Как закрыть зарплату в 1С ЗУП 3.1: полный порядок действий

В 1С:ЗУП 3.1 «закрыть зарплату » — значит рассчитать и провести все начисления и удержания за месяц, чтобы суммы в расчётных листках, ведомостях и бухгалтерских проводках сошлись. Основной документ — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Он считает оклад, НДФЛ и страховые взносы, но корректно сработает только после того, как в базу внесены кадровые приказы, отпуска и больничные.

В ЗУП нет единой кнопки «Закрытие месяца », как в Бухгалтерии. Закрытие зарплаты — это последовательность: сначала подготовка данных, затем начисление, проверка отчётами, выплата и отражение в учёте. Разберём порядок по шагам для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (интерфейс «Такси»).

С чего начинается расчёт: подготовка кадровых данных

До начисления зарплаты в базе должны быть зарегистрированы все события месяца. Если забыть приказ, документ Начисление зарплаты и взносов посчитает сумму по старым данным, и потом придётся пересчитывать.

Проверьте и внесите до начала расчёта:

• 👥 приёмы, переводы и увольнения — раздел Кадры;
• 💰 изменения оклада, надбавок, графиков работы — кадровыми документами или документом Изменение оплаты труда;
• 🏖️ отпуска, больничные, командировки — межрасчётными документами по мере поступления;
• 🎁 разовые начисления: премии, материальная помощь, доплаты.

Если учёт времени ведётся по табелю (отклонениям), а не «по пятидневке по умолчанию», отразите все неявки и сверхурочные. Непробитые отсутствия программа посчитает как отработанные дни.

Проверка настроек расчёта и регламентных операций

Перед первым закрытием месяца стоит один раз сверить настройки — от них зависят суммы налогов и взносов.

Основные места:

• Настройка → Организации — тариф страховых взносов, территориальные условия, ставки;
• Настройка → Расчёт зарплаты — порядок пересчёта, округление, перерасчёты;
• Настройка → Учётная политика организации — применяемый тариф (в том числе пониженный для МСП) и дата его начала.

Единый тариф страховых взносов действует с 2023 года: до предельной базы — 30 %, сверх неё — 15,1 %. Для субъектов МСП часть выплаты сверх МРОТ облагается по пониженному тарифу. Эти параметры берутся из учётной политики, поэтому ошибка в настройке сразу исказит взносы по всем сотрудникам.

Второе место, которое стоит проверить, — настройка начислений. В Настройка → Начисления задаётся, какие виды оплаты рассчитываются в документе начисления (оклад, премия, доплаты), как они облагаются НДФЛ и взносами и каким способом отражаются в учёте. Если новый вид начисления настроен неверно, он либо не попадёт в расчёт, либо посчитается без налога.

Начисление зарплаты и взносов: основной документ

Когда данные готовы, создайте документ Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц.

Порядок работы с документом:

1. Укажите месяц начисления и организацию, нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников и рассчитает оклад, надбавки, НДФЛ и взносы.
2. Проверьте вкладки: Начисления, Удержания, НДФЛ, Взносы, Корректировки выплаты. На каждой видно, из чего сложилась сумма.
3. По кнопке с расшифровкой (значок рядом с суммой начисления) можно посмотреть, как рассчитана конкретная строка.
4. Проведите документ.

На вкладке НДФЛ отражается исчисленный налог. С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому удержанный НДФЛ окончательно фиксируется в ведомости, а не в начислении.

Вкладка Корректировки выплаты и Доначисления, перерасчёты появляется, когда программа нашла изменения за прошлые месяцы: например, задним числом провели приказ или больничный. Там видно, кому и сколько доначислено или сторнировано. Это штатное поведение — отдельно пересчитывать прошлый период не нужно, всё попадёт в текущее начисление.

Повторное нажатие Заполнить после внесения новых данных пересчитает документ. Делайте это, если после первого расчёта добавили приказ или больничный. Если в заполненном документе нет кого-то из сотрудников, чаще всего причина в том, что по нему не проведён кадровый документ или дата приёма позже месяца начисления.

Средний заработок, НДФЛ и страховые взносы

Эти три расчёта выполняются автоматически, но понимать их логику нужно, чтобы находить расхождения.

Средний заработок. Рассчитывается не в начислении зарплаты, а в документах-основаниях: Отпуск, Больничный лист, Командировка. Для отпускных расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем события, а средний дневной заработок — это база за период, делённая на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если месяц отработан не полностью, число 29,3 корректируется пропорционально отработанным дням.

Из расчётного периода и из базы исключаются время и выплаты за прошлые отпуска, больничные, командировки и простои — программа делает это сама, если соответствующие документы проведены. Поэтому пропущенный больничный искажает не только текущий месяц, но и будущий средний заработок. Для пособий по временной нетрудоспособности средний считается иначе: по данным за два предшествующих календарных года и сравнивается с минимумом, рассчитанным из МРОТ. Основание — ст. 139 ТК РФ и Постановление № 922.

НДФЛ. Исчисляется с каждого дохода по дате фактического получения. По зарплате это день выплаты. В документе начисления виден исчисленный налог, удержание попадает в ведомость.

Страховые взносы. Считаются с базы нарастающим итогом с начала года. При переходе через предельную базу тариф меняется автоматически — вручную ничего корректировать не нужно.

Сравнительная таблица, где какой расчёт «живёт»:

Выплата зарплаты и отражение в бухучёте

После проведения начисления формируются ведомости на выплату: Выплаты → Ведомость в банк или Ведомость в кассу. В момент выплаты удерживается и фиксируется НДФЛ — именно дата ведомости определяет срок перечисления налога.

Сроки выплаты регулирует ст. 136 ТК РФ: зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, окончательный расчёт за месяц — не позднее 15 числа следующего месяца. Отсюда и два этапа выплаты в ЗУП: аванс в середине месяца и окончательный расчёт в начале следующего.

Аванс в ЗУП 3.1 настраивается по сотруднику или организации одним из способов: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Если выбран расчёт за первую половину месяца, с 2023 года аванс тоже облагается НДФЛ, и налог удерживается уже при его выплате. Поэтому к моменту окончательного закрытия месяца часть НДФЛ по сотруднику может быть уже удержана — это видно в контрольном отчёте по налогу.

Проводки по зарплате формируются документом Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте. Он не делает проводки сам, а готовит данные, которые переносятся в 1С:Бухгалтерию при синхронизации. Способ отражения (на какой счёт затрат отнести начисление) задаётся в справочнике Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте и привязывается к подразделению, сотруднику или начислению.

Типовой набор проводок, который формируется в Бухгалтерии после обмена:

Затратный счёт (20, 23, 25, 26, 44, 08 и т. д.) зависит от того, в каком подразделении занят сотрудник и как настроен способ отражения. Если проводки в Бухгалтерии не появились — проверьте, прошла ли синхронизация и заполнен ли способ отражения у начисления.

Отчёты для проверки перед закрытием

Прежде чем считать месяц закрытым, сверьте результат. Отчёты — в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

Что проверить в первую очередь:

• 📄 Расчётный листок — по конкретному сотруднику: начислено, удержано, к выплате. Удобно показать сотруднику при вопросах.
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — общая картина по организации за месяц.
• ✅ Анализ зарплаты по сотрудникам — проверка, что никто не выпал из расчёта и нет нулевых сумм без причины.
• 🧾 Контрольные отчёты по НДФЛ и взносам — сверка исчисленного, удержанного и подлежащего перечислению.

Закрытая зарплата — это ещё и база для отчётности. Из проведённых начислений и ведомостей ЗУП собирает 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1. Если на этапе закрытия суммы и даты удержания НДФЛ выверены, отчёты заполнятся без ручных правок. Поэтому контрольные отчёты по НДФЛ и взносам удобно смотреть именно в конце месяца, а не перед сроком сдачи.

Если суммы сошлись, расчётные листки корректны, а проводки перенеслись в Бухгалтерию — зарплата за месяц закрыта.

Типичные ошибки при закрытии зарплаты

Большинство проблем возникает не в расчёте, а в порядке действий.

• Начисление сделано до ввода кадровых документов. Приказ о приёме или повышении оклада внесли после расчёта — суммы устарели. Решение: внести документ и повторно нажать Заполнить в начислении.
• Забыт больничный или отпуск. Если документ-основание не проведён, зарплата посчитается как за полный месяц. Проведите основание и пересчитайте.
• Не заполнен способ отражения в бухучёте. Проводки не формируются или падают на счёт по умолчанию. Проверьте настройку по сотруднику и подразделению.
• Взносы не те из-за тарифа. Неверно указан тариф или дата его начала в учётной политике — пересчитываются все взносы с начала периода.
• Ведомость создана раньше начисления. Тогда она заполнится по неполной или устаревшей сумме. Сначала проводите Начисление зарплаты и взносов, затем формируйте ведомость — она подтянет актуальную сумму к выплате.
• Не прошла синхронизация с Бухгалтерией. Начисление проведено в ЗУП, но в БП проводок нет. Запустите обмен и проверьте, что документ отражения выгрузился.

Частые вопросы