Неотгулянные дни при старте учёта в ЗУП 3.1: ручной ввод, загрузка из таблицы и сверка

Чтобы занести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП вручную, создайте документ Кадры → Все кадровые документы → Создать → Ввод остатков отпусков. Дата документа — последний день перед началом учёта в программе. В табличной части на каждого сотрудника, вид отпуска и рабочий год — отдельная строка с числом неиспользованных дней.

Документ нужен один раз: при переходе на ЗУП 3.1 с другой программы или с ручного учёта. Без него программа знает только дату приёма и считает, что человек ни разу не отдыхал. В итоге отчёт по остаткам показывает 80–100 дней у сотрудника со стажем три года, а компенсация при увольнении выходит завышенной.

Что сделать до ввода остатков

Ввод остатков — последний шаг переноса кадровых данных, а не первый. Если документ создать раньше времени, строки не заполнятся или дадут неверный результат.

Проверьте пять вещей:

• 👥 Сотрудники есть в базе. Они приняты документом Начальная штатная расстановка или обычными приёмами. Без сотрудника строку в документе не создать.
• 📅 Даты приёма настоящие. В штатной расстановке указывают фактическую дату приёма, а не дату перехода на ЗУП. От неё программа отсчитывает рабочие годы.
• 🏖 Виды отпусков заведены. Настройка → Виды отпусков. Дополнительные отпуска (за ненормированный день, вредные условия, работу на Севере) должны существовать как отдельные виды.
• 🗓 Право на отпуск задано. У каждого сотрудника в кадровых данных указана положенная продолжительность — основная и дополнительная. Иначе отчёт по остаткам начислит дни неправильно уже после старта.
• 📄 Есть первоисточник цифр. Справка из прежней программы, записки-расчёты, таблица кадровика. ЗУП цифры не угадает.

Сделайте резервную копию базы до проведения документа по всей организации. Остатки потом влияют на каждый отпуск и каждую компенсацию, и массовая ошибка исправляется долго.

Три способа перенести остатки в ЗУП 3.1

Способ зависит от того, откуда вы переходите и сколько у вас сотрудников.

Перенос из ЗУП 2.5 запускают обработкой переноса в разделе Администрирование. Она создаёт документы ввода остатков сама. Проверять результат всё равно нужно, способы — ниже.

Из Бухгалтерии 3.0 остатки дней не переносятся: там нет учёта баланса отпусков. Цифры берите у кадровика и заносите вручную.

Как занести остатки отпусков вручную: порядок действий

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Кадры → Все кадровые документы.
2. Нажмите Создать и выберите Ввод остатков отпусков.
3. Укажите организацию.
4. Поставьте дату. При старте учёта с 01.01.2026 — это 31.12.2025.

Документ отдельной строкой в меню не выведен. Если не находите его в списке видов — наберите остатк в поиске по программе в верхней панели.

Шаг 2. Добавьте строки по сотрудникам

Кнопка Подбор позволяет выбрать сразу несколько человек. Добавить — по одному.

В каждой строке заполняются:

1. Сотрудник.
2. Вид отпуска — основной или конкретный дополнительный.
3. Рабочий год — период «с … по …».
4. Количество дней — остаток за этот рабочий год.

На одного сотрудника строк обычно несколько: по каждому незакрытому рабочему году и по каждому виду отпуска.

Шаг 3. Посчитайте остаток по рабочим годам

Рабочий год считается от даты приёма, а не по календарю. Это прямо следует из ст. 121 ТК РФ.

Пример. Менеджер принят 01.06.2023. Основной отпуск — 28 дней. Учёт в ЗУП начинается с 01.01.2026.

В документ идут две строки: 8 дней за второй рабочий год и 18 дней за третий. Год с нулевым остатком не вносят.

Самое скользкое место — третья строка. Рабочий год ещё идёт, и на 31.12.2025 сотрудник успел заработать не все 28 дней, а примерно 16,33 (28 / 12 × 7 месяцев). Отсюда два возможных подхода: внести «положено за год минус отгулял» или «заработано на дату минус отгулял».

Не выбирайте наугад. Внесите сначала одного сотрудника, проведите документ и постройте отчёт по остаткам на дату документа. Итог должен совпасть со справкой из старой программы. Если отчёт показывает больше на заработанную часть года — программа досчитывает её сама, и строку текущего года нужно поправить. Только после этой пробы заполняйте остальных по тому же принципу.

Шаг 4. Отпуск «авансом» — со знаком минус

Бывает, что сотрудник отгулял больше, чем было положено за рабочий год. Например, за год 01.06.2024 — 31.05.2025 он использовал 35 дней из 28. Тогда остаток за этот год вносят как −7.

Не переносите этот минус на следующий год вручную. Минус в своей строке даёт правильный итог, а история по годам остаётся читаемой.

Шаг 5. Проведите документ

Нажмите Провести и закрыть. Записанный, но не проведённый документ в остатках не участвует. Это самая частая причина вопроса «я всё ввёл, а отчёт пустой».

Загрузка остатков из Excel: на чём спотыкаются

Когда сотрудников несколько сотен, вбивать строки руками долго. Таблицу из Excel можно перенести двумя путями.

Через буфер обмена. Подготовьте в Excel колонки в том же порядке, что в документе, и заполните документ партиями. Работает, если строк немного и справочные значения (сотрудник, вид отпуска) совпадают по написанию.

Через обработку загрузки данных из табличного документа. Это внешняя обработка с диска ИТС, которая умеет загружать данные в табличную часть документа. Открывают её через Файл → Открыть, выбирают документ «Ввод остатков отпусков» и его табличную часть, вставляют таблицу и сопоставляют колонки.

Типичные ошибки при загрузке:

• 🔤 Сотрудник не находится. В Excel «Иванова О.П.», в базе «Иванова Ольга Петровна». Сопоставляйте по табельному номеру, а не по ФИО.
• 👯 Однофамильцы и совместители. У совместителя в ЗУП отдельный элемент «Сотрудники». Поиск по ФИО подставит основного сотрудника, и дни совместителя уйдут не туда.
• 📆 Даты строкой. Если в Excel дата хранится как текст, рабочий год загрузится пустым. Приведите колонку к формату даты до копирования.
• ➗ Дробные дни. Excel показывает 8, а внутри хранит 8,33 из-за формулы. В ЗУП попадёт дробь. Округлите значения в таблице явно.
• 🧾 Одна строка «итого» на человека. Если в выгрузке только общий остаток без разбивки по рабочим годам, данные придётся сначала разложить по годам. Иначе при увольнении и отзывах из отпуска цифры разойдутся.

Сверка: правильно ли введены остатки

Сразу после проведения постройте отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Дата отчёта — та же, что у документа ввода.

Что сверять:

1. Итог по каждому сотруднику совпадает со справкой из старой программы.
2. Нет сотрудников с «гигантскими» остатками. 70+ дней при стаже 2–3 года почти всегда значат, что документ не проведён или строка не попала.
3. Нет отрицательных итогов там, где их быть не должно.

Затем постройте тот же отчёт на дату через месяц после старта. Остаток должен вырасти примерно на 2,33 дня (28 / 12) у каждого, кто не был в отпуске. Если прирост другой — проверьте право на отпуск в кадровых данных сотрудника.

Для разбора по одному человеку удобна Справка об остатках отпусков в том же разделе кадровых отчётов. Она показывает дни по рабочим годам и помогает найти, в какой строке ошибка.

Как вводить остатки для разных категорий сотрудников

Внутренние и внешние совместители

Совместитель — отдельный сотрудник в ЗУП. Остатки по совместительству вносят отдельной строкой на этот элемент. Рабочий год у него считается от даты приёма на совместительство.

Сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком

Время отпуска по уходу за ребёнком до достижения им установленного возраста в стаж для ежегодного отпуска не входит (ст. 121 ТК РФ). Рабочий год сдвигается на длительность такого отпуска.

Пример: принята 10.02.2022, в отпуске по уходу 300 дней. Рабочие годы после выхода сместятся на 300 дней вперёд. Укажите в документе уже сдвинутые периоды, как они значатся в кадровой справке.

Отпуска без сохранения зарплаты больше 14 дней

По той же ст. 121 ТК РФ дни отпуска без сохранения зарплаты сверх 14 за рабочий год в отпускной стаж не включаются. Рабочий год удлиняется на эти дни. Проверьте, учли ли это в старой программе: если нет, остатки придётся пересчитать до ввода.

Дополнительные отпуска

Ненормированный рабочий день, вредные условия, районы Крайнего Севера — каждый вид вводится своей строкой по своему виду отпуска. Не суммируйте их с основным: при увольнении и при выборе вида в документе «Отпуск» это важно.

Уволенные до начала учёта

Тех, кто уволен до даты перехода и получил компенсацию, в документ не включают. Их остаток на момент увольнения закрыт.

Если остатки уже введены с ошибкой

Порядок исправления зависит от того, успели ли после документа оформить отпуска.

Чего не делать:

• ❌ Не вводите второй документ «на разницу», если ошибка в одной строке. Через полгода никто не вспомнит, откуда взялся довесок в 3 дня.
• ❌ Не меняйте дату приёма сотрудника, чтобы «подогнать» рабочие годы. Сломаются стаж и другие расчёты.
• ❌ Не правьте закрытые расчётные периоды ради исправления остатков. Корректировки денег — в текущем месяце.

Частые вопросы