Заказ покупателя в 1С УНФ завис в работе: как довести до закрытия
Содержание
Заказ покупателя в 1С УНФ не закрывается сам, пока по нему не оформлены отгрузка и оплата, а состояние не переведено в «Выполнен». Кнопки «закрыть заказ» одним щелчком для этого недостаточно: если в заказе остались неотгруженные строки или неоплаченная сумма, он продолжит висеть в списке «В работе» и портить отчёты.
Частая ошибка новичка: нажать «Провести и закрыть» в самом заказе и решить, что дело сделано. Это сохраняет документ, но не отгружает товар и не списывает его со склада. Заказ закрывается результатом цепочки документов, а не кнопкой.
Ниже порядок действий от проверки состояния до закрытия, частичная отгрузка, массовая работа и разбор типичных сбоев.
Состояния заказа: что значит каждое и кто его меняет
Состояние заказа покупателя — это справочник. По умолчанию в нём три позиции, и от них зависит поведение документа в списках и отчётах.
| Состояние | Что означает | Как меняется |
|---|---|---|
| Открыт | Заказ оформлен, работа не началась | Ставится при создании |
| В работе | Резерв, закупка, сборка, отгрузка идут | Вручную или по ходу работы |
| Выполнен | Всё отгружено, расчёты завершены | Вручную или при закрытии |
Названия и набор состояний можно настроить, поэтому у вас список может отличаться. Смотрите его в разделе справочников (быстрее найти поиском по форме «Состояния заказов»).
Состояние в шапке заказа — это метка менеджера. Сама по себе она ничего не отгружает. Но от неё зависит, попадёт ли заказ в отчёты «в работе» и в напоминания о просрочке.
Заведите правило в компании: заказ переводят в «Выполнен» только после того, как проведена последняя реализация и закрыта оплата. Тогда по списку состояний можно честно оценивать загрузку.
Что ещё влияет на закрытие
- 📦 Резерв. Остаток зарезервирован под заказ и не освободится, пока заказ не выполнен или резерв не снят.
- 💰 Оплата. Отдельная от отгрузки линия: можно отгрузить без оплаты (отсрочка) и оплатить без отгрузки (предоплата).
- 📅 Дата отгрузки. Если она в прошлом, а заказ не закрыт, он считается просроченным.
Подготовка: что проверить до закрытия
Перед тем как закрывать, убедитесь, что заказ можно закрывать. Пять минут проверки экономят час исправлений.
- Откройте заказ и посмотрите вкладки с товарами и услугами. Все ли строки соответствуют тому, что реально ушло клиенту?
- Проверьте связанные документы (ссылка «Связанные документы» или «Создать на основании» в шапке). Нужны реализация и, при необходимости, счёт-фактура.
- Посмотрите блок оплаты: сумма заказа, сколько оплачено, остаток.
- Убедитесь, что нет черновиков (непроведённых документов) в цепочке.
Не закрывайте заказ, пока в цепочке есть непроведённая реализация. Остатки по ней не списаны, и закрытый заказ создаст расхождение со складом.
Закрытие заказа покупателя в 1С УНФ пошагово
Типовой случай: товар один раз отгружен целиком, клиент оплатил. Порядок такой.
1. Оформите реализацию на основании заказа
В заказе нажмите «Создать на основании» и выберите документ реализации (расходная накладная или акт для услуг). Табличная часть заполнится из заказа. Проверьте количество, цены, склад.
Проведите документ. Товар списывается со склада, формируется выручка и себестоимость, снимается резерв.
2. Зафиксируйте оплату
Если деньги пришли на расчётный счёт, заказ можно связать с поступлением. Откройте банковскую выписку или документ «Поступление на счёт» и укажите заказ покупателя в расшифровке платежа.
Для наличных используйте приходный кассовый ордер или кассовый чек и тоже укажите заказ. Тогда в карточке заказа сумма оплаты подтянется сама.
3. Переведите заказ в «Выполнен»
Вернитесь в заказ, смените состояние на «Выполнен» и проведите документ. В списке заказов он пропадёт из активных и не будет подсвечиваться как просроченный.
Если в вашей версии есть отдельная кнопка или флажок закрытия заказа, используйте их после смены состояния. Название и расположение зависят от релиза: ищите в командной панели заказа.
4. Проверьте результат
Откройте отчёт по заказам покупателей (раздел продаж, отчёты) и убедитесь, что строки закрыты: отгружено равно заказано, неоплаченный остаток нулевой. Расхождение сразу видно по цифрам.
Частичная отгрузка и неполная оплата
Реальные заказы редко закрываются одним документом. Клиент берёт часть товара сейчас, остальное через неделю. Рассмотрим, как вести такую историю.
Отгрузка в несколько этапов
На каждую партию создавайте отдельную реализацию «на основании» заказа. В каждой реализации оставляйте только то, что реально отгружается. 1С запоминает, сколько уже отгружено по строке, и при следующем создании подставит остаток.
Пример. Заказ на 100 коробок по 500 ₽ (50 000 ₽ всего).
| Этап | Отгружено | Остаток в заказе | Сумма реализации |
|---|---|---|---|
| Первая реализация | 60 коробок | 40 | 30 000 ₽ |
| Вторая реализация | 40 коробок | 0 | 20 000 ₽ |
Проверка: 30 000 + 20 000 = 50 000 ₽, то есть сумма заказа. Пока остаток 40 коробок не нулевой, заказ остаётся «В работе».
Если остаток отгружать не будете
Бывает, что клиент отказался от части позиции. Тогда заказ нужно скорректировать, а не оставлять его «вечно в работе». Откройте заказ, уменьшите количество в строке до фактически отгруженного и проведите. Строка перестанет считаться недопоставкой.
Менять количество в заказе после отгрузки можно только вверх от уже отгруженного значения. Нельзя поставить меньше, чем уже ушло клиенту, иначе документ не проведётся.
Предоплата и доплата
Клиент заплатил 25 000 ₽ из 50 000 ₽ вперёд. Первая отгрузка на 30 000 ₽ проходит с долгом 5 000 ₽ (30 000 минус 25 000). Остаток заказа закроется, когда придёт доплата и вторая отгрузка.
Хорошая практика: фиксируйте в заказе условия оплаты. Тогда по отчёту дебиторской задолженности видно, у кого висит неоплаченный остаток и по какому заказу.
Заказ на услуги и заказ на товары
Порядок одинаковый, но итоговый документ разный. Для товаров это расходная накладная, для услуг и работ — акт оказанных услуг. Если в одном заказе и товары, и услуги, оформляйте оба документа: заказ закроется только когда выполнены обе части.
Для услуг частичное выполнение считают по объёму работ. Например, из 10 часов консультации оказано 6: в акте ставьте 6, остаток 4 часа остаётся в заказе до следующего акта.
Закрытие нескольких заказов сразу
Когда накопились десятки «зависших» заказов, закрывать их по одному дорого. В УНФ для этого есть обработка массового закрытия заказов. Найдите её поиском по командам, введя слово «закрытие» и название раздела «Продажи».
Принцип работы:
- Задаёте период и условия отбора (например, заказы без движения старше трёх месяцев).
- Система показывает список подходящих заказов.
- Вы отмечаете нужные и запускаете закрытие.
Порядок, чтобы не навредить:
- 🔍 Сначала выгрузите отчёт по неисполненным заказам и пройдитесь по нему глазами.
- 🛑 Не закрывайте заказы, по которым есть неоплаченная отгрузка. Сперва выясните долг.
- 💾 Сделайте резервную копию базы перед массовой операцией.
Автоматизация: напоминания и контроль сроков
Ручное закрытие работает, пока заказов немного. С потоком в сотню в месяц лучше выстроить процесс.
Что можно настроить
- ⏰ Напоминания по срокам. В заказе есть дата отгрузки. По ней в списке видно просроченные, а менеджеру можно поставить событие или задачу в календаре.
- 🔄 Состояния как этапы. Если расширить набор состояний (например, «Ожидает оплаты», «Собирается», «Передан в доставку»), то по списку видно узкое место процесса.
- 📊 Отбор по менеджеру. Руководитель смотрит список заказов в работе по сотрудникам и видит, у кого что висит.
Роль «Выполнен» в процессе
Не превращайте состояние в формальность. Когда менеджеры закрывают заказы «для галочки», аналитика лжёт, а склад не освобождает резервы. Лучше иметь два чётких критерия: всё отгружено и всё оплачено либо оформлено как дебиторка по договору.
Типичные ошибки при закрытии и проведении
Ниже сбои, с которыми сталкиваются чаще всего. Точные тексты сообщений зависят от релиза, поэтому ориентируйтесь на смысл.
Что почти всегда ломает цепочку
Одна из самых коварных причин — проведение документов задним числом. Отгрузка датирована январём, а заказ создан в феврале. Система ругается на последовательность, а восстановление последовательности занимает время. Следите, чтобы даты в цепочке шли от заказа к реализации, а не наоборот.
Вторая причина — двойное закрытие. Менеджер создал две реализации по одному заказу, и товар ушёл со склада дважды. Выручка завышена, остатки ушли в минус. Чтобы поймать это, сверьте сумму всех реализаций по заказу с суммой самого заказа.
Как проконтролировать исполнение: отчёты
Закрыть заказ мало, нужно убедиться, что закрыт правильно. Для этого хватает нескольких отчётов из раздела продаж.
- 📋 Отчёт по заказам покупателей показывает, сколько заказано, отгружено и оплачено по каждой строке.
- 📉 Невыполненные заказы помогают найти то, что давно лежит без движения.
- 💳 Расчёты с покупателями показывают дебиторку в разрезе заказов.
- 📦 Резервы и остатки показывают, не удерживается ли товар под уже закрытыми заказами.
Раз в неделю достаточно открыть список заказов, отфильтровать «В работе» и пройтись по строкам, у которых дата отгрузки в прошлом. Это быстрее, чем разбирать накопившиеся хвосты раз в квартал.
Если нужна сверка «заказано — отгружено — оплачено», настройте отчёт с группировкой по заказу и сохраните вариант. Тогда он будет открываться в один клик для всей команды.