Добавление товаров и услуг в справочник «Номенклатура»: от одной карточки до загрузки прайса

Справочник открывают так: в 1С Бухгалтерии 3.0 — Справочники → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. Дальше кнопка Создать, заполнить наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС — карточка готова. Это ручной способ, он нужен, когда позиций немного.

Способ выбирают по числу позиций. Одну-две карточки заводят вручную. Прайс поставщика на сотни строк — загружают из Excel. Повторяющийся товар с похожими реквизитами удобнее создавать копированием. А при массовом переходе с другой программы номенклатуру переносят обменом, не вбивая руками.

Ниже разберём каждый путь: где лежит справочник, какие поля обязательны, как не наплодить дублей и что делать, если документ не проводится из-за незаполненной карточки.

Что настроить в справочнике до первого ввода

Пустая база к вводу почти готова, но два-три справочника-спутника лучше заполнить заранее — иначе карточку придётся переоткрывать.

Папки (группы). Номенклатуру удобно разложить по группам: «Товары», «Материалы», «Услуги», «Тара». Группа создаётся кнопкой Создать группу в форме списка. Карточку потом кладут в нужную папку — по группам считают остатки и строят отчёты.

Виды номенклатуры. Это ключевой справочник. Вид определяет, товар перед вами, услуга или, например, работа, и задаёт тип по умолчанию для новых карточек. В 1С Бухгалтерии виды лежат в Справочники → Виды номенклатуры. Заведите хотя бы «Товар» и «Услуга» — для услуги в карточке не нужны склад и количество, и счета учёта у неё другие.

Единицы измерения. Единицы берутся из классификатора ОКЕИ: штука, килограмм, метр, литр. «Штука» обычно уже есть. Если поставщик отгружает в упаковках, а вы продаёте поштучно, единицу хранения оставляют базовую (штука), а упаковки настраивают отдельно.

Счета учёта номенклатуры. В 1С Бухгалтерии счета задаются не в каждой карточке, а общим правилом — регистром Счета учёта номенклатуры (ссылка есть в форме списка номенклатуры). Правило можно задать на всю группу: для «Товаров» — счёт 41.01, для «Материалов» — 10.01, для «Услуг» — без складского счёта. Если для номенклатуры не найдено ни одного подходящего правила, документ по ней не проведётся.

Как завести карточку номенклатуры вручную

Самый частый сценарий — одна новая позиция. Порядок такой:

1. Откройте Справочники → Номенклатура, встаньте в нужную группу, нажмите Создать.
2. Заполните Наименование — короткое рабочее имя, по нему ищут позицию в документах. Отдельное поле Полное наименование идёт в печатные формы (счета, накладные, УПД), туда пишут официальное название с характеристиками.
3. Выберите Вид номенклатуры. От него зависит, появятся ли в документах количество и склад и какие счета подставятся.
4. Укажите Единицу измерения — обычно «шт».
5. Проставьте % НДС. Если ошибётесь здесь, в реализациях и счетах-фактурах налог посчитается неверно.
6. При необходимости заполните Артикул, Номенклатурную группу (нужна для учёта выручки и затрат по направлениям) и реквизиты для прослеживаемости — ТН ВЭД, страну происхождения.
7. Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть.

Перед тем как заводить новую позицию, проверьте, нет ли её уже в базе. Наберите в поле поиска артикул или часть наименования — поиск по справочнику идёт по подстроке. Тридцать секунд проверки экономят последующую чистку дублей: удалить лишнюю карточку, по которой уже прошли документы, заметно сложнее, чем не создавать её.

Для маркируемых и прослеживаемых товаров заполните дополнительные реквизиты. По прослеживаемым позициям (импортная электроника, холодильное оборудование и прочие из перечня) нужен код ТН ВЭД — по нему программа понимает, что товар под контролем, и требует РНПТ в документах. Для маркируемых товаров в карточке ставят признак маркировки и указывают, к какой товарной группе «Честного знака» относится позиция. Без этих реквизитов документ по такому товару либо не проведётся, либо не уйдёт в систему маркировки.

Для товаров с размерами, цветами или сортами не плодите карточки на каждое сочетание. Включите учёт по характеристикам (в Управлении торговлей — в настройках вида номенклатуры) и заводите одну карточку с характеристиками. Иначе справочник распухает, а остатки размазываются по десяткам почти одинаковых позиций.

Копирование: быстрый ввод похожих позиций

Когда новая позиция отличается от уже заведённой одним-двумя реквизитами, не заполняйте карточку с нуля.

Встаньте в списке на подходящий образец и нажмите Создать копированием текущего (клавиша F9). Откроется новая карточка с переписанными реквизитами: вид номенклатуры, единица, ставка НДС, счета. Останется поменять наименование и артикул.

Так удобно заводить линейку однотипного товара — например, один и тот же профиль разной длины или краску разных цветов (если вы всё же ведёте их отдельными карточками, а не характеристиками).

Загрузка номенклатуры из Excel

Когда поставщик прислал прайс на сотни строк, ручной ввод бессмысленен. В типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из файла.

Откройте форму списка номенклатуры и найдите в командной панели команду загрузки из внешнего файла (в 1С Бухгалтерии — кнопка Загрузить, в части релизов она спрятана в меню Еще). Механизм работает так:

1. Откройте файл .xls/.xlsx или просто скопируйте диапазон ячеек из Excel в буфер обмена.
2. Вставьте данные в табличную часть обработки.
3. Сопоставьте колонки: укажите, где наименование, где артикул, где единица, где ставка НДС и цена. Это главный шаг — программа не угадывает структуру чужого прайса.
4. Снимите «шапку» прайса, если первая строка — это заголовки, а не данные.
5. Запустите загрузку. Новые позиции создадутся, по совпадению артикула или наименования существующие обновятся.

Единицы и ставки НДС из файла должны совпадать по написанию с вашими справочниками, иначе программа либо не распознает значение, либо заведёт новый элемент («шт.» и «шт» — для неё разные строки). Приведите прайс к единому виду до загрузки.

Отдельно о ценах. Загрузка карточек и загрузка цен — это два разных действия. Сами карточки попадают в справочник «Номенклатура», а цены — в регистр по видам цен (закупочная, розничная, оптовая). При загрузке прайса обычно есть галочка «загружать цены» и выбор вида цены, куда их записать. Если её не отметить, заведутся только карточки без цен, и при продаже цену придётся подставлять вручную. Поэтому сразу решите, в какой вид цены пишете прайс поставщика — как правило, в закупочную, а розничную формируете наценкой отдельно.

Создание карточки прямо из документа поступления

Карточку не обязательно готовить заранее — её можно завести в момент оприходования товара.

Когда вы заполняете Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и в табличной части нужной позиции ещё нет, в форме подбора или выбора номенклатуры нажмите Создать. Откроется та же карточка; заполнили, записали — позиция сразу встала в строку документа.

Так работают кладовщики и операторы: новый товар заводят по ходу приёмки, а не отдельным заходом в справочник. Способ удобен для небольшого потока новинок. Если же в накладной полсотни новых позиций, выгрузите прайс поставщика и загрузите из файла — это быстрее, чем открывать карточку на каждую строку.

Перенос номенклатуры обменом: из другой базы, с сайта, маркетплейсов

Массовый перенос вводом не делают — настраивают обмен данными.

Из другой базы 1С. Если вы переходите, например, с Управления торговлей на Бухгалтерию или работаете в двух базах, настройте синхронизацию: Администрирование → Синхронизация данных. В обмене номенклатура переносится вместе с остатками и документами, карточки создаются автоматически по правилам обмена.

С сайта. Интернет-магазины на 1С-Битрикс и ряде других платформ обмениваются с 1С по стандарту CommerceML: товары, картинки, остатки и цены ходят в обе стороны. Настройка — на стороне узла обмена с сайтом; номенклатура на сайте и в 1С связывается по коду или артикулу.

С маркетплейсами. Прямого типового обмена «1С — маркетплейс» в коробке обычно нет. Используют отраслевые решения и сторонние модули интеграции (через API площадки). Номенклатуру при этом ведут в 1С как основную, а на площадку выгружают карточки и остатки. Детали зависят от конкретного модуля, поэтому универсальной «кнопки» здесь нет.

Общий принцип любого обмена: назначьте одну базу главной по номенклатуре. Если карточки заводят и там, и там, рассинхрон и дубли неизбежны.

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Проблемы почти всегда одни и те же — и почти все видны не сразу, а когда документ отказывается проводиться или отчёт показывает ерунду.

Отдельно про поиск дублей, если они уже появились. В 1С Бухгалтерии есть обработка Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей. Она находит похожие карточки по наименованию или артикулу и склеивает их: все документы переносятся на одну карточку, лишние помечаются на удаление. Запускать её лучше в монопольном режиме и после выгрузки копии базы — операция меняет ссылки в проведённых документах.

Частые вопросы