Закрытие табеля учёта рабочего времени в 1С ЗУП

«Закрыть табель» в 1С:ЗУП — это завершить ввод всех отклонений за месяц, свести фактическое время с плановым графиком и получить корректный Т-13 перед расчётом зарплаты. В стандартной настройке (учёт «по отклонениям») отдельного документа «Табель» вы не заполняете: время считается автоматически как график минус отпуска, больничные, командировки и прочие события. Задача — убедиться, что все эти события внесены и даты не пустуют.

Разберём пошаговую инструкцию по закрытию табеля учёта рабочего времени: что проверить до расчёта, как ввести события и переработки, где смотреть ночные часы и как поймать расхождения между нормой и фактом. Пути приведены для 1С:ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

С чего начать: метод учёта времени и график

Прежде чем закрывать месяц, проверьте, каким способом в базе ведётся учёт рабочего времени. Он задаётся в Настройка → Расчёт зарплаты. Возможны два варианта:

• 🟢 По отклонениям (используется в большинстве организаций). Норма берётся из графика сотрудника, а вручную вводятся только отклонения — дни, когда человек не работал по графику или работал иначе.
• 🟡 Сводный учёт / по фактически отработанному времени. Здесь появляется отдельный документ «Табель», куда вносят явочные часы по дням. Нужен для сменных графиков, вахты, суммированного учёта.

От выбранного способа зависит весь порядок закрытия. Если учёт «по отклонениям», документ «Табель» заполнять не надо — его роль выполняет связка «график + документы событий».

Дальше убедитесь, что у всех сотрудников назначен действующий график работы (Настройка → Графики работы сотрудников). Именно график задаёт норму часов и дней: пока он не назначен, программе не от чего отталкиваться, и в табеле появятся пустые или нулевые дни.

Короткое уточнение про конфигурации. Полноценный учёт рабочего времени, переработок и сменных графиков живёт в 1С:ЗУП 3.1. В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть упрощённый кадрово-зарплатный блок и своя печать Т-13, но он рассчитан на простой учёт без сложных графиков — если у вас сменная работа, суммированный учёт или много видов отклонений, табель закрывают в ЗУП. Ниже всё описано на примере ЗУП 3.1.

Шаг 1. Проверяем отсутствия перед закрытием

Главный источник ошибок в табеле — незакрытые отсутствия. Человек был в отпуске, а документ не провели — и в расчёте ему начислят полный оклад. Поэтому первым делом сверяем, что все события месяца отражены документами.

Вводятся они в разделе Зарплата (отпуска, больничные, командировки) и Кадры — в зависимости от вида:

1. Отпуск — документ «Отпуск». Ежегодный, без сохранения оплаты, по уходу за ребёнком.
2. Больничный лист — закрывает дни болезни и формирует код «Б» в табеле.
3. Командировка — дни в поездке помечаются отдельным видом времени «К».
4. Отсутствие (болезнь, неявка, прогул) — для случаев без оплаты и без подтверждающего документа.
5. Простой, отгул, донорские дни — отдельными документами по ситуации.

Удобно пройтись по сотрудникам через отчёт по неявкам или журнал кадровых документов за месяц. Если у кого-то в середине месяца «провал» в днях, а документа нет — это и есть недозакрытое отсутствие.

Отдельно проверьте кадровые движения. Принятый 15-го числа сотрудник должен отработать норму только с даты приёма, а уволенный — до даты увольнения. Если приём или увольнение не проведены, табель посчитает норму за весь месяц.

Внутренние переводы тоже влияют на время. При переводе на другой график (например, с пятидневки на сменный) норма до даты перевода считается по старому графику, после — по новому. Проверьте, что документ «Кадровый перевод» проведён именно той датой, с которой поменялись условия: ошибка в один день смещает всю норму второй половины месяца.

Совместители учитываются по своему графику. У внешнего совместителя обычно неполное время (например, 4 часа в день), и норма у него меньше — это нормально, а не ошибка табеля. Главное, чтобы в карточке сотрудника стоял правильный график на 0,5 ставки или нужное число часов.

Шаг 2. Сверяем плановое время с фактическим

Когда события внесены, сопоставьте норму по графику с фактически отработанным временем. Это ядро закрытия: расхождение здесь означает, что либо отклонение не учтено, либо график настроен неверно.

Ориентиры для проверки:

• Норма по графику — сколько часов и дней сотрудник должен был отработать в месяце.
• Факт — норма минус дни отпусков, больничных и прочих отсутствий.
• Разница — должна полностью объясняться введёнными документами.

Если факт меньше нормы, а объясняющего документа нет — ищите пропущенное отсутствие. Если факт больше нормы — вероятно, не отражена переработка или сотрудник работал в выходной без документа.

Разберём на числах. Пусть в месяце по пятидневке 21 рабочий день и 168 часов нормы. Сотрудник с 7-го по 13-е был в отпуске — это 5 рабочих дней, 40 часов. Значит фактически отработанное время должно быть 21 − 5 = 16 дней и 168 − 40 = 128 часов. Если в табеле вы видите 168 часов — документ «Отпуск» не повлиял на время: либо не проведён, либо заведён на другой период. Если видите 120 часов вместо 128 — вероятно, задвоился выходной или лишний день отсутствия.

Такую проверку делайте не глазами по каждому человеку, а через итоговую колонку отчёта: отсортируйте сотрудников по отработанным часам и просмотрите тех, у кого значение заметно выбивается из нормы. Выпадающие числа почти всегда указывают на забытый документ.

Шаг 3. Вводим события и правим время вручную

При учёте «по отклонениям» правка времени — это ввод недостающих документов-событий, а не редактирование клеток табеля напрямую. Каждый документ автоматически ставит в нужные дни свой буквенный код:

Если же в базе включён сводный учёт, откройте документ «Табель» (раздел Зарплата, появляется только при этом способе) и внесите явочные часы по дням. Там же правятся вручную часы, которые не ложатся на стандартный график, — например, при плавающем начале смены.

Шаг 4. Учитываем переработки, ночные и работу в выходные

Переработки табель сам не придумает — их нужно оформить документами, иначе часы «сверх нормы» не попадут в оплату.

• Сверхурочная работа — документ «Работа сверхурочно». Первые два часа оплачиваются в полуторном размере, последующие — в двойном (ст. 99 ТК РФ). В табеле появляется код «С».
• Работа в выходные и праздники — документ «Работа в выходные и праздники». Оплата не менее чем в двойном размере либо одинарная плюс отгул (ст. 153 ТК РФ). Код «РВ».
• Ночные часы — отдельный документ не нужен, если ночное время заложено в графике работы. Часы с 22:00 до 6:00 система отметит кодом «Н» и начислит доплату автоматически (ст. 96 ТК РФ). Проверьте, что в графике эти часы действительно выделены.

Для сменного и суммированного учёта переработки считаются не по дням, а по итогам учётного периода (месяц, квартал, год). В этом случае сверхурочные выявляются в последнем месяце периода, когда известен весь отработанный объём. Например, при учётном периоде «квартал» вы закрываете табель за январь и февраль как обычно, а переработку за весь квартал программа предложит оформить по итогам марта — сравнив фактически отработанные часы с нормой периода.

Небольшой пример по сверхурочным. Сотрудник задержался на 3 часа сверх смены. Первые 2 часа оплачиваются в полуторном размере, третий — в двойном. При часовой ставке 300 ₽ доплата составит 2 × 300 × 0,5 + 1 × 300 × 1 = 600 ₽ сверх обычной оплаты этих часов. Документ «Работа сверхурочно» посчитает это сам — от вас нужны только дата и количество часов.

Не заводите сверхурочную работу и работу в выходной одним и тем же документом за один день — коды и оплата у них разные. Если сотрудник вышел в выходной, это «РВ», а не сверхурочные.

Шаг 5. Контролируем итоги и ищем дисбалансы

Перед передачей в расчёт сформируйте отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). Он собирает всё время месяца в привычную унифицированную форму и показывает итоги по дням и видам времени.

На что смотреть:

• 🔍 Пустые дни в середине месяца — незакрытое отсутствие или не назначенный график.
• 🔍 Нулевые итоги у работавшего сотрудника — скорее всего слетел график или не проведён приём.
• 🔍 Часы больше нормы без документа переработки — потеряна «Работа сверхурочно» или «в выходной».
• 🔍 Отпускные/больничные дни, пересекающиеся с явками — два документа на один день.

Расхождения удобно ловить до расчёта зарплаты, пока их легко поправить: достаточно провести недостающий документ и переоткрыть отчёт.

Шаг 6. Утверждаем табель и передаём в расчёт

В 1С:ЗУП нет отдельной кнопки «закрыть табель» — закрытием считается момент, когда все документы за месяц проведены, отчёт Т-13 сошёлся и данные готовы уйти в начисление. Порядок такой:

1. Сформируйте Т-13 и выведите на печать (кнопка печати в форме отчёта).
2. Подпишите у ответственных лиц — табельщика, руководителя подразделения, кадровика. Это требование к первичному документу.
3. Переходите к документу «Начисление зарплаты и взносов». Отработанное время он подтянет автоматически из графиков и проведённых отклонений — повторно вводить ничего не нужно.

Фактически «утверждение» табеля — организационный шаг. Техническая готовность в 1С означает одно: ни одно событие месяца не осталось вне документа.

Частые вопросы