Командировка в 1С: от приказа до авансового отчёта

Командировку в 1С заносят двумя документами: сначала приказом — это документ «Командировка», а после возвращения сотрудника — авансовым отчётом. В 1С:ЗУП 3.1 документ «Командировка» лежит в разделе Зарплата (он же доступен из раздела Кадры), в 1С:Бухгалтерии 3.0 с учётом зарплаты в программе — в разделе Зарплата и кадры → Командировки. Программа сама посчитает средний заработок за дни поездки и обозначит их в табеле.

Ниже — порядок от настройки справочников до закрытия периода: как создать приказ, выдать аванс, начислить суточные , принять авансовый отчёт и какие проводки при этом сформируются. Пути указаны для интерфейса «Такси» актуальных релизов ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0.

Что настроить до ввода первой командировки

Документ «Командировка» появляется в меню не всегда. В ЗУП 3.1 нужно включить соответствующий вид начисления: Настройка → Расчёт зарплаты, открыть настройку состава начислений и удержаний и поставить флажок «Командировки». В Бухгалтерии 3.0 документ доступен, если в Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты выбрано, что зарплата и кадры ведутся в этой программе, а не во внешней.

Дальше проверьте два справочника:

• 🧾 Способ отражения зарплаты в учёте — определяет счёт затрат (26, 20, 44), на который лягут начисления за дни командировки.
• 💰 Размер суточных — он не хранится в программе отдельной константой, его берут из положения о командировках организации. Эту сумму вы будете вносить вручную в авансовый отчёт.

Как создать приказ о командировке

Приказ оформляется документом «Командировка». Откройте список (Зарплата → Командировки в ЗУП или Зарплата и кадры → Командировки в Бухгалтерии) и нажмите «Создать».

Заполните поля:

1. Организация и Сотрудник — за кого оформляем поездку.
2. Период командировки — даты начала и окончания. По ним программа определит количество календарных дней и дни, которые нужно оплатить по среднему заработку.
3. Освобождать ставку на период отсутствия — флажок ставят, если на время поездки на место сотрудника кого-то принимают.
4. Оплата — по умолчанию стоит расчёт по среднему заработку, менять его не нужно.

После заполнения дат на вкладке расчёта программа покажет средний дневной заработок и итоговую сумму начисления. Из документа можно распечатать приказ по форме Т-9 и записку-расчёт — кнопка «Печать» в верхней командной панели.

Аванс на поездку: как выдать деньги под отчёт

До отъезда сотруднику выдают аванс — на проезд, проживание и суточные. В учёте это выдача денег под отчёт на счёт 71.

В Бухгалтерии 3.0 деньги проводят одним из документов:

• 💵 наличными — Банк и касса → Кассовые документы, расходный ордер с видом операции «Выдача подотчётному лицу»;
• 🏦 на карту — списание с расчётного счёта с видом операции «Перечисление подотчётному лицу».

Сумму аванса считают по предварительной смете: билеты туда-обратно + проживание по числу ночей + суточные за каждый день. Аванс можно выдать и безналично на зарплатную карту — закон это допускает, но в платёжном документе должно быть видно, что перечисление идёт под отчёт, а не как часть зарплаты. Выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался по предыдущему, нельзя — это нарушение кассовой дисциплины.

Как дни командировки попадают в табель

Проводить табель отдельно для командировки не нужно. Документ «Командировка» сам отмечает дни поездки в учёте рабочего времени: в табеле Т-13 они выводятся буквенным кодом «К» (цифровой код 06). Эти дни не считаются явкой и не оплачиваются по тарифу — вместо этого идёт начисление по среднему заработку.

Начисление «Командировка» формирует проводку Дт 26 (20, 44) Кт 70 на сумму среднего заработка. Счёт затрат подставляется из способа отражения, заданного для сотрудника или подразделения. В расчётном листке за месяц поездки вы увидите отдельную строку «Командировка» вместо части оклада за эти дни.

Средний заработок программа считает за 12 календарных месяцев перед месяцем поездки (Постановление Правительства РФ № 922). Из расчётного периода автоматически исключаются дни, которые уже оплачены по среднему: прошлые командировки, отпуска, больничные, простои. Если сотрудник работает в компании меньше года, берётся фактически отработанное время с даты приёма.

Если командировка захватывает выходные или праздники, по которым сотрудник фактически работал или находился в пути, их оплачивают по правилам работы в выходной — но для этого нужны отдельные документы и приказ, автоматически «Командировка» их не оплачивает.

Суточные: где проходит граница по НДФЛ и взносам

Размер суточных организация устанавливает сама во внутреннем положении. А вот необлагаемый предел задан налоговым кодексом и считается за каждый день поездки:

Эти нормы — из НК РФ ст. 217 (НДФЛ) и ст. 422 (страховые взносы). Всё, что выдано сверх, облагается НДФЛ и взносами в части превышения.

Пример: суточные в компании — 1 000 ₽ в день, поездка по России на 5 дней. Необлагаемая часть — 700 × 5 = 3 500 ₽. Сверх нормы — (1 000 − 700) × 5 = 1 500 ₽. Именно с этих 1 500 ₽ удержат НДФЛ (13% → 195 ₽) и начислят страховые взносы.

Прикиньте облагаемую часть по своим ставкам:

Однодневные и зарубежные командировки

Два случая выбиваются из общего порядка, и в 1С их заводят с оговорками.

Поездка одним днём по России. Если из места командировки сотрудник может ежедневно возвращаться домой, суточные ему не положены (п. 11 Положения № 749). Расходы на проезд при этом возмещаются в полном объёме. В авансовом отчёте строку с суточными просто не создают.

Командировка за границу. Здесь суточные делятся по дням:

• дни в пути и пребывания за рубежом — по норме для загранпоездок (необлагаемый предел 2 500 ₽);
• день возвращения на территорию России — уже по «внутренней» норме 700 ₽.

Валютные расходы (билеты, отель, оплаченные в иностранной валюте) в авансовом отчёте пересчитывают в рубли. Для подтверждённой части используют курс на дату операции по справке банка или чеку обмена; если документа о курсе нет — берут курс ЦБ. В документе «Авансовый отчёт» валюту и курс указывают в строке расхода, рублёвая сумма считается автоматически.

Авансовый отчёт после возвращения

В течение трёх рабочих дней после выхода из командировки сотрудник сдаёт авансовый отчёт с приложенными документами: билетами, посадочными талонами, счётом из гостиницы, чеками.

В Бухгалтерии 3.0 документ создают в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты. Порядок заполнения:

1. На вкладке «Авансы» подберите документ, которым выдавали деньги под отчёт, — программа подтянет сумму аванса.
2. На вкладке «Товары» или «Прочее» внесите расходы: билеты, гостиницу, суточные. Укажите счёт затрат и, если в документах выделен НДС, — ставку и сумму налога.
3. Для НДС по билетам и гостинице отметьте, что есть счёт-фактура (или БСО с выделенным налогом), чтобы налог попал на счёт 19 и затем к вычету.

После проведения программа сравнит выданный аванс с фактическими расходами:

• Перерасход — сотруднику доплачивают разницу (Дт 71 Кт 50).
• Остаток — сотрудник возвращает неизрасходованное в кассу (Дт 50 Кт 71).

Расходы спишутся проводкой Дт 26 (20, 44) Кт 71, а выделенный НДС — Дт 19 Кт 71.

Для налога на прибыль командировочные расходы — проезд, проживание, суточные без ограничения по сумме, оформление виз — относятся к прочим расходам, связанным с производством (НК РФ ст. 264). Чтобы они уменьшали базу, нужны и приказ, и авансовый отчёт, и первичные документы. Поэтому на счёт затрат в авансовом отчёте ставят ту же статью, что указана как принимаемая в налоговом учёте, — иначе расход попадёт в бухгалтерский учёт, но «не доедет» до налогового.

Закрытие периода и проверка командировки

Когда приказ и авансовый отчёт проведены, остаётся свести всё в месячном закрытии:

1. Проведите «Начисление зарплаты» за месяц — в него попадёт начисление «Командировка» и удержание НДФЛ с сверхнормативных суточных.
2. Проверьте, что страховые взносы начислены на облагаемую часть суточных (документ «Начисление зарплаты и взносов» в ЗУП).
3. В конце месяца выполните «Закрытие месяца » в Бухгалтерии — закроются счета затрат со счёта 26 (20, 44).

Для контроля удобны стандартные отчёты:

• 🔎 ОСВ по счёту 71 — показывает, у кого «висит» незакрытый аванс. Нулевой остаток по сотруднику означает, что он полностью отчитался.
• 🔎 Расчётный листок — строка «Командировка» должна стоять вместо оклада за дни поездки.
• 🔎 Карточка счёта 68.01 — проверка удержанного НДФЛ с суточных сверх нормы.

Пройдитесь по короткому списку, чтобы ничего не потерять:

Частые вопросы