Ввод товарной накладной от поставщика в 1С:Бухгалтерию 3.0 и УТ 11: от шапки документа до книги покупок

Накладную поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 заносят документом поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → Товары (накладная, УПД). В шапке указывают номер и дату с бумажного документа, контрагента и договор, в табличную часть переносят строки с ценами и НДС, затем нажимают «Провести и закрыть». В 1С:Управление торговлей 11 тот же документ называется «Приобретение товаров и услуг».

Типичная ситуация: водитель привёз товар, кладовщик принёс в бухгалтерию накладную на 40 строк, а в базе половины позиций ещё нет. Если завести её «как получится», через месяц всплывут дубли номенклатуры, разница НДС в копейках и пустая книга покупок. Ниже порядок, при котором документ сразу ложится правильно.

Подготовка базы перед вводом накладной

Накладная ссылается на справочники. Если они пустые или заполнены криво, ошибка уйдёт в каждый документ поступления.

Что проверить один раз до первого ввода:

• 🏢 Организация — реквизиты, система налогообложения и признак плательщика НДС. От этого зависит, будет ли 1С выделять НДС на счёт 19.
• 🏬 Склады — если товар хранится в нескольких местах, включите учёт по нескольким складам в Администрирование → Функциональность (вкладка «Запасы»). Иначе поле «Склад» в документе будет одно на всё.
• 📒 Счета учёта номенклатуры — Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Здесь задают, на какой счёт пойдёт группа: товары на 41.01, материалы на 10.01, услуги на 26 или 44. Правило работает для всех будущих поступлений.
• 🤝 Контрагент и договор — поставщик с ИНН и КПП, договор с видом «С поставщиком». Договор с видом «С покупателем» в документе поступления выбрать нельзя.

Пути к документу в разных программах

Дальше шаги описаны для Бухгалтерии 3.0. В УТ 11 логика та же, но учёт ведётся по складам и видам цен, а проводки формируются потом, при передаче данных в бухгалтерию.

1. Создаём документ поступления товаров

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)». Для смешанной накладной с товарами и услугами выбирайте «Товары, услуги, комиссия».
3. В строке «Накладная №» введите номер с документа поставщика, в поле «от» — его дату.
4. Поле «Дата» в правом верхнем углу — это дата документа в вашей базе. Ставьте день фактического получения товара. По ней 1С оприходует товар и выделит НДС.
5. Выберите контрагента. Если у него один договор с поставщиком, 1С подставит его сама.
6. Укажите склад.

Номер и дата из накладной поставщика вводятся в поле «Накладная №… от», а не в номер нашего документа. Свой номер 1С присваивает автоматически, трогать его не нужно. Перепутаете — в книге покупок окажется ваш внутренний номер, и при сверке с поставщиком документ не найдётся.

Когда даты различаются

Поставщик выписал накладную 28-го, а товар приехал 2-го следующего месяца. Правильная дата прихода — 2-е: право собственности обычно переходит при получении, если договор не говорит иное. Дату поставщика оставьте в поле «от». Если по договору собственность переходит при отгрузке, дата прихода — 28-е. Это решение бухгалтера, а не программы.

2. Заполняем табличную часть и номенклатуру

Строки накладной вносятся на вкладке «Товары». Есть три способа:

Новая позиция прямо из документа

Если товара в справочнике нет, начните вводить название в колонке «Номенклатура». 1С покажет совпадения. Нет подходящего — выберите «Создать», и откроется карточка.

В карточке заполните:

• 📦 Вид номенклатуры — «Товары», «Материалы», «Услуги». От вида зависит счёт учёта.
• 📏 Единица — та, в которой пришло количество в накладной (шт, кг, упак).
• 🧾 Ставка НДС — 20%, 10%, 0% или «Без НДС». Её подставят в строку документа.
• 🔢 Код ТН ВЭД и страна происхождения — для импортного и прослеживаемого товара.

Колонки счетов

Справа в строке видны «Счёт учёта» и «Счёт НДС». Если правило из подготовки настроено, там будут 41.01 и 19.03 для товара. Видите 10.01 у товара для перепродажи или пустой счёт — исправьте правило в «Счетах учёта номенклатуры», а не только эту строку. Иначе ошибка повторится в следующей накладной.

3. Цены, НДС и сверка итогов с документом поставщика

Здесь чаще всего возникают расхождения. Сначала разберитесь, как поставщик указал цену: с НДС или без.

Над табличной частью есть ссылка с описанием цен, например «Цены: НДС сверху» или «НДС в сумме». Нажмите её и установите или снимите флажок «Цена включает НДС»:

• если в накладной колонка «Цена» без НДС, а налог прибавлен отдельной колонкой — флажок снят;
• если цена в накладной уже с налогом (так часто выписывают розничные поставщики) — флажок установлен.

Пример. Поставщик продал 10 пачек бумаги по 300 руб. без НДС. Сумма без налога — 3 000 руб., НДС 20% — 600 руб., всего 3 600 руб. Если по ошибке поставить флажок «Цена включает НДС», 1С посчитает 3 000 руб. вместе с налогом: НДС 500 руб., стоимость товара 2 500 руб. Склад занижен на 500 руб., вычет — на 100 руб.

Разница в копейках

Поставщик считает НДС по каждой строке и округляет, а иногда — от итога. Из-за этого сумма НДС в 1С может отличаться от накладной на 1–2 копейки.

Как исправить:

1. Сравните итог НДС в подвале документа с итогом в накладной.
2. Найдите строку, где расходится, и вручную поправьте значение в колонке «НДС».
3. Проверьте, что «Всего» в документе совпало с «Всего к оплате» у поставщика.

Сумма НДС в 1С должна совпадать с накладной или УПД до копейки. Иначе в книге покупок будет одна сумма, у поставщика в книге продаж другая, и при сопоставлении данных налоговая пришлёт требование о пояснениях.

Счёт-фактура и УПД

Вычет НДС даёт не накладная, а счёт-фактура. Внизу документа поступления есть строка «Счёт-фактура №… от…»:

• поставщик прислал накладную и отдельный счёт-фактуру — введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать»;
• поставщик прислал УПД со статусом 1 — это и накладная, и счёт-фактура. Номер и дата у них общие, отдельный бланк не нужен;
• УПД со статусом 2 — только первичный документ. Счёт-фактуру не регистрируют, вычета по нему нет.

Без зарегистрированного счёта-фактуры документ проведётся, товар оприходуется, но запись в книге покупок не появится.

4. Проводим документ и печатаем формы

Нажмите «Провести». Если 1С не выдала сообщений, проверьте результат кнопкой ДтКт на панели документа.

Для накладной на товары с НДС 20% получится:

Вычет по умолчанию отражается сразу при проведении, если в счёте-фактуре стоит флажок отражения вычета в книге покупок. Если вы откладываете вычет, его заявляют отдельным документом «Формирование записей книги покупок».

Если вы уже перечислили поставщику предоплату, при проведении 1С зачтёт аванс: появится проводка Дт 60.01 Кт 60.02. Способ зачёта задаётся в ссылке «Расчёты» над табличной частью.

Печатные формы

Кнопка «Печать» в документе даёт формы, которые нужны при приёмке:

• 🗂 Приходный ордер (М-4) — для материалов, если на складе ведут такую форму;
• 📉 Акт о расхождениях — если пришло меньше или товар испорчен (форма ТОРГ-2 или своя, утверждённая в учётной политике);
• 📝 Поступление товаров — внутренняя печатная форма для сверки со складом.

Саму накладную поставщика 1С не печатает: это документ продавца. У вас она хранится в оригинале или в архиве ЭДО.

5. Загрузка накладных из ЭДО и Excel без ручного ввода

Когда накладных десятки в месяц, ручной ввод — главный источник опечаток. Есть два пути автоматизации.

Из электронного документооборота

Если подключена 1С-ЭДО или другой оператор, работающий с 1С, входящие УПД приходят в Покупки → Текущие дела ЭДО. Порядок такой:

1. Откройте входящий электронный документ.
2. Сопоставьте номенклатуру поставщика со своей. Это делается один раз: 1С запомнит соответствие и в следующий раз подставит позиции сама.
3. Создайте документ учёта: 1С сформирует «Поступление» с номером, датой, суммами и НДС из файла.
4. Проверьте склад и счета учёта, проведите документ и подпишите УПД.

Суммы и НДС в таком документе совпадают с УПД поставщика до копейки — проблема из раздела про округление исчезает.

Из Excel

Поставщик прислал накладную в xlsx, а ЭДО у вас нет. В табличной части «Товары» документа поступления есть команда загрузки из файла: она открывает окно, куда вставляют таблицу из Excel и указывают, какая колонка что значит.

Чтобы загрузка прошла с первого раза:

• 🧹 удалите из таблицы пустые строки, итоги и объединённые ячейки;
• 🔤 оставьте колонки «Наименование» или «Артикул», «Количество», «Цена» и «Сумма»;
• 🔍 сопоставляйте по артикулу, если он заполнен у вас в справочнике, — по названию 1С чаще ошибается;
• ➕ для несопоставленных строк 1С предложит создать номенклатуру. Сначала проверьте каждую по справочнику.

Ошибки при вводе накладной и как их найти

Ещё одна неприятная ошибка — ввод товаров и услуг одной накладной в разные документы. Доставка в той же накладной относится к стоимости товара или к расходам в зависимости от учётной политики. Решите это до ввода и придерживайтесь одного правила.

Частые вопросы