Как закрыть месяц по зарплате в 1С: порядок действий в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Закрыть зарплату за месяц — значит провести начисление, рассчитать НДФЛ и взносы, сформировать проводки и свести их с отчётами так, чтобы цифры в расчётных документах, в бухучёте и в декларациях совпали до рубля. Частая ошибка — считать, что «закрытие зарплаты» это одна кнопка. Это последовательность из пяти-шести шагов, и порядок в ней важнее скорости: взносы нельзя посчитать раньше начисления, а проводки — раньше взносов.

Порядок зависит от того, где вы ведёте расчёт. Если зарплата считается в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП), а бухучёт — в 1С:Бухгалтерия 3.0, то начисление и налоги живут в ЗУП, а в Бухгалтерию попадает только сводная проводка через синхронизацию. Если штат небольшой и зарплата считается прямо в Бухгалтерии, все шаги проходят в одной базе. Разберём оба сценария.

С чего начать: проверка данных перед расчётом

До начисления закройте «входные» данные месяца — иначе пересчитывать придётся дважды.

• 📅 Табель и отклонения. Все больничные, отпуска, командировки, прогулы и простои за месяц должны быть введены документами. Невведённый больничный — это завышенная зарплата и неверный НДФЛ.
• 👥 Кадровые документы. Приёмы, увольнения, переводы и кадровые перемещения проведены той датой, которой они фактически произошли. Увольнение, забытое в кадрах, даст лишнее начисление.
• 💳 Плановые начисления. Изменения оклада, надбавок, назначение или снятие постоянных удержаний (алименты, профвзносы) отражены документами Изменение оплаты труда / Изменение плановых начислений.
• 🗓 Производственный календарь . На нужный год заполнен и учитывает перенесённые праздничные дни — от него зависит норма времени и расчёт по окладу.

В ЗУП отклонения вводят в разделе Зарплата и Кадры, кадровые приказы — в разделе Кадры. В Бухгалтерии те же документы собраны в разделе Зарплата и кадры.

Начисление зарплаты и анализ предварительных итогов

Основной документ в ЗУП — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Укажите месяц, нажмите Заполнить — программа рассчитает оклады, премии, доплаты, удержания, НДФЛ и взносы одним документом. В Бухгалтерии аналог проще и называется Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты.

Не проводите документ сразу. Сначала проанализируйте предварительные итоги на вкладках:

1. Начисления — суммы по сотрудникам и видам начислений. Пробегите глазами на явные выбросы: нулевой оклад у работавшего сотрудника, двойная сумма, начисление уволенному.
2. Удержания — алименты, займы, профсоюзные взносы. Проверьте, что удержания не превышают допустимый процент от дохода.
3. НДФЛ — исчисленный налог по каждому работнику.
4. Взносы — страховые взносы по единому тарифу.

Удобный инструмент сверки — отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате). Он показывает начислено / удержано / к выплате в одной таблице, и там сразу видно аномалии.

Пример для контроля арифметики. Оклад 60 000 ₽, отработан полный месяц, один вычет на ребёнка 1 400 ₽. НДФЛ: (60 000 − 1 400) × 13 % = 58 600 × 13 % = 7 618 ₽. На руки при отсутствии других удержаний: 60 000 − 7 618 = 52 382 ₽ (из них вычитается ранее выплаченный аванс).

Расчёт НДФЛ и страховых взносов

С 2023 года НДФЛ исчисляется и удерживается при каждой фактической выплате дохода, а не «разом в конце месяца». Поэтому аванс и зарплата за вторую половину месяца — это два события с НДФЛ, и в документе начисления налог отражается с учётом даты получения дохода. Проверьте, что дата выплаты в документах соответствует фактической: от неё зависит, в какой период и срок налог попадёт в уведомление по ЕНП.

Что проконтролировать по НДФЛ:

• 🧾 Вычеты. Стандартные вычеты на детей применяются до достижения дохода нарастающим итогом установленного НК РФ предела. Как только предел превышен — вычет перестаёт предоставляться автоматически.
• 📈 Прогрессивная ставка. При доходе свыше порога часть налога считается по повышенной ставке. ЗУП рассчитывает переход сам, но после крупных премий сумму стоит проверить вручную.
• 📆 Дата получения дохода. Для зарплаты это день выплаты; для отпускных и больничных — тоже день выплаты.

Отдельно держите в голове связь с единым налоговым платежом. По НДФЛ в течение месяца два расчётных периода: выплаты с начала месяца по 22-е число и выплаты с 23-го по последнее число. По каждому подаётся уведомление об исчисленных суммах, и срок уплаты у них разный. ЗУП формирует данные для уведомления по датам выплат, поэтому неверная дата в ведомости смещает налог в чужой период — это самая частая причина требований от налоговой по НДФЛ.

Страховые взносы считаются тем же документом Начисление зарплаты и взносов по единому тарифу: до единой предельной базы — по основной ставке, сверх неё — по пониженной. Для субъектов МСП действует пониженный тариф на часть выплаты сверх МРОТ. Взносы на травматизм считаются отдельно по тарифу, присвоенному организации.

Выплата — это отдельный документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу. Он не влияет на начисление, но именно по нему фиксируется удержанный НДФЛ и дата дохода. Поэтому ведомости за месяц должны быть проведены до того, как вы сверяете НДФЛ с отчётностью: пока выплата не проведена, налог числится исчисленным, но не удержанным.

Для прикидки суммы «на руки», НДФЛ и взносов по окладу удобно использовать калькулятор:

Проводки по зарплате и отражение в бухучёте

Начисленная в ЗУП зарплата сама по себе проводок не делает — для бухучёта нужен документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте. Он группирует начисления, НДФЛ и взносы по способам отражения (счетам затрат) и формирует сводные проводки, которые затем уходят в Бухгалтерию при синхронизации.

Типовой набор проводок за месяц выглядит так:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении и на каком виде деятельности занят сотрудник. Он задаётся способом отражения в настройках начислений и сотрудника, а не выбирается вручную при закрытии.

Если зарплата считается прямо в Бухгалтерии, отдельный документ отражения не нужен — проводки формирует сам документ Начисление зарплаты.

Проверьте корректность синхронизации (при раздельных базах): в Бухгалтерии откройте Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в бухучёте и убедитесь, что документ из ЗУП загрузился и проведён. Если его нет — синхронизация не прошла, и в бухучёте зарплата повиснет недоотражённой.

Закрытие месяца и регламентные операции

После того как начисление, налоги и проводки на месте, зарплата участвует в общем закрытии месяца. В Бухгалтерии это раздел Операции → Закрытие месяца. Обработка выполняет операции в правильной последовательности и подсвечивает ошибки.

Для зарплаты важны операции блока закрытия:

• Признание расходов на оплату труда — суммы со счетов 20 / 25 / 26 / 44 участвуют в расчёте себестоимости и финансового результата.
• Закрытие счетов затрат — зарплата производственных рабочих уходит в себестоимость, управленческая — на финрезультат.

Запускайте закрытие месяца строго после отражения зарплаты. Если провести закрытие, а потом доввести забытый больничный — обработку придётся перезапускать, причём все операции после изменённой.

В ЗУП отдельного «закрытия месяца» в бухгалтерском смысле нет: закрытием здесь считается проведённое начисление, рассчитанные налоги и сформированный документ отражения. Финансовые регламентные операции остаются за Бухгалтерией.

Сверка, отчёты и устранение расхождений

Финальный шаг — сверить зарплатный блок с бухучётом и отчётностью. Расхождение здесь обычно означает, что что-то проведено не тем периодом или не загрузилось при синхронизации.

Что и с чем сверять:

Рабочий порядок сверки:

1. Свод начислений против оборотов по счёту 70. Отчёт Зарплата → Отчёты → Полный свод начислений, удержаний и выплат сверяют с оборотами счёта 70 в оборотно-сальдовой ведомости. Кредитовый оборот 70 должен равняться начисленному.
2. НДФЛ против 68.01. Сумма исчисленного НДФЛ из Анализ НДФЛ по месяцам (ЗУП) равна кредитовому обороту счёта 68.01 по зарплате.
3. Взносы против счёта 69. Начисленные взносы по видам совпадают с оборотами субсчетов 69.
4. Отчётность. Данные расчётного блока сверяют с 6-НДФЛ и Расчётом по страховым взносам — суммы разделов отчётов должны вытекать из тех же регистров.

Где чаще всего «уезжают» цифры:

• ❌ Документ не проведён. Начисление или отражение сохранено, но не проведено — проводок нет, ОСВ пустая.
• ❌ Разные периоды. Начисление за октябрь, а отражение — датой ноября. Проводки уходят не в тот месяц.
• ❌ Не загрузилась синхронизация. Отражение в ЗУП есть, в Бухгалтерии — нет. Запустите обмен вручную и проверьте журнал регистрации обмена.
• ❌ Правка «задним числом». Исправили прошлый месяц после сдачи отчёта — в текущем вылезает разница.

Для диагностики удобна связка Полный свод + Анализ зарплаты по сотрудникам + ОСВ по 70, 68.01, 69. Три источника, одна сумма — если все три сошлись, зарплата закрыта корректно.

Ещё один контроль — сверка внутри зарплатного блока до бухгалтерии. В ЗУП отчёт Зарплата → Отчёты → Расчётный листок по сотруднику и Анализ зарплаты по сотрудникам в целом по организации должны давать одинаковый итог к выплате. Если по одному работнику расчётный листок расходится со сводом, причина почти всегда локальная: не перезаполненный после правки табеля документ начисления или ручная корректировка в табличной части. Исправлять такие расхождения проще по одному сотруднику, пока они не ушли в проводки и отчётность.

Частые вопросы