Заводим товары и услуги в справочник номенклатуры 1С 8.3

Справочник номенклатуры в «1С:Бухгалтерии 8.3» открывается через Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в «1С:Управлении торговлей 11» — через НСИ и администрирование → Номенклатура. Новая позиция добавляется кнопкой Создать. Но прежде чем нажимать её десятки раз подряд, стоит один раз настроить виды номенклатуры и счета учёта — тогда карточки будут заполняться почти автоматически.

Ниже разберём, как завести номенклатуру в 1С 8.3 вручную и списком, чем товар отличается от услуги в настройках, когда нужны характеристики и серии, как привязать штрихкод и подготовить товар к маркировке. Пути приведены для БП 3.0 и УТ 11 — двух самых частых конфигураций; в «1С:УНФ», «Рознице» и ERP справочник устроен так же и открывается из раздела с нормативно-справочной информацией.

С чего начать: справочник и виды номенклатуры

Прежде всего определитесь, где в вашей программе живёт справочник и какой «вид» будет у новой позиции. Путь к списку зависит от конфигурации.

Вид номенклатуры — это ключевая настройка, а не формальность. Он отвечает за то, как позиция будет вести себя в документах:

• 📦 в БП 3.0 вид номенклатуры (Справочники → Товары и услуги → Виды номенклатуры) задаёт счета учёта, которые подставятся при проведении: товар на счёте 41, материал на 10, продукция на 43;
• 🏷️ в УТ 11 вид номенклатуры определяет тип (товар, услуга, тара, работа), а также включает характеристики, серии и маркировку для всей группы товаров сразу.

Рядом с видом номенклатуры в бухгалтерии работает номенклатурная группа — аналитика для выручки и себестоимости (счета 90, 20, 23). Вид отвечает за счёт учёта запасов, группа — за разрез в отчётах о прибыли. Это разные вещи, и заполнять их нужно обе.

Ещё до первой карточки продумайте структуру папок справочника. Номенклатуру удобно разложить по группам: «Товары», «Материалы», «Услуги», внутри — по категориям. Группа создаётся кнопкой Создать группу (папка со значком). Плоский список из тысячи позиций без папок превращается в болото, где никто не находит нужный товар и плодит дубли.

Как создать карточку товара вручную

Откройте список номенклатуры и нажмите Создать. Откроется пустая карточка. Минимальный набор полей, без которых позиция будет работать некорректно:

1. Наименование — короткое, для подбора в документах. По нему идёт поиск, поэтому пишите так, как будете искать: «Кабель ВВГ 3х1.5», а не «изделие кабельное».
2. Полное наименование — для печатных форм, накладных и счетов-фактур. Сюда попадает официальное название.
3. Вид номенклатуры — выберите из подготовленного списка. От него подтянутся счета учёта.
4. Единица измерения — штука, килограмм, метр. В УТ 11 это единица хранения остатков.
5. Ставка НДС — подставится в документы реализации и поступления. Если ставку указать неверно, НДС поедет по всем продажам этой позиции.
6. Номенклатурная группа (в БП 3.0) — для аналитики выручки.

Эти поля — обязательный минимум. Дополнительно в карточке пригодятся:

• Артикул — если товар приходит от поставщика с артикулом, заполните его. По артикулу удобно искать позицию и сопоставлять строки при загрузке прайсов из Excel.
• Производитель / поставщик — справочное поле, помогает различать однотипные товары разных брендов.
• Импортёр и страна происхождения — нужны, если позиция попадает под прослеживаемость или идёт в счёте-фактуре с номером ГТД.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Товар сразу доступен для подбора в документах.

Услуга заводится так же, но с видом номенклатуры типа «Услуга»: у неё нет складского учёта, счёт 41 не нужен, а при реализации сразу формируется выручка. В карточке услуги поля про штрихкоды и серии просто не отображаются.

Характеристики и серии: когда карточек не хватает

Если один и тот же товар идёт в разных цветах или размерах, заводить отдельную карточку на каждый вариант — плохая идея: справочник раздувается, отчёты становятся нечитаемыми. Для этого есть характеристики.

Характеристика — это разрез внутри одной карточки: «Футболка», а внутри — размеры S, M, L и цвета. Остатки и цены при этом хранятся в разрезе характеристик.

• в УТ 11 характеристики включаются через вид номенклатуры: в нём выбирается вариант использования — индивидуальные (свой список у каждой позиции) или общие (единый справочник для группы);
• в БП 3.0 учёт по характеристикам включается в разделе функциональности (Администрирование → Функциональность → Запасы), после чего в карточке появляется соответствующая закладка.

Серии нужны там, где важна партия, срок годности или номер: продукты, медикаменты, техника с гарантийными номерами. Учёт по сериям тоже включается через вид номенклатуры (УТ 11) или функциональность (БП 3.0) и позволяет списывать остатки в разрезе конкретной серии.

Отдельно стоит сказать про единицы измерения и упаковки в УТ 11. У позиции есть единица хранения остатков (например, штука) и дополнительные упаковки (коробка по 12 штук, паллета). Упаковки задаются в карточке и позволяют принимать и отгружать товар кратно, пересчёт в базовую единицу программа делает сама. В БП 3.0 упаковки не ведутся — там работает одна единица измерения.

Загрузка номенклатуры из Excel списком

Заводить сотни позиций вручную незачем. И в БП 3.0, и в УТ 11 есть встроенная загрузка из табличного файла. Общий порядок:

1. Подготовьте таблицу в Excel: по колонкам — наименование, артикул, единица, ставка НДС, цена. Первая строка — заголовки.
2. В списке номенклатуры найдите в командной панели команду загрузки из внешнего файла (в актуальных релизах она называется Загрузить; если такой кнопки нет — её заменяет обработка Загрузка данных из внешнего файла).
3. Скопируйте диапазон из Excel и вставьте в форму загрузки, либо укажите путь к файлу .xlsx.
4. Сопоставьте колонки: укажите программе, где наименование, где единица, где ставка. Это самый важный шаг — при неверном сопоставлении данные встанут не в те поля.
5. Включите поиск существующих позиций по артикулу или наименованию, чтобы не задвоить уже заведённые товары.
6. Запустите загрузку и проверьте результат.

Обязательно настройте поиск по артикулу перед загрузкой. Без этого повторный импорт того же прайса создаст вторые экземпляры всех товаров, и остатки разъедутся по дублям.

После загрузки проверьте результат, а не закрывайте форму сразу. Сравните число строк в исходном файле с числом новых позиций в справочнике: если из 400 строк завелось 380, значит 20 строк программа посчитала дублями или не распознала. Отсортируйте список по дате создания или откройте группу, куда шла загрузка, и пробегитесь глазами по наименованиям и ставкам НДС — так ошибки сопоставления видны сразу.

Если файл приходит от поставщика в нестандартном виде, удобнее один раз привести его к нужным колонкам в Excel, чем мучить настройку сопоставления в 1С. Пустые строки, объединённые ячейки и заголовки посреди таблицы — главные причины сбоя загрузки, уберите их заранее.

Штрихкоды и маркировка товара

Штрихкод привязывается к карточке через регистр сведений — на закладке Штрихкоды (в БП 3.0 учёт по штрихкодам предварительно включается в функциональности). Варианта два:

• отсканировать штрихкод с упаковки сканером — он подставится в поле автоматически;
• сгенерировать внутренний штрихкод формата EAN-13 кнопкой Новый штрихкод — подходит для весового и фасованного товара без заводской маркировки.

Один товар может иметь несколько штрихкодов (например, штучный и упаковку), и один штрихкод — только одну позицию. Если при сканировании программа открывает не ту карточку или сообщает, что штрихкод уже занят, значит он привязан к другой номенклатуре — проверьте регистр штрихкодов и уберите дубль, иначе на кассе и приёмке будут подставляться чужие товары.

Маркировка (система «Честный знак», ГИС МТ) — это другое. Штрихкод EAN идентифицирует вид товара, а код маркировки Data Matrix уникален для каждой единицы. Чтобы завести маркируемый товар:

1. В карточке укажите ТН ВЭД и признак принадлежности к группе маркируемой продукции (обувь, одежда, молочная продукция, вода, табак и т. д.).
2. В УТ 11 это задаётся через вид номенклатуры с включённой маркировкой; в БП 3.0 — после включения обмена с «Честным знаком» в настройках интеграции.
3. Проверьте единицу измерения и упаковки — коды приходят на конкретную упаковку.

Если товар не относится к маркируемым группам, поля ТН ВЭД и прослеживаемости можно не заполнять — они нужны только для импортных, прослеживаемых и маркируемых позиций.

Частые ошибки при заведении номенклатуры

Большинство проблем всплывает не в момент создания карточки, а при проведении документов. Вот по каким симптомам их ловить.

Отдельная история — пересортица из-за дублей. Если одну и ту же позицию заводили несколько человек под разными названиями, остатки и себестоимость считаются по каждой карточке отдельно. Регулярно прогоняйте обработку поиска дублей и приучите сотрудников искать товар перед созданием.

Ещё одна частая недоработка — пустой или неверный вид номенклатуры у услуг. Услугу с видом «Товар» программа будет пытаться списать со склада, и при реализации вы получите ошибку нехватки остатков на несуществующем складе. Проверить просто: откройте несколько карточек услуг и убедитесь, что у них стоит вид с типом «Услуга», а не «Товар», доставшийся по умолчанию.

Частые вопросы