Замена должности сотрудника: кадровый перевод в 1С

Должность сотрудника в 1С меняют документом «Кадровый перевод», а не правкой справочника «Должности». В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Кадровые документы. Переводом вы фиксируете дату изменения и сохраняете историю: все прошлые документы остаются со старой должностью.

Правка должности прямо в справочнике — это переименование, а не перевод. Оно меняет название во всех документах разом, задним числом, и подходит только когда поменялось само название позиции, а не человек на ней. Ниже — оба способа, различия между конфигурациями и оформление по Трудовому кодексу.

Что вам нужно: перевести человека или переименовать позицию

От ответа зависит весь порядок действий. Перевод сотрудника и переименование позиции в 1С делаются разными инструментами и дают разный результат в учёте.

Дальше разберём перевод — самый частый случай. Переименование и массовый перевод вынесены в отдельные разделы.

Кадровый перевод в 1С:ЗУП 3.1 — пошагово

В ЗУП 3.1 должность меняют так:

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Кадровый перевод. Для одного человека удобнее открыть его карточку из Кадры → Сотрудники и создать перевод кнопкой на панели.
2. В поле Сотрудник выберите работника. Программа подставит текущую должность и подразделение.
3. В поле Дата перевода укажите число, с которого действует новая должность. Это не дата оформления документа, а начало работы в новой роли.
4. Поставьте флажок Перевести в должность (и при необходимости Перевести в подразделение) и выберите новую должность. Если в базе ведётся штатное расписание, поле называется Позиция штатного расписания — выбирают из существующих позиций.
5. На вкладке Оплата труда проверьте начисления: при переводе оклад не меняется автоматически. Если новая должность оплачивается иначе, задайте новый размер — иначе зарплата продолжит считаться по-старому.
6. Нажмите Провести. Приказ о переводе по форме Т-5 печатается кнопкой Печать.

После проведения в карточке сотрудника новая должность отображается как текущая, а в его кадровой истории появляется запись о переводе с датой.

Как изменить должность в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощён, но «Кадровый перевод» есть — при условии, что зарплата ведётся в этой же программе, а не во внешней.

1. Проверьте настройку: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → учёт расчётов по зарплате ведётся В этой программе. Если выбрано Во внешней программе, кадровых документов не будет — должность меняют в той базе, где считают зарплату.
2. Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы, нажмите Создать → Кадровый перевод.
3. Выберите сотрудника, укажите дату перевода и новую должность. Новую должность, которой ещё нет в справочнике, создают прямо из поля выбора.
4. При изменении оклада задайте новый размер в документе и проведите.

Справочник Должности в Бухгалтерии открывается из поля Должность любого кадрового документа или из раздела Зарплата и кадры в группе справочников.

Различие между конфигурациями короткое: в ЗУП перевод завязан на штатное расписание и виды начислений, в Бухгалтерии — проще, позиция выбирается из плоского списка должностей. Логика самого документа одинаковая.

Бухгалтерия рассчитана на небольшой штат и простые схемы оплаты. Если при переводе меняется график, добавляются надбавки или нужен учёт по подразделениям — это признак, что пора вести кадры и зарплату в ЗУП. В ней и перевод, и последующие начисления описываются точнее, а Бухгалтерия получает из неё готовые суммы для проводок.

Переименование должности в справочнике: когда это допустимо

Правка справочника Должности меняет наименование во всех документах сразу — и в будущих, и в уже проведённых. Это ни хорошо, ни плохо: всё зависит от задачи.

Когда переименование уместно:

• 📝 исправить опечатку в названии («мендежер» → «менеджер»);
• 🔤 привести к единому написанию («гл. бухгалтер» → «главный бухгалтер»);
• 🏷 переименовать позицию, когда обязанности и человек остались прежними, а название в компании официально изменили.

Когда переименование вредит:

• ❌ если сотрудник реально переходит на другую работу — история исказится, в старых расчётных листках появится новая должность;
• ❌ если под старым названием работают другие люди — они тоже «сменят» должность задним числом.

Чтобы переименовать: Настройка → Предприятие → Должности (в ЗУП) либо из поля Должность в Бухгалтерии, откройте элемент, измените Наименование, запишите.

Переименование нельзя отменить по датам — оно действует «назад» на всю базу. Если сомневаетесь, нужен перевод или переименование, сделайте резервную копию перед правкой справочника.

Массовая замена должности списком

Когда должность меняется у нескольких человек разом (переименовали отдел, ввели новую штатную единицу), по одному переводить долго. В ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ.

Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод списком. В документе:

• укажите общую Дату перевода;
• добавьте сотрудников в табличную часть кнопкой Подбор;
• задайте новую должность (и подразделение) — для всех сразу или по строкам;
• проведите документ одной кнопкой.

Приказы Т-5 печатаются по каждому сотруднику из этого же документа. Такой перевод удобен при реорганизации, когда условия у группы работников меняются одинаково.

Как проверить, что должность изменилась правильно

После перевода стоит убедиться, что данные встали корректно, особенно если меняли оклад.

1. Карточка сотрудника. Откройте работника в Кадры → Сотрудники: текущая должность показывается в шапке, а в кадровой истории видна запись о переводе с датой.
2. Штатная расстановка. Отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка показывает, кто на какой позиции числится на выбранную дату. Поставьте дату после перевода — сотрудник должен быть уже на новой должности.
3. Личные данные сотрудников. В той же группе кадровых отчётов есть сводка по сотрудникам с текущими должностями и подразделениями — удобно сверить сразу группу переведённых.
4. Расчётный листок. В ЗУП после начисления зарплаты за месяц перевода проверьте, что оклад посчитан по новой ставке с нужной даты, а дни до перевода — по старой. Для перехода в середине месяца в расчётном листке будет две строки начислений с разными периодами.
5. Приказ Т-5. Распечатанный приказ сверьте с датой перевода и новым окладом — он уйдёт в кадровое дело.

Если в штатной расстановке на дату после перевода сотрудник всё ещё на старой должности — чаще всего документ не проведён или в нём неверная дата. А когда новая должность видна, но зарплата считается по-старому, проверьте вкладку Оплата труда в переводе: размер оклада там мог остаться прежним.

Оформление по Трудовому кодексу: какие документы нужны

Запись в 1С — это только учёт. По закону постоянный перевод на другую должность меняет условия трудового договора, а значит, требует согласия работника (ст. 72, 72.1 ТК РФ). Одной галочки в программе недостаточно.

Несколько важных моментов:

• Перевод и перемещение — не одно и то же. Перевод (смена должности или трудовой функции) требует согласия работника. Перемещение — это смена рабочего места или подразделения без изменения трудовой функции и условий договора в той же местности; согласия оно не требует (ст. 72.1 ТК РФ). Смена должности почти всегда попадает под перевод.
• Постоянный и временный перевод оформляют по-разному. При временном переводе в документе «Кадровый перевод» указывают дату окончания; по его наступлении сотрудник возвращается на прежнюю должность. ЕФС-1 на временный перевод подаётся только в отдельных случаях — ориентируйтесь на вид перевода.
• Сведения о постоянном переводе подают в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел 1.1) — с 2023 года он заменил прежний СЗВ-ТД. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В ЗУП отчёт формируется в Кадры → Электронные трудовые книжки.
• Простое переименование должности без изменения трудовой функции — это тоже изменение условий договора. Его оформляют дополнительным соглашением; по инициативе работодателя — с уведомлением работника заранее (ст. 74 ТК РФ, за два месяца).
• Приказ Т-5 с 2013 года необязателен к применению в прежней унифицированной форме, но 1С печатает именно его, и это удобный готовый бланк.

Частые ошибки при замене должности

Самая частая — переименовать должность в справочнике, когда нужен был перевод. Название меняется во всех прошлых документах, расчётные листки за прошлые месяцы показывают новую должность, а даты смены нигде нет. Отменить это можно только обратным переименованием.

Остальные типичные ситуации:

• 🚫 Должности нет в штатном расписании. Если в базе ведётся ШР, перевести на отсутствующую позицию нельзя — сначала проводят «Изменение штатного расписания».
• 🚫 Дата перевода раньше приёма или пересекает другой документ. 1С выдаст предупреждение; поправьте хронологию кадровых событий.
• 🚫 Сменили должность, забыли про оклад. Начисления продолжат считаться по старой ставке, пока новый размер не указан на вкладке оплаты.
• 🚫 Провели перевод в 1С, но не подали ЕФС-1. За пропуск срока по подразделу 1.1 предусмотрен штраф — отчёт уходит на следующий рабочий день после приказа.
• 🚫 Массовым списком обнулили оплату у «лишних» сотрудников. Проверяйте табличную часть перед проведением группового перевода.

Частые вопросы