Закрытие заказа клиента в Управлении торговлей 11: статусы, резервы, отмена строк
Содержание
Чтобы закрыть заказ в 1С:УТ 11, откройте документ Заказ клиента, установите статус «Закрыт» и проведите его. Перед этим отмените строки, которые клиент уже не заберёт: иначе программа продолжит держать под них резерв и считать их «ожидаемыми к отгрузке».
Частое заблуждение — думать, что полная отгрузка сама переводит заказ в «Закрыт». Это не так. После отгрузки и оплаты заказ лишь получает состояние «Готов к закрытию», а статус меняет пользователь — вручную или пакетной обработкой закрытия заказов.
Статус и состояние: два разных поля заказа
В УТ 11 у заказа клиента есть два признака, и их часто путают.
- 📝 Статус — то, что ставит пользователь. Он управляет движениями документа: будут ли резервы, ждёт ли система отгрузку.
- 📊 Состояние — то, что вычисляет программа по факту оплат и отгрузок. Его видно в колонке списка заказов. Вручную его не изменить.
Набор статусов зависит от того, включено ли их использование. Флажок находится в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, в группе настроек оптовой торговли. Если статусы выключены, у заказа фактически два положения: в работе и закрыт.
С включёнными статусами жизненный цикл выглядит так:
Главное, что даёт закрытие: заказ перестаёт влиять на остатки, доступные к продаже, и на расчёт потребности в закупке. Открытый «мёртвый» заказ — это ложный резерв и ложная нехватка товара.
Когда заказ готов к закрытию после отгрузки
Как только по заказу оформлена Реализация товаров и услуг на всё количество и прошла оплата по графику, состояние в списке меняется на «Готов к закрытию». Найти такие заказы проще всего фильтром по колонке «Состояние».
Если расчёты с клиентом ведутся по заказам, программа учитывает и оплату. Отгрузили всё, а деньги пришли не полностью — заказ будет в состоянии ожидания оплаты, а не «Готов к закрытию».
Что влияет на то, станет ли заказ готовым к закрытию:
- 🚚 все строки отгружены или отменены;
- 💳 оплата получена в соответствии с этапами графика оплаты;
- 📦 реализация проведена, а не просто записана;
- 🔗 реализация оформлена именно на основании этого заказа или в ней указан этот заказ.
Если реализацию оформили «с нуля», а не вводом на основании, проверьте, что в ней указан заказ. Без связи отгрузка не закроет потребность по заказу, и он останется висеть, хотя товар уехал.
Пакетное закрытие нескольких заказов
Закрывать заказы по одному неудобно, когда их десятки. В УТ 11 для этого есть обработка закрытия заказов клиентов. Её команда находится в форме списка заказов (на командной панели или в меню «Ещё»), обработку также удобно найти через поиск по интерфейсу по слову «закрытие».
Порядок работы:
- Откройте обработку и задайте отбор: организация, менеджер, период, клиент.
- Отметьте, какие заказы закрывать. Обычно берут все в состоянии «Готов к закрытию».
- Для заказов с неотгруженными строками укажите причину отмены — она проставится в строки.
- Выполните закрытие. Обработка установит статус «Закрыт» и перепроведёт документы.
- Проверьте протокол: заказы, которые не удалось провести, останутся открытыми.
Многие компании делают пакетное закрытие регламентной операцией — раз в неделю или перед закрытием месяца. Так список «к отгрузке» не зарастает старыми документами.
Ручное закрытие заказа: пошагово
Ручной вариант нужен, когда заказ один или когда в нём есть нюансы: частичная отгрузка, переплата, спор с клиентом.
Шаг 1. Найдите заказ
Перейдите в Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов. Отберите заказ по номеру, клиенту или дате. Посмотрите колонку «Состояние»: она подскажет, что ещё не выполнено.
Шаг 2. Проверьте отгрузки и оплаты
Откройте заказ. Через гиперссылку структуры подчинённости или панель «Связанные документы» посмотрите, какие реализации и оплаты введены на его основании.
Сверьте количество в заказе с отгруженным. Если отгружено меньше — переходите к шагу 3. Если всё совпадает — сразу к шагу 4.
Шаг 3. Отмените то, что не будет отгружено
В табличной части товаров у каждой строки есть флажок «Отменено» и поле «Причина отмены». Отметьте строки, которые клиент не заберёт, и выберите причину из справочника причин отмены заказов.
Если не отгружена только часть количества в строке, сначала разделите её: уменьшите количество до отгруженного и добавьте строку на остаток, которую и отмените. Для массовой отмены в заказе есть команда отмены непоставленных строк — она ставит флажок на всё, что не отгружено.
Отменённая строка не попадает в сумму к оплате. Если клиент уже заплатил за неё, возникнет переплата, и её нужно будет вернуть или зачесть.
Шаг 4. Установите статус «Закрыт»
В шапке документа выберите в поле «Статус» значение «Закрыт». Нажмите Провести и закрыть.
После проведения:
- резерв по заказу снимается;
- заказ перестаёт числиться в потребностях при расчёте закупок;
- документ пропадает из подборов при оформлении новых отгрузок.
Шаг 5. Проверьте результат
Обновите список заказов. Состояние должно смениться на «Закрыт». Если оно не изменилось — документ, скорее всего, не провёлся, смотрите сообщения внизу формы.
Отмена заказа, который не будет выполнен
Отдельный случай — клиент отказался от заказа целиком, и ничего не было отгружено. Удалять такой документ не стоит.
| Действие | Когда подходит | Риски |
|---|---|---|
| Отменить все строки и закрыть | Заказ был согласован, мог быть зарезервирован товар | Нет — сохраняется история и причина отказа |
| Вернуть статус «Не согласован» | Заказ ещё обсуждают, нужно снять резерв на время | Заказ продолжит висеть в списке |
| Пометить на удаление | Документ создан по ошибке, на его основании ничего нет | Теряется статистика отказов; при наличии подчинённых документов удалить не выйдет |
| Отменить проведение | Почти никогда | Заказ пропадёт из отчётов, но останется в списке как «мусор» |
Для аналитики ценнее первый вариант. Отменённые строки с причиной видны в отчётах, и через квартал можно посчитать, сколько продаж сорвалось из-за цены, сроков или отсутствия товара.
Заведите в справочнике причин отмены короткий понятный список: «Нет на складе», «Не устроила цена», «Клиент передумал», «Ошибка при оформлении». Пять-шесть вариантов достаточно, длинный список менеджеры заполняют наугад.
Неактуальные «висящие» заказы
Бывают заказы, по которым клиент полгода не выходит на связь. Резервы под них искажают картину остатков. Порядок разбора:
- Отберите в списке заказы со статусом в работе и датой отгрузки в прошлом.
- Согласуйте с менеджером, какие из них ещё живы.
- Мёртвые закройте с причиной отмены. Живые — перенесите дату отгрузки.
Что происходит с остатками и резервами после закрытия
Заказ клиента сам по себе не списывает товар со склада. Он только резервирует его — делает недоступным для других продаж. Списание делает реализация.
Пример. На складе 100 штук. Заказ клиента на 30 штук с вариантом обеспечения «Резервировать на складе»:
- остаток на складе — 100;
- в резерве — 30;
- свободный остаток — 70.
Отгрузили 20 штук, остальные 10 клиент не заберёт:
- остаток на складе — 80;
- в резерве — 10;
- свободный остаток — 70.
После отмены 10 штук и закрытия заказа:
- остаток на складе — 80;
- в резерве — 0;
- свободный остаток — 80.
Пока заказ не закрыт, 10 штук продать другому клиенту нельзя, хотя физически они лежат на складе. Именно такие хвосты создают ощущение, что «товар есть, а продать не даёт».
Проверить резервы удобно отчётом «Остатки и доступность товаров» в разделе складских отчётов. Если у позиции большой резерв, а реальных заказов на неё нет — ищите незакрытые старые документы.
Закрытие заказа не отменяет реализацию и не возвращает товар на склад. Если отгрузка была ошибочной, оформляйте возврат от клиента, а не меняйте статус заказа.
Закрытые заказы и расчёты с клиентом
Закрытие не гасит задолженность. Если вы закрыли заказ, а клиент не доплатил, долг останется в расчётах. Если клиент переплатил — переплата тоже останется.
Что проверить перед закрытием при расчётах по заказам:
- 💰 нет ли неоплаченного остатка по отгруженному товару;
- 💸 нет ли аванса за отменённые строки;
- 📄 закрыты ли все счета на оплату, выставленные по заказу.
Долги и переплаты видны в отчёте по расчётам с клиентами в разделе продаж. Сформируйте его с детализацией по заказам — сразу будет видно, какой документ «висит» с суммой.
Если клиент заплатил за отменённые позиции, есть два пути: вернуть деньги или зачесть их в счёт другого заказа документом взаимозачёта. Второе удобно, когда клиент постоянный.
Если заказ не закрывается: разбор ошибок
Ещё несколько ошибок, которые не выдают сообщений, но портят учёт:
- ❌ закрытие без отмены строк — в отчётах по выполнению заказы выглядят недогруженными;
- ❌ отмена строк без причины — потом невозможно понять, почему сорвалась продажа;
- ❌ удаление заказов вместо закрытия — пропадает история работы с клиентом;
- ❌ закрытие «пачкой» без просмотра протокола — часть документов остаётся открытой незаметно.
Для контроля полезно раз в месяц открывать список заказов с отбором по состоянию «Готов к закрытию» и по датам отгрузки старше 30 дней. Пустой список — признак, что дисциплина работает.
Заказ поставщику: то же правило
Закрытие заказов поставщикам устроено похоже. Документ Заказ поставщику также получает статус «Закрыт», а непоставленные строки отменяются флажком с причиной.
Разница в последствиях:
- открытый заказ поставщику числится как ожидаемое поступление;
- эти ожидаемые количества учитываются при обеспечении заказов клиентов;
- при расчёте потребностей программа считает, что товар «уже в пути», и не предлагает дозаказать.
Поэтому зависший заказ поставщику так же опасен, как зависший заказ клиента: он маскирует реальную нехватку товара.