Обнуление остатка по счёту 73 в 1С: займы и материальный ущерб

Счёт 73 закрывается не регламентной операцией при закрытии месяца, а погашением долга: сотрудник вернул заём, из зарплаты удержали ущерб, деньги внесли в кассу. Сальдо уходит в ноль само, когда закрыт конкретный расчёт по субсчёту 73.01 или 73.02 — отдельной «кнопки закрытия» у этого счёта нет.

Разберём оба субсчёта по порядку: как в 1С:Бухгалтерии 3.0 отражается выдача и возврат займа работнику, как списывается материальный ущерб, какими проводками и документами это проводится и почему остаток на 73 иногда зависает, хотя долга фактически уже нет.

Что показывает счёт 73 и его субсчета

Счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» собирает долги между работником и организацией, которые не относятся к зарплате (это счёт 70) и к подотчёту (счёт 71). Счёт активно-пассивный: по дебету — что должен сотрудник, по кредиту — погашение.

В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии 3.0 к нему открыты субсчета:

• 💰 73.01 — расчёты по предоставленным займам;
• 🔧 73.02 — расчёты по возмещению материального ущерба;
• 📎 73.03 — расчёты по прочим операциям (например, за форменную одежду, услуги связи, компенсации).

Аналитика на 73 ведётся по каждому работнику (субконто «Работники»), а по займам — ещё и по договору. Поэтому «закрыть счёт 73» означает закрыть сальдо по конкретной паре «сотрудник + основание», а не весь счёт целиком.

Как гасится заём сотруднику (субсчёт 73.01)

Жизненный цикл займа на 73.01 состоит из трёх частей: выдача, начисление процентов и возврат. Закрытие субсчёта — это именно полный возврат тела займа плюс процентов.

1. Выдача. Заём из кассы оформляют документом Банк и касса → Кассовые документы → Выдача наличных (РКО) с видом операции «Выдача займа работнику». С расчётного счёта — документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с тем же видом операции. Проводка: Дт 73.01 Кт 50.01 (или Кт 51).

2. Проценты. Если заём процентный, начисление процентов типовым документом не делается — его проводят Операции → Операции, введённые вручную: Дт 73.01 Кт 91.01. Проценты увеличивают долг работника, поэтому для полного закрытия субсчёта их тоже нужно погасить.

3. Возврат. Вариантов три, и проводка зависит от способа:

Субсчёт 73.01 по этому работнику закроется, когда сумма погашений сравняется с телом займа и начисленными процентами.

Пример. Заём 120 000 ₽ под 6% годовых, возврат равными долями по 10 000 ₽ в месяц. Проценты первого месяца: 120 000 × 6% ÷ 12 = 600 ₽. Начисляем их вручную (Дт 73.01 Кт 91.01 — 600 ₽), а из зарплаты удерживаем 10 600 ₽ (Дт 70 Кт 73.01). На следующий месяц проценты считаются уже от остатка 110 000 ₽ и становятся меньше. Полностью субсчёт закроется после двенадцатого удержания.

Матвыгода считается по формуле: (2/3 × ставка ЦБ − ставка по договору) × сумма займа × дни ÷ 365. Налог с неё не влияет на сальдо 73.01 — он проходит по счёту 68, — но о нём забывают чаще всего, и потом приходится доначислять НДФЛ за прошлые месяцы.

Беспроцентный заём на 73.01 не даёт дохода самой организации, но матвыгоду у работника всё равно создаёт — ставка по нему ниже 2/3 ключевой по определению.

Как закрывается возмещение ущерба (субсчёт 73.02)

Субсчёт 73.02 появляется, когда выявлена недостача или порча имущества и назначен виновный. Логика закрытия: сумму ущерба сначала «сажают» на 73.02, а затем гасят удержанием или внесением денег.

Порядок проводок в 1С:Бухгалтерии:

1. Недостача по итогам инвентаризации: Дт 94 Кт 10 (41, 01 — в зависимости от имущества).
2. Отнесение на виновное лицо — Операции → Операции, введённые вручную: Дт 73.02 Кт 94.
3. Удержание из зарплаты: Дт 70 Кт 73.02; либо внесение в кассу: Дт 50.01 Кт 73.02.

Если с работника взыскивают больше балансовой стоимости (например, рыночную цену), разницу отражают через будущие доходы: Дт 73.02 Кт 98.04, а по мере погашения списывают Дт 98.04 Кт 91.01.

Удержать ущерб из зарплаты можно не любой суммой. По распоряжению работодателя взыскивается не больше среднего месячного заработка и в течение месяца со дня, когда сумма ущерба установлена (ст. 248 ТК РФ). Сверх этого — только через суд. А каждое отдельное удержание из зарплаты ограничено 20% после НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).

Пример. Недостача материалов на 30 000 ₽, зарплата виновного — 40 000 ₽, НДФЛ 5 200 ₽, на руки 34 800 ₽. Предельное удержание в месяц: 34 800 × 20% = 6 960 ₽. Значит 73.02 закроется не раньше чем за пять месяцев (30 000 ÷ 6 960 ≈ 4,3). Удержать всё сразу нельзя даже при согласии работника — лимит 20% обязателен для удержаний по инициативе работодателя.

Если же работник сам пишет заявление внести всю сумму добровольно (через кассу или переводом), ограничение 20% не действует — это уже не удержание из зарплаты, а его собственный платёж: Дт 50.01 Кт 73.02.

Из-за этих ограничений 73.02 часто гасится не одним движением, а несколькими месяцами удержаний — субсчёт закроется только после последнего из них.

Документы и ручные операции в 1С:Бухгалтерии

Отдельного документа «Закрытие счёта 73» в программе нет. Остаток закрывают теми же документами, которыми вели расчёт, — главное выбрать правильный вид операции, иначе проводка уйдёт не на тот субсчёт.

Что чем проводится:

• 💵 Движение денег по займу — кассовыми и банковскими документами с видами операций «Выдача займа работнику» и «Погашение займа работником». Именно вид операции подставляет 73.01 в проводку.
• ✍️ Проценты, матвыгода, отнесение ущерба — Операции → Операции, введённые вручную. Типовых документов под них нет, корреспонденцию вбивают руками.
• 💼 Удержания из зарплаты — через настройку удержания в разделе Зарплата и кадры и документ начисления зарплаты. Если учёт зарплаты ведётся во внешней ЗУП, в бухгалтерскую базу удержание приходит документом отражения зарплаты, а не вводится повторно.

Закрывается ли счёт 73 при закрытии месяца

Короткий ответ — нет. Регламентные операции обработки Операции → Закрытие месяца счёт 73 не трогают: он не относится к затратным счетам (20, 25, 26, 44) и к счетам финансового результата (90, 91), которые закрываются автоматически.

Это принципиальное отличие от счетов, которые действительно «закрываются» каждый месяц. Сальдо 73.01, 73.02 и 73.03 переходит из месяца в месяц и из года в год, пока работник не рассчитается. При реформации баланса счёт 73 тоже не обнуляется — его дебетовый остаток попадает в дебиторскую задолженность актива баланса.

Единственное, что может потребоваться ежемесячно вручную, — начисление процентов по займу (Дт 73.01 Кт 91.01) и расчёт НДФЛ с материальной выгоды. Эти операции не закрывают субсчёт, а, наоборот, увеличивают долг, который предстоит погасить.

Поэтому формулировка «автоматическое закрытие 73 счёта» некорректна: обнуление идёт только через фактические расчёты с сотрудником.

Субсчёт 73.03 и нестандартное закрытие долга

Субсчёт 73.03 «Расчёты по прочим операциям» используют для долгов, не попадающих на 73.01 и 73.02: удержание за форменную одежду, личные разговоры по служебной связи, компенсация стоимости невозвращённого имущества. Закрывается он так же — удержанием из зарплаты (Дт 70 Кт 73.03) или внесением денег (Дт 50.01 Кт 73.03).

Отдельно стоят случаи, когда деньги работник уже не вернёт:

• 🤝 Прощение займа. Оформляется соглашением о прощении долга, в учёте — Дт 91.02 Кт 73.01. С прощённой суммы удерживают НДФЛ; вопрос о страховых взносах спорный, ориентируйтесь на свежие разъяснения ведомств.
• 📄 Увольнение с непогашенным долгом. Долг с увольнением не исчезает: сальдо на 73 остаётся за бывшим работником. Взыскать его можно по соглашению или через суд; из последней зарплаты удерживают в тех же пределах, что и обычно.
• ⌛ Безнадёжный долг. Если взыскать не удалось и истёк срок исковой давности, остаток списывают в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 73. Это закрывает субсчёт, но не «тихим» обнулением, а документально обоснованным списанием.

Перед годовой отчётностью сальдо по 73 сверяют инвентаризацией расчётов (акт по форме ИНВ-17 или своей форме): по каждому работнику подтверждают сумму долга и основание. Это помогает не тащить в баланс зависшие копейки и давно погашенные расчёты.

Типичные причины, по которым сальдо 73 зависает

Когда долг фактически погашен, а остаток на 73 всё равно висит, причина почти всегда в проводке или аналитике, а не в самом счёте.

Ещё одна частая ошибка — списать невозвращённый заём сразу на расходы. Прощённый или безнадёжный долг закрывают отдельно: при прощении — Дт 91.02 Кт 73.01 с начислением НДФЛ и взносов, а не «тихим» обнулением субсчёта.

Частые вопросы