Погашение, зачёт и списание задолженности в 1С

Задолженность в 1С закрывается по-разному в зависимости от того, что перед вами: долг покупателя, аванс поставщику, встречные расчёты или безнадёжная дебиторка с истёкшим сроком. Платёж закрывается банковской выпиской, аванс — зачётом, встречные долги — взаимозачётом через Корректировку долга, а безнадёжный долг списывается на счёт 91.

Ниже — разбор для 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0): какой долг чем закрыть, какие проводки сформируются и почему сумма иногда «висит» на счёте даже после оплаты. Пути меню и номера счетов — из типовой конфигурации «Такси».

Проверяем остатки на счетах расчётов

Перед любым закрытием нужно понять, где именно висит долг. Расчёты в типовой конфигурации разнесены по счетам:

• 💰 62.01 — долг покупателя перед вами (дебиторка).
• 💰 62.02 — аванс, полученный от покупателя (кредиторка).
• 💰 60.01 — ваш долг поставщику (кредиторка).
• 💰 60.02 — аванс, выданный поставщику (дебиторка).
• 💰 76 — расчёты с прочими дебиторами и кредиторами.

Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите нужный счёт и включите группировку по контрагентам и договорам. Сальдо по дебету — вам должны, по кредиту — должны вы.

Если по одному контрагенту одновременно светится и дебет, и кредит (например, остаток и на 62.01, и на 62.02), значит оплата и отгрузка не сцепились между собой. Это самый частый повод, по которому долг «не закрывается» сам.

Закрываем долг оплатой

Обычный долг гасится деньгами. Проводки делает не «кнопка закрытия», а банковский или кассовый документ.

1. Долг покупателя закрывает Банк и касса → Банковские выписки → Поступление. В поле вида операции выберите Оплата от покупателя.
2. Свой долг поставщику закрываете документом Списание с расчётного счёта с видом Оплата поставщику.
3. Наличные расчёты проводятся через Банк и касса → Кассовые документы (ПКО и РКО).

Ключевой реквизит — способ погашения задолженности в шапке документа. Оставьте Автоматически: тогда при проведении программа сама подберёт документы-основания по сроку возникновения долга (ФИФО). Если нужно закрыть конкретную реализацию или счёт, переключите на По документу и укажите, какой именно долг гасится.

Расчёты с прочими контрагентами (аренда, займы, расчёты с подотчётниками по услугам) могут вестись на счёте 76. Логика та же: долг закрывается платёжным документом или корректировкой, в разрезе контрагента и договора. Отличие лишь в том, что по 76 чаще заводят ручные операции, поэтому следите, чтобы в проводке были заполнены субконто — иначе автоподбор долг не увидит.

Проводки при оплате:

Если после проведения выписки долг на 62.01 не уменьшился — почти всегда дело в договоре: платёж разнесён на один договор, а отгрузка проведена по другому. Расчёты закрываются только в разрезе одной пары «контрагент + договор».

Зачитываем авансы

Аванс — это тоже незакрытый расчёт, только с обратным знаком. Полученная предоплата висит на 62.02, выданная — на 60.02. Пока аванс не зачтён в счёт отгрузки, он остаётся отдельной строкой.

В большинстве случаев зачёт происходит автоматически в момент проведения реализации или поступления. За это отвечает реквизит Зачёт авансов в документе отгрузки:

• Автоматически — программа сама найдёт предоплату по этому договору и зачтёт её.
• По документу — зачитывается только указанный платёж.
• Не зачитывать — аванс останется на 60.02 / 62.02 (нужно редко, например при разных договорах).

Проводки зачёта:

Если отгрузка прошла, а аванс всё равно висит на 62.02 — проверьте порядок дат (отгрузка не может зачесть аванс, поступивший позже) и совпадение договора. Разнести зачёт задним числом можно документом Операции → Корректировка долга с видом операции Зачёт авансов.

Разносим частичную оплату

Когда покупатель платит не всю сумму, а часть, долг гасится пропорционально выбранному порядку. Сумма платежа меньше долга — остаток остаётся на 62.01 как непогашенная дебиторка.

Порядок распределения задаёт тот же способ погашения:

• Автоматически закроет самые ранние счета первыми (по сроку возникновения).
• По документу позволит вручную указать, какую именно реализацию гасит частичный платёж.

Пример: покупатель должен 100 000 ₽ по двум отгрузкам (60 000 и 40 000) и переводит 50 000 ₽. При автоматическом разнесении первая отгрузка закроется полностью (60 000 закрыть не хватит — закроется 50 000 из неё), вторая останется целиком. Если важно закрыть конкретную поставку — ставьте По документу и выбирайте её вручную.

Если платежей по долгу несколько и порядок их разнесения важен для НДС с авансов, держите способ погашения По документу на каждом поступлении. Так вы точно знаете, какая часть оплаты стала авансом, а какая закрыла уже проведённую отгрузку, и НДС считается верно.

Проводим взаимозачёт встречных долгов

Если один и тот же контрагент одновременно и покупатель, и поставщик, встречные долги гасят без движения денег — взаимозачётом (ст. 410 ГК РФ). Деньги при этом не перечисляются, закрываются остатки по 60 и 62.

1. Откройте Операции → Корректировка долга (документ доступен также из разделов Покупки и Продажи).
2. Вид операции — Зачёт задолженности.
3. В поле «Зачесть задолженность» укажите Поставщику (60.01), в «В счёт задолженности» — Покупателя (62.01).
4. На закладках «Задолженность поставщику» и «Задолженность покупателя» нажмите «Заполнить» — программа подтянет остатки.

Зачитывается меньшая из двух сумм: если вам должны 70 000, а вы должны 50 000, после зачёта закроется 50 000, а дебиторка 20 000 останется.

Если по закрываемым поставкам были авансы, по которым приняли или начислили НДС, зачёт авансов нужно провести до взаимозачёта — иначе суммы НДС останутся «подвешенными». Поэтому порядок такой: сначала проводим отгрузки и зачитываем авансы, и только потом взаимозачётом гасим оставшиеся остатки по 60.01 и 62.01.

Тем же документом Корректировка долга с видом Перенос задолженности переносят долг с одного договора или контрагента на другой — например, при уступке требования или переводе долга на нового должника. Это удобно, когда контрагент сменил реквизиты или долг передаётся по договору цессии.

Списываем просроченную и безнадёжную задолженность

Долг становится безнадёжным, когда истёк срок исковой давности (3 года, ст. 196 ГК РФ) или должник ликвидирован. Такую дебиторку нельзя держать на балансе вечно — её списывают на расходы.

Перед списанием проведите инвентаризацию расчётов (Операции → Акт инвентаризации расчётов) и издайте приказ руководителя — это основание для списания.

Списание оформляется документом Операции → Корректировка долга, вид операции Списание задолженности:

• Дебиторку списывают в прочие расходы. Если по долгу создавался резерв по сомнительным долгам (счёт 63) — списывают сначала за счёт резерва.
• Кредиторку с истёкшим сроком давности включают в прочие доходы (ПБУ 9/99).

Списанная дебиторка пять лет учитывается на забалансовом счёте 007 — на случай, если должник всё-таки заплатит. В 1С это движение формируется автоматически при списании.

В налоговом учёте безнадёжные долги относят на внереализационные расходы по правилам ст. 266 НК РФ. Если резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте не создавался, долг списывается напрямую в расходы в том периоде, когда он признан безнадёжным.

Сумма резерва по сомнительным долгам в 1С рассчитывается автоматически при закрытии месяца — регламентной операцией Расчёт резервов по сомнительным долгам. Чтобы она работала, резерв должен быть включён в учётной политике. В налоговом учёте резерв считается по сроку просрочки (ст. 266 НК РФ): по долгам свыше 90 дней — в полной сумме, от 45 до 90 дней — на 50%, менее 45 дней резерв не создаётся. В бухгалтерском учёте резерв обязателен по любой сомнительной дебиторке, а его величину организация оценивает сама. Когда долг окончательно признан безнадёжным, его списывают за счёт накопленного резерва (Дт 63 Кт 62.01), а не сразу в расходы.

Разница между бухгалтерским и налоговым учётом здесь частая: критерии резерва и момент признания долга безнадёжным не всегда совпадают. 1С разводит суммы по регистрам БУ и НУ автоматически, но итог стоит проверить по оборотно-сальдовой ведомости счёта 63 после закрытия месяца.

Из-за чего долг не закрывается

Чаще всего проблема не в проводках, а в том, что документы не сцепились. Разберите остаток по ОСВ с группировкой до договоров и документов расчётов — и причина станет видна.

• 🔸 Разные договоры. Оплата по договору № 1, отгрузка по договору № 2 — расчёты не схлопнутся. Исправляется переносом платежа на нужный договор.
• 🔸 Отключён зачёт авансов. В реализации стоит Не зачитывать — аванс навсегда повис на 62.02.
• 🔸 Платёж разнесён «По документу» на чужую реализацию. Деньги закрыли не тот долг.
• 🔸 Ручная проводка в обход субконто. Если долг заводили «Операцией, введённой вручную» без указания договора и документа расчётов — автоподбор его не увидит.
• 🔸 Долг в валюте. По валютным договорам остаётся курсовая разница; её закрывает переоценка при закрытии месяца, а не оплата.

Как держать расчёты в порядке

Чтобы долги не копились и закрывались сами, настройте процесс, а не чистите остатки вручную раз в год.

• ✅ Оставьте в документах оплаты и отгрузки способ погашения Автоматически — тогда зачёт идёт при проведении.
• ✅ Разносите банк ежедневно: чем свежее выписка, тем точнее автоподбор по сроку.
• ✅ Раз в квартал проверяйте Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка ведения учёта — она ловит незачтённые авансы и остатки без договоров.
• ✅ Перед отчётностью сверяйте расчёты актами сверки с ключевыми контрагентами.
• ✅ Ведите инвентаризацию расчётов, чтобы вовремя увидеть долги с подходящим сроком давности.

Частые вопросы