Закрытие суточных в 1С: от выдачи аванса до проводок

Закрыть суточные — значит провести по работнику авансовый отчёт, отнести суточные на расходы и обнулить его долг по счёту 71.01. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это делает документ Авансовый отчёт в разделе Банк и касса. До этого сотруднику выдают деньги под отчёт, а после утверждения отчёта программа формирует проводки и, если суточные выше лимита, подтягивает НДФЛ и страховые взносы с превышения.

Необлагаемый лимит один для всех: 700 ₽ в сутки по командировкам внутри России и 2500 ₽ по заграничным. Сумму сверх этих норм удерживают НДФЛ и облагают взносами. Всё, что ниже, закрывается без налогов. Ниже — как пройти этот путь от выдачи аванса до закрытия периода.

Что входит в закрытие суточных

Суточные — это компенсация дополнительных расходов работника за каждый день командировки: питание, мелкие бытовые траты. В отличие от проезда и проживания, суточные не подтверждают чеками — их считают по числу дней поездки и платят по норме, которую организация закрепляет сама.

Чтобы суточные были «закрыты» в учёте, должны сойтись три вещи:

• 📄 есть основание — приказ о командировке с датами и целью;
• 💰 деньги выданы под отчёт (или возмещены после поездки);
• ✅ проведён авансовый отчёт, где суточные посчитаны по дням.

После проведения авансового отчёта долг сотрудника по счёту 71.01 уменьшается на сумму подтверждённых расходов. Если денег выдали больше, чем потратили, остаток работник возвращает в кассу. Если меньше — организация доплачивает перерасход.

Где задать размер суточных

В 1С нет единого справочника, который автоматически подставит вашу норму в авансовый отчёт, — размер суточных бухгалтер вносит вручную по дням. Поэтому перед первой командировкой важно зафиксировать два числа во внутренних документах компании:

1. свой размер суточных по России и по загранкомандировкам;
2. понимание, что необлагаемая часть — 700 и 2500 ₽ соответственно.

Разница между вашей нормой и лимитом и есть та сумма, которую придётся обложить налогами. Пример: в положении стоит 1500 ₽ за день по России. Необлагаемо 700 ₽, значит с 800 ₽ за каждый день поездки нужно начислить НДФЛ и взносы.

Если вы ведёте зарплату в 1С:ЗУП 3.1, начисление «Суточные сверх нормы» настраивают там как отдельный вид начисления, облагаемый НДФЛ и взносами. В 1С:Бухгалтерии с подключённым расчётом зарплаты превышение отражают начислением вручную. Проверьте норму до выдачи денег — иначе превышение всплывёт уже при закрытии месяца, и расчёт придётся переделывать.

Как выдать деньги под отчёт

Выдать аванс на командировку можно наличными или на карту. Основание — приказ руководителя или заявление работника.

Наличными из кассы. Откройте Банк и касса → Кассовые документы и создайте Выдачу наличных (расходный кассовый ордер ). Вид операции — Выдача подотчётному лицу. Укажите сотрудника и сумму. Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

На банковскую карту. В разделе Банк и касса → Банковские выписки введите Списание с расчётного счёта с видом операции Перечисление подотчётному лицу. Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

После проведения за сотрудником числится долг по дебету 71.01 — это и есть выданный аванс, который предстоит закрыть авансовым отчётом.

Авансовый отчёт: заносим суточные по дням

Это главный документ, которым суточные закрываются. Создаётся по возвращении сотрудника из поездки.

Срок сдачи авансового отчёта организация устанавливает сама — его закрепляют в положении о командировках. На практике ориентируются на несколько рабочих дней после возвращения. Пока отчёт не сдан и не утверждён, суточные считаются незакрытыми, а за работником висит долг по подотчётным суммам.

Отдельное командировочное удостоверение с 2015 года не оформляют — для подтверждения факта и срока поездки достаточно приказа о командировке и проездных документов (билетов). Именно из них бухгалтер берёт даты для расчёта числа дней.

Зайдите в Банк и касса → Авансовые отчёты и нажмите Создать. Заполните шапку:

1. Сотрудник — подотчётное лицо.
2. Склад — если в отчёте есть ТМЦ; для чистых суточных не нужен.
3. Назначение — «командировочные расходы» (это попадёт в печатную форму АО-1).

Выданный аванс программа подтягивает на закладке Авансы — выберите расходный ордер или списание, которыми выдавали деньги. Так документ свяжет выданную и израсходованную суммы.

Суточные вносят на закладке Прочее. Здесь заполняют:

• наименование расхода — «Суточные за N дней командировки»;
• количество дней и сумму (число дней × ваша норма);
• счёт затрат, на который относятся суточные.

Как считать дни. Суточные платят за каждый календарный день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути. День выезда и день возвращения считаются отдельными днями. Пример: выезд 12 марта, возвращение 15 марта — это 4 дня. При норме 700 ₽ суточные составят 2800 ₽.

Счёт затрат выбирают по тому, в каком подразделении работает сотрудник и зачем ездил:

После заполнения проведите документ. Кнопка Авансовый отчёт (АО-1) в верхней панели печатает унифицированную форму.

Суточные сверх нормы: НДФЛ и страховые взносы

Если ваша норма выше 700 ₽ (или 2500 ₽ для заграницы), превышение — это доход работника. С него удерживают НДФЛ (13% или 15%) и начисляют страховые взносы, включая взносы на травматизм (их администрирует СФР — бывший ФСС).

Ключевой момент — дата. Доход в виде сверхнормативных суточных считается полученным в последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (НК РФ, ст. 223). Не в день поездки и не в день выдачи денег. Поэтому НДФЛ попадёт в расчёт зарплаты того месяца, когда отчёт утверждён.

Как это отразить:

• В 1С:ЗУП 3.1 суммой сверхнормы вводят начисление «Суточные сверх нормы» — оно само обложится НДФЛ и взносами в месяце утверждения АО.
• В 1С:Бухгалтерии с расчётом зарплаты сумму превышения добавляют отдельным начислением в документ Начисление зарплаты за соответствующий месяц.

После начисления превышение попадёт в зарплатную отчётность автоматически: сумма сверх лимита и удержанный с неё НДФЛ отразятся в 6-НДФЛ, а база по взносам — в РСВ за тот же период. Поэтому важно провести начисление именно в месяце утверждения авансового отчёта, иначе суммы разъедутся по кварталам и отчёты придётся корректировать.

Посчитать необлагаемую часть и налог с превышения можно здесь:

Особенности загранкомандировок

Заграничные поездки считают по тем же правилам, но с двумя отличиями, из-за которых суточные часто закрывают с ошибкой.

Необлагаемый лимит выше. Для командировок за пределы России НДФЛ и взносами не облагаются суточные в пределах 2500 ₽ в сутки. Если по России лимит 700 ₽, то здесь — 2500 ₽. Своя норма компании может быть любой, но превышение над 2500 ₽ облагается так же, как и по России.

День пересечения границы считают по-разному. По Постановлению № 749 при выезде из России день пересечения границы оплачивается по норме для заграницы, а при возвращении — по норме для России. То есть за день въезда обратно суточные начисляют уже как по внутренней командировке с лимитом 700 ₽.

Если суточные выдали в валюте, в авансовом отчёте их пересчитывают в рубли. Валютный аванс не переоценивается — его берут по курсу на дату выдачи. В документе Авансовый отчёт для валютных расходов включают соответствующую валюту в шапке, а суммы заносят с пересчётом.

Какие проводки формирует авансовый отчёт

При проведении документа 1С строит проводки автоматически. Вот из чего они складываются при закрытии суточных:

Суточные в пределах и сверх нормы (на расходы):

• Дт 20 (26, 44, 08) Кт 71.01 — вся сумма суточных отнесена на затраты.

Удержание НДФЛ с превышения (через начисление зарплаты):

• Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Страховые взносы с превышения:

• Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены взносы с суммы сверх лимита.

Возврат неизрасходованного аванса в кассу:

• Дт 50.01 Кт 71.01 — сотрудник вернул остаток.

Доплата перерасхода:

• Дт 71.01 Кт 50.01 (51) — организация возместила работнику траты сверх выданного аванса.

Для налога на прибыль суточные принимаются в расходы полностью, без нормирования, — лимиты 700 и 2500 ₽ работают только для НДФЛ и взносов. На УСН «доходы минус расходы» суточные тоже учитываются в полном размере.

Как проверить, что суточные закрыты

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71.01 в разрезе сотрудника (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Если сальдо нулевое — долг закрыт: сколько выдали, столько и подтвердили (с учётом возврата или доплаты). Остаток по дебету означает, что аванс не весь подтверждён; по кредиту — что компания должна работнику перерасход.

Удобно настроить в ведомости группировку по субконто Работники — тогда сразу видно всех подотчётников с незакрытыми суммами. Если по сотруднику висит старый долг, которому больше трёх лет, и вернуть его уже нельзя, такую сумму списывают отдельным документом как прочий расход, но это крайний случай — обычно подотчётные закрывают авансовым отчётом или возвратом в кассу в том же периоде.

Частые ошибки при закрытии суточных

Самые типичные промахи, из-за которых суточные «не закрываются» или вылезают при проверке:

• 🔴 Неверно посчитаны дни. Забыли день выезда или возвращения — суточные занижены. Считайте по датам из приказа и проездных документов.
• 🔴 Превышение не обложили НДФЛ. Платят 1000 ₽, а налог с 300 ₽ не удержали. При проверке доначислят налог, пени и штраф.
• 🔴 Аванс не привязан к отчёту. Закладку Авансы не заполнили — долг по 71.01 висит, хотя деньги израсходованы.
• 🔴 Загранкомандировку посчитали по российскому лимиту. Для поездок за границу необлагаемый лимит — 2500 ₽, а не 700 ₽.
• 🔴 НДФЛ отнесли не на тот месяц. Доход признаётся в месяце утверждения АО, а не поездки. Если отчёт утверждён в апреле за мартовскую поездку — налог в апрельской зарплате.

Частые вопросы