Добавление нового контрагента в справочник 1С

Чаще всего нового контрагента заводят сразу через кнопку «Создать» — и через месяц в базе два «ООО Ромашка» с разными договорами и остатками. Поэтому правильный порядок обратный: сначала найти контрагента в справочнике, и только если его там нет — создавать карточку.

Справочник контрагентов в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается из раздела Справочники → Контрагенты. Этот же список доступен из Покупки → Контрагенты и Продажи → Контрагенты — это один и тот же справочник. Ниже — полный путь: от проверки на дубль до заполнения реквизитов по ИНН, настройки договоров и загрузки списком.

Проверьте, нет ли контрагента в базе

Перед созданием карточки всегда ищите контрагента по ИНН — это самый надёжный ключ. Наименование у организаций совпадает (десятки «ООО Ромашка»), а ИНН уникален.

В списке контрагентов есть строка поиска над таблицей. Вставьте туда ИНН и нажмите Enter — 1С отфильтрует справочник. Если ничего не нашлось, попробуйте искать по части наименования: поиск работает по вхождению, поэтому «ромаш» найдёт «ООО “Ромашка”» независимо от регистра.

Зачем это нужно: дубль контрагента разносит движения по двум карточкам. Акт сверки по одной покажет долг, по второй — переплату, а оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 или 62 будет «рваться». Поэтому минута на проверку избавляет от разбора взаиморасчётов потом.

Создаём карточку нового контрагента

Контрагент не нашёлся — создаём. Нажмите «Создать» над списком. Откроется форма новой карточки.

Первым делом укажите вид контрагента — от него зависит набор полей:

• 🏢 Юридическое лицо — организации, ООО и АО. Главные реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН.
• 👤 Индивидуальный предприниматель — у ИП есть ИНН и ОГРНИП, но нет КПП.
• 🧍 Физическое лицо — для расчётов с физлицами без статуса ИП.
• 🏛 Государственный орган — для расчётов с бюджетом и госучреждениями.
• 🔗 Обособленное подразделение — привязывается к головной организации, которая уже есть в справочнике.

Вид можно будет сменить позже, пока по контрагенту нет проводок. После первого документа поле блокируется, чтобы не путать учёт.

Следом заполняются наименования. Их два, и путать их не стоит:

• Полное наименование — строго по уставу, с организационно-правовой формой: Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка". Оно идёт в договоры, счета-фактуры и другие юридически значимые документы.
• Сокращённое (рабочее) наименование — то, что видит менеджер в списках и отчётах: ООО "Ромашка". Его можно делать удобным для поиска, но без фантазии — иначе коллега не найдёт контрагента.

Заполнение реквизитов и автозаполнение по ИНН

Самый быстрый способ — не вводить реквизиты вручную, а подтянуть их по ИНН из базы ФНС. Для этого в программе должен быть подключён сервис 1С:Контрагент (входит в договор ИТС).

Введите ИНН в соответствующее поле карточки и перейдите к следующему полю. Если сервис подключён, 1С сама заполнит:

• наименование (полное и сокращённое);
• КПП и ОГРН;
• юридический адрес;
• иногда — руководителя и ОКВЭД.

Останется проверить данные и дописать то, чего нет в реестре: фактический адрес, контакты, банковский счёт.

Если автозаполнение не сработало, проверьте подключение к интернет-поддержке: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Там же виден статус сервиса 1С:Контрагент. Без подключения реквизиты вводятся руками — ошибки в этом случае не редкость, поэтому ИНН и КПП сверяйте с договором символ в символ.

Проверка контрагента в ЕГРЮЛ

Сервис 1С:Контрагент проверяет не только реквизиты, но и состояние организации. По кнопке проверки (в карточке и в списке контрагентов) программа запрашивает базу ФНС и показывает:

• действует организация или ликвидирована;
• совпадает ли ИНН с наименованием;
• не внесён ли контрагент в реестр недобросовестных.

Кроме короткой проверки есть и развёрнутое досье контрагента: финансовое состояние по данным отчётности, сведения из реестров, арбитражные дела. Досье открывается из карточки и помогает оценить партнёра до сделки, а не после неё.

Эта проверка — элемент должной осмотрительности: подтверждение, что перед сделкой вы убедились в благонадёжности партнёра. Результат стоит сохранять, особенно по новым и крупным поставщикам — он пригодится, если налоговая спросит, почему вы работали именно с этим контрагентом.

Договоры, банковские счета и условия работы

Контрагент сам по себе в документы не попадает — в накладной или платёжке всегда участвует пара «контрагент + договор». Поэтому следующий шаг — завести договор.

Договоры открываются из карточки контрагента по ссылке «Договоры». Нажмите «Создать» и укажите вид договора — он определяет, куда программа подставит контрагента:

В договоре задаются рабочие условия: валюта расчётов, вид цен, порядок зачёта авансов, срок оплаты. Если организация и контрагент работают по нескольким направлениям, договоров может быть несколько — например, отдельно на поставку и отдельно на услуги.

Счета учёта расчётов (60.01, 60.02 для поставщиков; 62.01, 62.02 для покупателей) программа подставляет в документы сама. Если по конкретному контрагенту или договору нужны другие счета, их задают в отдельной настройке счетов учёта расчётов — тогда правило срабатывает автоматически при проведении, и не придётся править каждый документ руками.

Банковские счета заполняются по ссылке «Банковские счета» в карточке. Достаточно ввести БИК — наименование банка, корсчёт и город 1С подставит из справочника банков. Один контрагент может иметь несколько счетов; тот, что отмечен основным, подставляется в платёжные документы по умолчанию.

Загрузка контрагентов из внешних источников

Когда контрагентов не один, а сотни, вводить их вручную долго. Есть несколько способов перенести их списком.

1. Из входящих документов ЭДО. Когда поставщик присылает электронный документ через оператора ЭДО, 1С при его загрузке сама предлагает создать контрагента и договор по реквизитам из документа. Это самый чистый способ — данные приходят от самого контрагента.
2. Из банковской выписки. При загрузке выписки клиент-банка программа распознаёт плательщиков и получателей по ИНН и предлагает завести новых контрагентов автоматически.
3. Через типовые механизмы переноса. При переходе с другой базы 1С контрагенты переносятся вместе с остатками штатными средствами выгрузки-загрузки, а не копируются вручную.
4. Загрузка из таблицы. Готовый список из Excel загружают через механизм загрузки данных — сопоставив колонки файла с полями справочника: отдельно наименование, отдельно ИНН, отдельно КПП. Чем аккуратнее сопоставлены колонки, тем меньше ручной правки после загрузки.

Какой способ выбрать, зависит от того, откуда берутся данные:

• документы уже идут через ЭДО — пусть контрагенты заводятся из них;
• переходите с другой базы — переносите штатно, вместе с остатками;
• есть готовый перечень в Excel — загружайте таблицей;
• контрагент разовый — быстрее завести вручную по ИНН.

Если дубли всё же появились, их не удаляют напрямую (на карточку завязаны документы), а объединяют штатной обработкой поиска и удаления дублей: она переносит все ссылки на одну карточку, а вторую помечает на удаление.

Группы и анализ расчётов с контрагентами

Справочник контрагентов — иерархический: контрагентов удобно раскладывать по группам (папкам). Группа создаётся кнопкой «Создать группу »; внутри можно делать подгруппы.

Типичные варианты группировки:

• 📁 по роли: «Поставщики», «Покупатели», «Прочие»;
• 📁 по направлению: «Аренда», «Коммуналка», «Подрядчики»;
• 📁 по организации — если в базе несколько юрлиц.

Группы влияют только на удобство поиска и отбор в отчётах, на учёт — нет. Контрагента можно перетащить в другую группу мышью или через команду изменения в командной панели списка.

Для анализа расчётов группировка не нужна — проводки собираются по счетам учёта. Основные инструменты проверки:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (с поставщиками) или 62 (с покупателями), развёрнутая по субконто «Контрагенты» и «Договоры» — видно сальдо и обороты по каждому.
• Акт сверки взаиморасчётов — формирует документ со стороны вашей организации для сверки с контрагентом.
• Карточка счёта по конкретному контрагенту — построчная история всех операций.

Так из справочника контрагентов и счетов 60/62 складывается полная картина: кто сколько должен и по какому договору.

Частые вопросы