставить дату окончания, чтобы он не подставлялся в новые документы по умолчанию. Это не обязательный шаг, но он избавляет от случайного выбора неактуального договора.

Отдельной отчётности в налоговую по факту прекращения работы с самозанятым подавать не нужно: по его доходам отчитывается он сам через «Мой налог». От вас никаких уведомлений о «закрытии» не требуется.

Частые ошибки при прекращении работы с самозанятым

Разберём то, что приводит к доначислениям и путанице в базе, — именно на этих местах чаще всего спотыкаются.

• Удалили карточку, по которой были выплаты. Так делать нельзя: даже если программа дала пометить на удаление, при удалении помеченных 1С выдаст ссылки из документов. Храните карточку в архиве.
• Сняли флаг НПД «на всякий случай». Если исполнитель статус не терял, снятие флага убирает контроль чеков и может привести к ошибочному начислению НДФЛ по следующим выплатам, если вы к нему вернётесь.
• Не получили финальный чек. Без чека из «Мой налог» расход по последней выплате налоговая снимет. Чек запрашивают сразу при оплате, а не «когда-нибудь потом».
• Оставили незакрытый аванс. Висящий Дт 60.02 по самозанятому — это либо невозвращённые деньги, либо неотражённая услуга. И то и другое всплывёт при проверке.
• Оформили расставание как увольнение. Запись о приёме и увольнении по самозанятому — прямой сигнал о подмене трудовых отношений. Расторгают гражданско-правовой договор, а не трудовой.
• Забыли про бывшего работника. Если самозанятый уволился от вас меньше двух лет назад, его доход под НПД не подпадал изначально — и закрытие тут не спасает, доначисления возможны за весь период.