Закрытие авансов в 1С 8.3: от поступления предоплаты до зачёта

Аванс в 1С закрывается не отдельной кнопкой, а автоматически — в момент отгрузки или поступления, если в договоре правильно задан способ зачёта. Полученная предоплата от покупателя висит на счёте 62.02, выданная поставщику — на 60.02, и зачитывается встречным документом реализации или поступления. Разберём весь путь: как провести предоплату, где настроить зачёт, что происходит с авансовым НДС на счетах 76.АВ и 76.ВА и почему остаток иногда «зависает».

Инструкция написана под 1С:Бухгалтерию предприятия 3.0 (интерфейс «Такси»). В УТ 11 и ERP логика та же, но часть настроек живёт в карточке договора — на это укажу отдельно.

На каких счетах 1С держит полученные и выданные авансы

Программа различает оплату «в счёт будущей отгрузки» и оплату «по факту» по остаткам взаиморасчётов. Если на момент оплаты за контрагентом нет непогашенной отгрузки — деньги считаются авансом и уходят на авансовый субсчёт.

Основные счета:

• 💰 62.01 — расчёты с покупателями (оплата после отгрузки);
• 💰 62.02 — авансы полученные (предоплата от покупателя);
• 💳 60.01 — расчёты с поставщиками;
• 💳 60.02 — авансы выданные (предоплата поставщику);
• 🧾 76.АВ — НДС с полученных авансов (у продавца);
• 🧾 76.ВА — НДС с выданных авансов (у покупателя, если заявлен вычет).

Логика зачёта простая. Пока есть остаток на 62.02, следующая реализация этому же покупателю по этому же договору сначала гасит аванс проводкой Дт 62.02 Кт 62.01, и только разница идёт в обычный долг. Зеркально для выданных авансов: при поступлении товара Дт 60.01 Кт 60.02 закрывает предоплату.

Где настроить способ зачёта авансов

Способ зачёта задаётся в карточке договора контрагента и определяет, как программа будет гасить предоплату при проведении документов. Откройте Справочники → Контрагенты, выберите контрагента, перейдите на вкладку Договоры и откройте нужный договор.

В договоре есть два поля, которые управляют авансами:

• Автоматически — 1С сама найдёт остаток аванса и зачтёт его при проведении реализации или поступления. Это рабочий режим по умолчанию для большинства организаций.
• По документу — зачтётся только тот аванс, который вы прямо укажете в документе расчётов. Подходит, когда по одному договору идёт много оплат и отгрузок и важно связать конкретные суммы.
• Не зачитывать — аванс не закроется автоматически никогда; зачёт придётся делать вручную через Корректировку долга.

Если поле «Зачёт авансов» вы не меняли, в типовой базе оно обычно стоит в значении «Автоматически» — тогда специально ничего настраивать не нужно. В учётной политике отдельного переключателя «как закрывать авансы» нет: всё решает договор и даты документов.

Как провести поступление аванса от покупателя

Предоплата приходит через банк или кассу. Для безналичной оплаты откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте документ Поступление на расчётный счёт.

Заполните поля:

1. Вид операции — Оплата от покупателя.
2. Контрагент и Договор — те же, по которым потом будет отгрузка.
3. Счёт расчётов — 62.01.
4. Счёт авансов — 62.02.

Поля счетов 1С подставляет сама; вручную их меняют редко. После проведения документ сформирует проводку Дт 51 Кт 62.02 — деньги легли на счёт, обязательство отгрузить возникло.

Счёт-фактура на аванс и НДС с предоплаты

По статье 167 НК РФ в день получения предоплаты у продавца возникает обязанность начислить НДС . Для этого на аванс выписывается счёт-фактура и формируется проводка Дт 76.АВ Кт 68.02.

Выставить авансовые счета-фактуры можно двумя способами:

• по одному документу — кнопкой Создать на основании → Счёт-фактура выданный из поступления;
• пачкой за период — обработкой Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Она сама найдёт все незакрытые авансы и выпишет документы по правилу, заданному в учётной политике (например, кроме авансов, зачтённых в тот же день).

Рассчитать сумму налога с предоплаты поможет виджет ниже.

Как аванс закрывается при отгрузке

Когда вы отгружаете товар или оказываете услугу, аванс закрывается встречной реализацией. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и проведите документ по тому же договору, по которому пришла предоплата.

Если в договоре стоит зачёт «Автоматически», при проведении 1С сформирует две группы проводок:

• выручка и долг покупателя — Дт 62.01 Кт 90.01, НДС Дт 90.03 Кт 68.02;
• зачёт аванса — Дт 62.02 Кт 62.01 на сумму ранее полученной предоплаты.

В результате сальдо по 62.02 уменьшается на сумму зачёта. Если отгрузка полностью покрыта авансом — субсчёт по этому покупателю обнуляется. Если отгрузили больше, чем было предоплаты, разница останется на 62.01 как обычный долг покупателя.

Посмотреть, что именно зачлось, можно по кнопке Дт/Кт в проведённом документе — там видны все движения, включая строку зачёта аванса.

Небольшой пример на числах. Покупатель перечислил предоплату 120 000 ₽ (в том числе НДС 20 000 ₽). На 62.02 легло 120 000 ₽, в книгу продаж ушёл авансовый НДС 20 000 ₽ проводкой Дт 76.АВ Кт 68.02. Затем вы отгрузили товар на 90 000 ₽ (НДС 15 000 ₽). При проведении 1С зачтёт аванс на 90 000 ₽: Дт 62.02 Кт 62.01, а к вычету по книге покупок примет авансовый НДС пропорционально отгрузке — 15 000 ₽. На 62.02 останется незакрытый аванс 30 000 ₽, на 76.АВ — соответствующий ему НДС 5 000 ₽. Они закроются при следующей отгрузке или при возврате остатка покупателю.

Выданный аванс поставщику закрывается так же, только зеркально. Проводите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) по договору, где висит предоплата на 60.02, и программа сформирует зачёт Дт 60.01 Кт 60.02.

Ручной и автоматический зачёт: когда какой выбирать

Автоматический зачёт удобен, пока на договоре простые взаиморасчёты: один аванс — одна отгрузка. Как только денег и реализаций становится много, программа может зачесть «не ту» предоплату, и тогда переходят на ручной режим.

Ручной зачёт через корректировку долга — штатный инструмент, а не «костыль». Он же решает ситуации, когда аванс и отгрузка попали в разные договоры или когда взаимозачёт идёт с третьим лицом.

НДС с авансов и закрытие периода

Авансовый НДС закрывается не в документе отгрузки, а регламентными операциями по НДС в конце квартала. Главное правило: налог, начисленный с предоплаты, при отгрузке принимается к вычету, чтобы не платить его дважды.

У продавца цепочка такая:

1. При получении аванса — начисление Дт 76.АВ Кт 68.02, запись попадает в книгу продаж.
2. При отгрузке — вычет Дт 68.02 Кт 76.АВ, запись идёт в книгу покупок.

Эти движения формирует операция Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок (вкладка с вычетом НДС с авансов). Она же закрывает остаток на 76.АВ по зачтённым авансам.

У покупателя, который заявлял вычет с выданного аванса, всё наоборот: при получении товара ранее принятый к вычету авансовый НДС нужно восстановить проводкой Дт 76.ВА Кт 68.02 — это делает Формирование записей книги продаж.

После проведения регламентных операций сверьте остатки: по полностью отработанным авансам 76.АВ и 76.ВА должны обнулиться. Проверить удобно отчётом Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 76.АВ.

Почему аванс «завис» и не закрылся

Остаток на 62.02 или 60.02, который не уходит после отгрузки, — самая частая жалоба по авансам. Причин немного, и все проверяемы.

• 🔴 Разные договоры. Деньги и отгрузка проведены по разным договорам одного контрагента. Автозачёт работает в пределах одного договора — перенесите остаток корректировкой долга.
• 🔴 Зачёт стоит «Не зачитывать» или «По документу». В первом случае аванс не закроется никогда без ручной операции, во втором — пока вы не укажете документ-аванс в реализации. Проверьте поле в карточке договора.
• 🔴 Отгрузка проведена раньше оплаты по дате. 1С зачитывает аванс по хронологии: если реализация стоит числом раньше поступления денег, на момент её проведения аванса ещё «не было». Проверьте и при необходимости перепроведите документы в правильном порядке (Операции → Групповое перепроведение документов).
• 🔴 Авансовый НДС завис на 76.АВ. Начисление есть, а вычета при отгрузке нет — значит, не выполнена регламентная операция Формирование записей книги покупок за квартал.
• 🔴 Не совпадают организация или ставка НДС. Реже, но встречается: аванс и отгрузка оформлены на разные организации в базе либо с разной ставкой, и программа разносит их по разным остаткам.

Для диагностики откройте Отчёты → Анализ субконто по контрагенту с субсчётами 62.01 и 62.02: сразу видно, где аванс, где долг и по каким договорам они «разъехались».