Филиал покупателя или поставщика в 1С 8.3: отдельная карточка со своим КПП

Обособленное подразделение контрагента в 1С вводят отдельным элементом справочника «Контрагенты». У него тот же ИНН, что у головной организации, но свой КПП и свой адрес. В 1С:Бухгалтерии 3.0 справочник открывается через Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. В карточке подразделения ставят флажок «Обособленное подразделение» и выбирают головного контрагента.

Типичная ситуация. Вы отгружаете товар казанскому филиалу московского покупателя. Филиал присылает реквизиты со своим КПП и просит выставить счёт-фактуру на него. Если завести филиал в 1С как ещё одну «просто организацию» или поменять КПП в карточке головной, расчёты, книга продаж и декларация по НДС начнут расходиться с данными покупателя.

Какие данные собрать до ввода подразделения контрагента

Начните с реквизитов. Без них карточку придётся переделывать, а документы перепроводить.

Что запросить у контрагента:

• 🏢 Полное и сокращённое наименование головной организации. Подразделение не является отдельным юрлицом. В документах фигурирует название головной компании, иногда с пометкой о филиале.
• 🔢 ИНН. Один на всю организацию, у подразделения он такой же.
• 🧾 КПП подразделения. Присваивается налоговой при постановке ОП на учёт по месту нахождения. Именно он отличает филиал от головы.
• 📍 Адрес подразделения. Юридический адрес у организации один, но для счетов-фактур и накладных часто нужен фактический адрес филиала.
• 🏦 Банковский счёт. У филиала бывает собственный расчётный счёт. Тогда платежи пойдут с него.
• 📄 Кто будет стороной договора. Договор подписывает юрлицо, но в реквизитах может стоять подразделение.
• 👤 Контактное лицо филиала для сверок и ЭДО.

Сначала проверьте, есть ли в базе карточка головной организации. Наберите ИНН в строке поиска списка контрагентов. Если находится одна запись с КПП головы, значит, головная уже заведена и можно сразу переходить к подразделению.

Как в 1С ввести обособленное подразделение контрагента: пошагово

Шаг 1. Карточка головной организации

Если головной организации в базе нет, создайте её первой. Подразделение без головы в БП 3.0 не связать.

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты и нажмите «Создать».
2. В поле вида контрагента выберите «Юридическое лицо».
3. Введите ИНН и нажмите «Заполнить» рядом с полем. При подключённой интернет-поддержке сервис 1С:Контрагент подтянет данные из ЕГРЮЛ: наименование, КПП, юридический адрес, руководителя.
4. Проверьте, что подтянулся КПП головной организации, а не одного из подразделений.
5. Заполните банковский счёт, если оплаты будут идти от головы.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

Без интернет-поддержки всё то же самое вносится вручную. Проверьте ИНН на контрольную сумму: при ошибке в цифрах программа сама подсветит поле.

Шаг 2. Карточка подразделения со своим КПП

Теперь создаём карточку подразделения. Удобнее всего скопировать головную: реквизиты, общие для всей организации, переедут сами.

1. В списке контрагентов выделите головную организацию и нажмите «Скопировать» (или клавишу F9).
2. В новой карточке измените наименование так, чтобы филиал различался в списках. Например: ТехноСнаб ООО (филиал Казань). Полное наименование оставьте юридически точным.
3. Установите флажок «Обособленное подразделение».
4. В появившемся поле головного контрагента выберите карточку головной организации.
5. ИНН оставьте прежним. КПП замените на КПП подразделения.
6. Укажите адрес подразделения в контактной информации.
7. Если у филиала свой расчётный счёт, замените банковский счёт или добавьте новый.
8. Запишите карточку.

При записи программа может предупредить, что контрагенты с таким ИНН уже есть. Для подразделения это нормально: ИНН совпадает намеренно. Важно, чтобы не совпадала пара ИНН + КПП.

Как назвать карточку, чтобы не путаться

Простые правила, которые спасают при подборе в документах:

Начинайте название подразделения с названия головы. Тогда в списке и в форме выбора все карточки одной организации стоят подряд.

Если копировать не хочется

Карточку можно создать с нуля кнопкой «Создать». Порядок тот же: вид «Юридическое лицо», ИНН, флажок подразделения, головной контрагент, свой КПП и адрес. Только наименования и банковский счёт придётся вводить заново.

Договоры, группы и дополнительные реквизиты подразделения

Карточка подразделения живёт своей жизнью: у неё свои договоры, свои взаиморасчёты и своё сальдо на счетах 60, 62, 76.

Договоры

Договор в БП 3.0 подчинён карточке контрагента. Значит, для документов, где стороной выбран филиал, договор нужен в карточке филиала. Откройте карточку подразделения, перейдите по ссылке «Договоры» и создайте договор с нужным видом: «С покупателем», «С поставщиком» или «Прочее».

Номер и дату ставьте по бумажному договору. Если юридически договор один на всю организацию, у головы и у филиала будут две записи с одним номером. Это допустимо: учёт расчётов в 1С ведётся по карточке и договору, а не по номеру.

Группы справочника

Если подразделений у клиента много, создайте в справочнике группу с названием организации и сложите туда голову и все филиалы. Список станет короче, а в отчётах можно отбирать по группе.

Дополнительные реквизиты

Когда нужно хранить что-то своё (код филиала в системе клиента, менеджера, регион доставки), включите дополнительные реквизиты: Администрирование → Общие настройки, флажок «Дополнительные реквизиты и сведения». После этого набор реквизитов для контрагентов настраивается в том же разделе по ссылке на дополнительные реквизиты. Новое поле появится во всех карточках, в том числе у подразделений.

Как это выглядит в УТ 11 и других конфигурациях

Логика одинаковая: подразделение контрагента — отдельный элемент со своим КПП. Отличается то, откуда его создавать.

В УТ 11 есть удобный приём: заведите одного партнёра на всю организацию и создайте под ним контрагента-голову и контрагентов-подразделения. Менеджер работает с партнёром, видит общую историю продаж и долг по клиенту целиком. Бухгалтерские документы при этом оформляются на нужный КПП.

Подразделение контрагента в документах: продажи, покупки, банк

Здесь и видна польза отдельной карточки. Ниже — как выбирать контрагента в разных ситуациях.

Реализация и счёт-фактура

Если филиал покупателя сам принимает товар и просит счёт-фактуру на себя, выбирайте в реализации карточку подразделения. В счёт-фактуре выданном и в книге продаж окажется КПП филиала. Так требуют правила заполнения счёта-фактуры: при отгрузке в адрес обособленного подразделения указывается его КПП.

Если договор и расчёты ведутся с головной организацией, а товар просто едет на склад филиала, контрагентом оставьте голову. Филиал укажите грузополучателем на закладке доставки или в поле грузополучателя документа.

Поступление от поставщика

Смотрите в полученный счёт-фактуру. Какой КПП продавца в нём стоит, такую карточку и выбирайте. Если поставщик отгружает со своего филиала и ставит КПП филиала, берите карточку подразделения. Иначе при сопоставлении данных в декларации по НДС ваш раздел 8 не совпадёт с разделом 9 поставщика.

Банковские выписки

При загрузке выписки 1С ищет контрагента по ИНН и КПП плательщика. Когда в базе есть голова и подразделение, платёж с КПП филиала должен попасть на карточку филиала.

После загрузки откройте список документов «Поступление на расчётный счёт» и проверьте колонку контрагента у платежей этой организации. Если платёж встал не на ту карточку, откройте документ, выберите правильного контрагента и договор, перепроведите.

Зачёт аванса между головой и филиалом

Частый случай: аванс заплатила голова, а отгрузка ушла на филиал. Для 1С это два разных контрагента, автоматического зачёта не будет. Долг повиснет: аванс на голове, задолженность на филиале.

Решение — документ «Корректировка долга» с видом операции переноса задолженности между контрагентами. Делайте его только при наличии письма или соглашения о зачёте, иначе юридически основания нет.

Проверка: правильно ли заведено подразделение

Проверку стоит сделать сразу после ввода и потом после первой отгрузки или оплаты.

Какие отчёты смотреть

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 или 60. Голова и филиал должны идти отдельными строками. Чтобы увидеть всю организацию целиком, в настройках отчёта добавьте отбор по ИНН контрагента.
• 📘 Книга продаж и книга покупок. Проверьте КПП в строках по этой организации.
• 🔍 Сервис проверки контрагентов. Если он подключён, в карточке и в документах видна отметка, что пара ИНН/КПП найдена в базе ФНС. Предупреждение по подразделению часто означает опечатку в КПП или закрытый филиал.
• 📝 Акт сверки взаиморасчётов. Формируется по конкретному контрагенту. Для филиала — отдельный акт на его карточку.

Как ускорить работу с большим числом филиалов

Если у клиента десятки подразделений, вводить каждое руками долго. Есть несколько способов сократить ручную работу.

Загрузка из таблицы. В списке справочника контрагентов в актуальных релизах БП есть команда загрузки данных из файла. Подготовьте Excel с колонками наименования, ИНН и КПП, вставьте данные и сопоставьте колонки. Флажок подразделения и головного контрагента потом проставьте групповым изменением.

Групповое изменение реквизитов. Выделите в списке нужные карточки, нажмите Ещё → Изменить выделенные и задайте одно значение сразу всем: головного контрагента, группу, дополнительный реквизит.

Копирование. Для двух-трёх филиалов быстрее всего копировать головную карточку и править только КПП, адрес и счёт.

Ошибки, из-за которых расходятся расчёты и НДС

Эти проблемы всплывают на сверке с клиентом или в требовании налоговой.

Частые вопросы