Закрытие месяца по зарплате в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Закрыть зарплату за месяц в 1С — это пройти по цепочке: начислить, удержать НДФЛ , рассчитать взносы, выплатить, отразить всё в бухучёте и свериться с отчётами. В 1С:ЗУП 3.1 порядок жёсткий: пропустите один шаг — поедут суммы в 6-НДФЛ и РСВ. Ниже — весь маршрут от проверки данных до контрольных отчётов.

Сразу к сути: основной документ закрытия — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, деньги закрывают ведомости на выплату, а в учёт суммы попадают через Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте. Если ведёте учёт в связке ЗУП + Бухгалтерия, финальная точка — синхронизация и проведение документа отражения уже в 1С:Бухгалтерии.

Разберём каждый этап с путями меню, проводками и типичными граблями.

С чего начать: проверка данных перед расчётом

Прежде чем жать «Начислить», убедитесь, что в базе нет «висящих» документов за месяц. Неоформленный больничный или забытый приказ на отпуск сломают расчёт, и переделывать придётся всё.

Проверьте по порядку:

• 📄 Кадровые документы. Все приёмы, переводы, увольнения и изменения оклада за месяц проведены (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения).
• 🏖 Отклонения. Отпуска, больничные, командировки, прогулы введены и проведены (Зарплата → Все начисления или Кадры → Все отсутствия).
• 💰 Разовые начисления. Премии, материальная помощь, доплаты оформлены отдельными документами.
• 🧾 Удержания. Исполнительные листы, займы, профсоюзные взносы внесены.

После проверки удобно зафиксировать период: Администрирование → Даты запрета изменения. Это защитит закрытый месяц от случайных правок задним числом.

Начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Это ядро закрытия. Один документ считает сразу три вещи.

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.
2. Укажите месяц и организацию, нажмите Заполнить.
3. Документ подтянет оклады, отработанное время, все начисления и удержания из кадровых документов и отклонений.
4. На вкладках проверьте суммы: Начисления, НДФЛ, Взносы, Удержания.
5. Проведите документ.

Как распределяются вкладки:

О взносах коротко. С 2023 года пенсионные, медицинские и социальные взносы объединены в единый тариф. Он применяется по общей ставке до единой предельной базы и по пониженной — со всего, что выше. Для малого и среднего бизнеса (МСП) действует льгота: часть выплаты в пределах МРОТ облагается по общему тарифу, а свыше МРОТ — по пониженному. Взносы на травматизм считаются отдельно, по тарифу организации.

Отдельно про НДФЛ. С 2023 года налог удерживается при каждой выплате — и с аванса, и с окончательного расчёта. Поэтому НДФЛ в ЗУП фиксируется не датой начисления, а датой фактической выплаты по ведомости. Если выплату не отразить, налог «зависнет» как исчисленный, но неудержанный, и 6-НДФЛ соберётся с ошибкой.

Выплата зарплаты и удержание налога

Начислили — теперь платим. Выплата оформляется ведомостями, и именно они удерживают НДФЛ.

Куда платим — такой документ и выбираем:

• 🏦 В банк по зарплатному проекту — Зарплата → Ведомости в банк.
• 💵 Через кассу — Зарплата → Ведомости в кассу.
• 💳 На карты без зарплатного проекта — Ведомости на счета сотрудников.

Ведомость заполняется автоматически: аванс — по настройке аванса, зарплата — на сумму к выплате за минусом уже выданного. Проверьте колонку НДФЛ к перечислению — здесь виден удержанный налог, который попадёт в уведомление и платёжку.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

Расчёт готов — его нужно превратить в проводки. За это отвечает документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте.

Он не делает проводки сам, а готовит данные с привязкой к способам отражения (счёт затрат, подразделение, статья). Способы отражения задаются в Настройка → Отражение зарплаты в бухучёте и привязываются к организации, подразделению или конкретному начислению.

Типовой набор проводок, который формируется при проведении (уже в Бухгалтерии):

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, где занят сотрудник: рабочие основного производства — 20, администрация — 26, торговля — 44. Это определяется способом отражения, а не вводится вручную в каждом документе.

Если зарплата ведётся в отдельной базе ЗУП, после проведения документа отражения запускается синхронизация данных с 1С:Бухгалтерией (Администрирование → Синхронизация данных). Проводки появятся в Бухгалтерии после загрузки и проведения перенесённого документа. Если учёт в одной базе (например, в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты для небольшого штата) — отдельная синхронизация не нужна, проводки формируются сразу.

Отдельно стоит понимать связь зарплаты с себестоимостью. Зарплата производственных рабочих и начисленные с неё взносы (счета 20, 23, 25) — это прямые и косвенные затраты, которые при закрытии месяца в Бухгалтерии распределяются на себестоимость продукции. Поэтому последовательность важна: сначала в учёт попадает зарплата, и только потом в 1С:Бухгалтерии запускается Операции → Закрытие месяца, где регламентные операции распределяют 25 и 26 счета, списывают затраты и формируют финансовый результат.

Закрытие периода при увольнении сотрудника

Увольнение — отдельная история, потому что расчёт идёт не в общем начислении, а в документе увольнения, и сделать его нужно до закрытия месяца.

Оформляется в Кадры → Увольнения (или Зарплата → Увольнение — зависит от настройки интерфейса). Документ сразу считает окончательный расчёт:

• зарплату за отработанные дни месяца увольнения;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• удержание за отгулянный авансом отпуск, если такое было.

НДФЛ с компенсации за отпуск удерживается при выплате, как и с обычной зарплаты. Компенсация взносами облагается (в отличие от некоторых выходных пособий в пределах лимита — их границу проверяйте по конкретному основанию увольнения).

После проведения увольнения сотрудник не попадёт в основное начисление зарплаты за этот месяц повторно — его суммы уже учтены в документе увольнения. Это важно для корректной сборки РСВ и 6-НДФЛ.

Контроль расчёта и анализ ошибок

Перед сдачей отчётности расчёт нужно проверить. В ЗУП для этого есть готовые отчёты в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате и Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам.

Что сверять:

• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — общая картина за месяц по организации.
• 🧮 Анализ взносов в фонды — проверка базы и сумм взносов.
• 💸 Анализ НДФЛ — исчисленный, удержанный и перечисленный налог; суммы должны сходиться.
• 📋 Расчётные листки — контроль по конкретным сотрудникам, если общий свод вызывает вопросы.

Частый индикатор проблемы — расхождение исчисленного и удержанного НДФЛ. Разберём по симптомам:

Отчётность после закрытия месяца

Закрытая зарплата — это основа для регламентной отчётности. Большая часть форм собирается из тех же данных, что вы проверили сводами.

Что формируется и когда:

Пара уточнений по формам. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому отчётность, которая раньше шла в фонды раздельно, теперь собрана в единую форму ЕФС-1. Персонифицированные сведения о физлицах сдаются ежемесячно и дублируют по составу часть данных РСВ — программа заполняет их из того же начисления.

Все отчёты формируются в Отчётность, справки → 1С-Отчётность. Перед отправкой прогоните встроенную проверку контрольных соотношений — она ловит расхождения между 6-НДФЛ, РСВ и перссведениями до того, как их увидит инспекция.

Частые вопросы