Заявка выполнена или отменена: как довести её до статуса «Закрыт» в 1С 8.3
Содержание
Заявку в 1С закрывают не удалением, а статусом: в заказе поставщику ставят статус «Закрыт», а строки, которые уже не придут, отмечают флагом «Отменено» с причиной отмены. Заявку на расходование денежных средств закрывает оплата по ней, а ненужную переводят в статус «Отклонена».
Частая ошибка — пометить невыполненную заявку на удаление или просто забыть о ней. Пометка на удаление не снимает с документа движения, пока его не распровели, а «забытый» заказ годами висит в ожидаемых поступлениях и искажает обеспечение. Порядок одинаков для 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP: механизм заказов в них общий.
Что в 1С называют заявкой и чем её закрывают
Слово «заявка» в обиходе пользователей покрывает несколько разных документов. Порядок закрытия у них отличается, поэтому сначала определите, с чем работаете.
| Что называют заявкой | Документ в 1С | Чем закрывается |
|---|---|---|
| Заявка поставщику на товар | Заказ поставщику | Поступление на всё количество + статус «Закрыт» |
| Заявка покупателя | Заказ клиента | Отгрузка на всё количество + статус «Закрыт» |
| Заявка на оплату | Заявка на расходование ДС | Списание денег на всю сумму; отказ — статус «Отклонена» |
Дальше основной разговор идёт о заказе поставщику: именно с ним связаны поступления, частичные поставки и «хвосты», которые нужно закрывать. Для заказа клиента логика та же, только вместо поступления — отгрузка. Заявке на оплату посвящён отдельный раздел.
Статусы заказа поставщику
Статусы включаются в настройках раздела закупок: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки. Если статусы выключены, у заказа их нет вовсе и закрыть его статусом не получится.
- 📝 Не согласован — черновик. Движений по заказу нет, поставщик его ещё не подтвердил.
- ✅ Подтвержден — заказ в работе. По нему ждут поступление, он участвует в обеспечении потребностей.
- 🔒 Закрыт — работа окончена. Остаток, который не поступил, больше не ожидается.
Закрытие заказа после поступления товаров
Самый простой случай: поставщик привёз всё, что заказали. Поступление оформляют на основании заказа, тогда связь «заказ — поступление» программа строит сама.
- Откройте заказ поставщику в статусе «Подтвержден».
- Нажмите
Создать на основании → Приобретение товаров и услуг. - Проверьте количество и цены по накладной поставщика, проведите документ.
- Вернитесь в заказ: по всем строкам должно быть видно, что они поступили полностью.
После поступления на полное количество заказ становится выполненным: ожидать по нему больше нечего, в обеспечении он не участвует. Но статус «Подтвержден» сам по себе не меняется. Его переводят в «Закрыт» вручную или обработкой закрытия, о которой ниже.
Если одна накладная покрывает несколько заказов, в поступлении выберите вариант оформления «по нескольким заказам». Тогда заказ указывается в каждой строке товаров, и все заказы закроются по количеству одним документом.
Почему важно оформлять поступление «по заказу»
Если поступление ввести вручную, без ссылки на заказ, программа не свяжет их. Товар окажется на складе, а заказ останется невыполненным — и продолжит висеть как ожидаемая поставка. Тогда при закрытии статусом «Закрыт» вы фактически потеряете связь документов, а отчёты по исполнению заказов покажут недопоставку, которой не было.
Исправляется это так: откройте поступление и заполните в нём ссылку на заказ (в шапке или в строках, в зависимости от варианта оформления), затем перепроведите документ.
Как закрыть заявку вручную, если товара не будет
Поставщик отказался, товар сняли с производства, закупку отменили — закрывать заказ приходится без поступления или с недопоставкой. Делается это в два шага: отмена строк и смена статуса.
Шаг 1. Отменить строки, которые не поступят
- Откройте заказ, перейдите на вкладку
Товары. - В строке, которая не будет поставлена, установите флаг «Отменено».
- Выберите причину отмены из справочника. Если нужной причины нет, создайте её прямо из поля выбора: «Отказ поставщика», «Снято с производства», «Отмена закупки».
- Для нескольких строк выделите их и воспользуйтесь групповой командой отмены в меню
Ещётабличной части.
Причина отмены — не формальность. По ней потом строят анализ: сколько заказов срывает конкретный поставщик и по каким позициям.
Шаг 2. Перевести заказ в статус «Закрыт»
- В шапке заказа выберите статус «Закрыт».
- Нажмите
Провести и закрыть.
Если в заказе остались строки, которые не поступили и не отменены, программа не даст провести его со статусом «Закрыт» и сообщит о невыполненных строках. Вернитесь к шагу 1 и отметьте их.
Не помечайте невыполненный заказ на удаление «вместо закрытия». Пока документ проведён, его движения живут. А удалить заказ, на который уже ссылается поступление, нельзя — он нужен для связи документов.
Если заказ ещё не подтверждён
Заказ в статусе «Не согласован» движений не делает. Его можно просто оставить или пометить на удаление — закрывать нечего. Статус «Закрыт» здесь нужен только для порядка в списке.
Частичная поставка: закрыть остаток или дождаться
Поставщик привёз 80 штук из 100 — типичная ситуация. Есть три варианта, и выбор зависит от того, придут ли оставшиеся 20.
| Ситуация | Что делать | Что получится |
|---|---|---|
| Остаток привезут позже | Оставить заказ в статусе «Подтвержден» | Заказ ждёт 20 шт., они видны в обеспечении |
| Остаток не придёт | Отменить строку на 20 шт. и закрыть заказ | Заказ закрыт, 80 шт. поступили, 20 отменены с причиной |
| Остаток придёт по новой цене или в новый срок | Отменить остаток, создать новый заказ на 20 шт. | Старый заказ закрыт, новый живёт со своими условиями |
Как отменить только часть строки
Флаг «Отменено» действует на строку целиком. Поэтому строку из 100 штук, где поступило 80, сначала разделяют:
- В строке заказа уменьшите количество до 80 — до фактически поступившего.
- Добавьте новую строку с той же номенклатурой на 20 штук.
- Отметьте новую строку флагом «Отменено» и укажите причину.
- Переведите заказ в «Закрыт» и проведите.
Не уменьшайте количество в заказе ниже уже поступившего — проведение остановится с ошибкой, а если заказ согласован с поставщиком и отправлен ему, изменённая копия разойдётся с его экземпляром.
Новый заказ на остаток удобно сделать копированием старого: скопируйте заказ, удалите лишние строки, поставьте количество 20 и новую дату поступления. Так не придётся заново выбирать поставщика, договор и склад.
Если поставщик предлагает замену
Бывает, что вместо заказанной позиции приходит аналог. Не меняйте номенклатуру в строке, по которой уже были поступления. Отмените исходную строку с причиной «Замена поставщиком», добавьте строку с аналогом и оформите поступление на неё. Так в истории заказа останется видно, что именно заказывали и что привезли.
Закрытие заявок списком
Когда за квартал накопилось 200 заказов с хвостами в 1–2 штуки, закрывать их по одному долго. Для этого в УТ 11, КА 2 и ERP есть обработка закрытия заказов поставщикам: найдите её в разделе Закупки по слову «Закрытие» в поиске по командам раздела.
Порядок работы с обработкой:
- Задайте отбор: период заказов, поставщик, склад, организация.
- Заполните список — обработка покажет заказы с невыполненным остатком.
- Просмотрите список и снимите отметки с заказов, по которым поставка ещё ожидается.
- Укажите причину отмены для оставшихся строк.
- Выполните закрытие: обработка отменит невыполненные строки и поставит статус «Закрыт».
Массовое закрытие — операция в рабочей базе. Перед ней сделайте резервную копию и согласуйте список с менеджерами по закупкам: закрытый по ошибке заказ придётся открывать вручную и заново подтверждать у поставщика.
Почему не стоит менять статус через групповое изменение
В разделе НСИ и администрирование → Обслуживание → Корректировка данных есть обработка группового изменения реквизитов. Технически ею можно проставить статус «Закрыт» сразу сотне заказов. Но она меняет реквизит, не выполняя тех действий, которые делает штатное закрытие: строки не отменяются, причины не заполняются, а заказы с невыполненными строками могут остаться без корректных движений.
Используйте групповое изменение только для заказов, которые выполнены полностью, и только если обработка закрытия по какой-то причине недоступна. После изменения перепроведите эти документы и проверьте отчёт по исполнению заказов.
Регулярность закрытия
Работает правило: закрывать хвосты раз в месяц, до закрытия периода. Тогда в обеспечении не копятся «фантомные» поставки, а закупщик видит реальную картину ожиданий.
Заявка на расходование ДС: оплата и отказ
Второй частый смысл слова «заявка» — заявка на оплату поставщику. В УТ 11 она находится в разделе Финансы, в КА 2 и ERP — в разделе Казначейство.
Статусы заявки на расходование ДС
- 📝 Не согласована — заявку создали, деньги по ней платить нельзя.
- ✅ Согласована — руководитель одобрил расход.
- 💳 К оплате — заявка передана казначею, по ней можно создавать платёж.
- ❌ Отклонена — в оплате отказано, заявка больше не участвует в планировании.
Как закрывается оплаченная заявка
Платёж создают на основании заявки в статусе «К оплате»: Создать на основании → Списание безналичных ДС (для наличных — расходный кассовый ордер
). Когда сумма списаний достигла суммы заявки, она считается исполненной и уходит из списка ожидающих оплаты. Отдельный статус «Закрыт» для неё не нужен.
Если оплатили часть суммы, а остаток платить не будут, уменьшите сумму заявки до оплаченной и перепроведите её. Так заявка закроется по факту, а история согласования сохранится.
Как оформить отказ
Ненужную заявку переведите в статус «Отклонена» и напишите причину в комментарии: «Поставщик выставил новый счёт», «Закупка отменена». Удалять отклонённые заявки не стоит — по ним видно, кто и какие расходы отклонял.
Почему заявка не закрывается
Если сообщение об ошибке непонятно, откройте заказ и сравните по строкам заказанное и поступившее количество. Строка, где они не совпадают и флаг «Отменено» не стоит, и мешает закрытию.