Как занести новое предприятие в базу 1С 8.3

Чтобы добавить новое предприятие в 1С, откройте раздел Главное → Организации и нажмите «Создать». Программа запустит помощник: вы выберете форму (юридическое лицо или ИП), заполните реквизиты по ИНН и укажете систему налогообложения. На всю процедуру уходит 10–15 минут, если под рукой есть регистрационные документы.

Чаще всего бухгалтер спотыкается не на создании карточки, а на мелочах. Забыл открыть расчётный счёт, не назначил ответственных лиц, поставил не ту дату начала учёта — и потом документы «не проводятся», а в печатных формах съезжают реквизиты. Разберём весь порядок: что подготовить, как занести организацию в справочник 1С 8.3, настроить счета, отчётность и права доступа , а в финале — как проверить себя.

Что подготовить и какой режим включить перед регистрацией

Соберите документы заранее — заполнять карточку по памяти не стоит. Понадобятся:

• 📄 свидетельство о регистрации или лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП — оттуда берутся ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП) и дата регистрации;
• 🏦 реквизиты расчётного счёта: номер, БИК банка, корреспондентский счёт;
• 🧾 уведомление о применяемой системе налогообложения (для УСН — уведомление по форме 26.2-1);
• ✍️ данные руководителя, главного бухгалтера и кассира для подписей в документах.

Если в базе будет несколько фирм, сначала включите учёт по нескольким организациям. В типовой «Бухгалтерии» это флажок в разделе Главное → Функциональность на вкладке «Организации». Пока флажок снят, программа ведёт учёт по одной компании и справочник организаций может быть скрыт.

Форму организации выбирайте по факту: неверно указанный тип (ЮЛ вместо ИП) потом не переключить — карточку придётся создавать заново. У ИП нет КПП и уставного капитала, печатные формы и отчёты для него отличаются.

С системой налогообложения тоже лучше определиться заранее, потому что от неё зависит состав документов и отчётов. Коротко по основным вариантам:

• ОСН — платят НДС и налог на прибыль (у ИП — НДФЛ). Самый полный учёт, подходит, если контрагенты требуют счета-фактуры с НДС.
• УСН «доходы» — налог со всей выручки по пониженной ставке, расходы для налога не учитываются. Проще в ведении.
• УСН «доходы минус расходы» — налог с разницы; расходы нужно подтверждать документами.

Если точно не знаете режим — не угадывайте, а посмотрите в уведомлении из налоговой или в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Поставить режим «на время» и переключить потом — плохая идея: пересчёт налогов за уже введённый период даётся тяжело.

Как создать карточку организации в справочнике

Основная работа — заполнить карточку. Порядок в помощнике создания такой:

1. В списке Главное → Организации нажмите «Создать».
2. Выберите, кого заводите: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
3. Укажите систему налогообложения: ОСН, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы» (для ИП доступен ещё патент как дополнительный режим).
4. Введите ИНН — при подключённом сервисе 1С:Контрагент программа сама подтянет наименование, адрес, ОГРН и код налогового органа из ЕГРЮЛ.
5. Проверьте и допишите остальные реквизиты вручную.

Поля, которые заполняют даже при автозагрузке по ИНН:

• Сокращённое и полное наименование — сокращённое попадает в большинство печатных форм, полное нужно для договоров и отчётности.
• Префикс — одна-две буквы перед номером документа (например, ОСН). Для каждой фирмы в базе задайте свой префикс, иначе номера документов будут пересекаться.
• ИНН / КПП / ОГРН, дата регистрации.
• Юридический и фактический адрес, код ИФНС (четыре цифры инспекции по месту учёта).

После сохранения реквизитов откройте учётную политику и параметры налогов: в карточке есть переход в раздел налогов, либо их настраивают через Главное → Налоги и отчёты. Здесь указывают ставку НДС по умолчанию, объект при УСН, способ начисления амортизации — без этого документы по закупкам и реализации проводиться не будут.

Учётную политику для целей бухучёта задают на год и при необходимости меняют с нового периода, не задним числом. Для производственной фирмы дополнительно включают учёт по счетам затрат и методы распределения; для торговли этого обычно не требуется. Если вы только начинаете вести базу, достаточно базовых настроек — усложнять учётную политику под будущие операции не нужно.

Банковские счета и кассы организации

Расчётный счёт заводят прямо из карточки организации — там есть гиперссылка «Банковские счета». Нажмите «Создать» и заполните:

• номер счёта (20 цифр);
• БИК банка — по нему 1С сама подставит наименование, корсчёт и город;
• валюту счёта (для рублёвого — RUB).

Один счёт отметьте основным — он будет подставляться в платёжки и счета на оплату автоматически. Счетов можно завести несколько: по разным банкам или под разные валюты.

Чтобы не вбивать выписки руками, настройте обмен с банком. В карточке счёта и в разделе Банк и касса есть прямое подключение к онлайн-банку (технология DirectBank) — платёжки уходят в банк и выписки приходят обратно прямо из 1С. Если банк её не поддерживает, остаётся классический вариант: выгрузка платёжных поручений в файл и загрузка выписки через 1С:Предприятие — Клиент банка.

Для наличных операций отдельный справочник не нужен — касса организации уже есть. Если выдаёте деньги через несколько точек, в разделе Банк и касса можно завести несколько касс (касс ККМ) и привязать их к организации. Эквайринг и онлайн-кассу подключают там же, в настройках подключаемого оборудования, но это отдельная задача после заведения фирмы.

Подключение отчётности и обмена документами

Чтобы сдавать отчётность прямо из программы, подключите 1С-Отчётность. Заявку оформляют в разделе Отчёты → 1С-Отчётность → Настройки. Понадобится действующая электронная подпись или выпуск новой через оператора. После одобрения заявки декларации и расчёты уходят в ФНС, СФР и Росстат из самой базы, без выгрузки файлов.

Электронный документооборот с контрагентами (накладные, УПД, счета-фактуры без бумаги) включают в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там активируют сервис 1С-ЭДО, выбирают организацию и оператора, после чего можно отправлять приглашения контрагентам.

После подключения 1С-Отчётности в разделе Отчёты появляются доступные формы: декларации по НДС и прибыли (или по УСН), расчёты по страховым взносам, отчёты в СФР и статистику. Состав зависит от выбранной системы налогообложения — на УСН, например, декларации по прибыли не будет.

Если отчётность за фирму подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник или сторонний бухгалтер, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Её оформляют отдельно и привязывают к подписанту в настройках — без неё отчётность от представителя налоговая не примет.

Если фирм в базе несколько, отчётность и ЭДО настраивают для каждой организации отдельно — лимиты и подписи у них свои.

Ответственные лица и права доступа пользователей

Без ответственных лиц печатные формы уйдут контрагенту с пустыми строками для подписей. В карточке организации найдите переход «Ответственные лица» (или «Подписи») и укажите:

• руководителя — подписывает договоры, счета, акты;
• главного бухгалтера — подписывает бухгалтерскую отчётность и часть первички;
• кассира — для приходных и расходных кассовых ордеров.

Каждому назначается физлицо из справочника и период, с которого он занимает должность. Если директор сменился, не стирайте прежнюю запись — добавьте новую строку с датой, тогда старые документы сохранят правильную подпись.

Права доступа — это уже про пользователей программы, а не про организацию. Настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там создают пользователей и дают им роли (профили): например, «Бухгалтер», «Расчётчик», «Только просмотр». Когда в базе несколько фирм, доступ можно ограничить по организации — сотрудник одного юрлица не увидит документы другого.

Как проверить, что организация заведена правильно

Перед тем как проводить первые документы, пройдитесь по короткому списку. Ошибку в реквизитах проще поймать сейчас, чем вылавливать её в декларации.

• ✅ Реквизиты. Откройте карточку и сверьте ИНН, КПП, ОГРН с листом записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Опечатка в ИНН всплывёт при первой же сдаче отчётности.
• ✅ Печать проверочной формы. Создайте тестовый счёт на оплату и выведите на печать — убедитесь, что наименование, адрес, банковские реквизиты и подписи подставляются полностью.
• ✅ Система налогообложения. Проверьте, что в налогах стоит именно ваш режим и верная дата начала применения.
• ✅ Основной счёт. В платёжке по умолчанию должен подставляться нужный расчётный счёт.
• ✅ Префикс. В номере нового документа есть буквенный префикс организации.

Тестовый документ после проверки удалите или пометьте на удаление, чтобы он не попал в учёт.

Отдельно проверьте, открывается ли сверка с налоговой и загружаются ли выписки банка — это косвенно подтверждает, что реквизиты и подключение к сервисам заданы верно. Если какой-то сервис не отвечает, почти всегда дело в не введённой учётной записи интернет-поддержки, а не в карточке организации.

Типичные ошибки при заведении нового предприятия

Большинство проблем после создания фирмы сводится к нескольким повторяющимся причинам. Быстрая диагностика:

Отдельно про многофирменность: если справочник организаций в базе вообще не виден, значит не включён учёт по нескольким организациям — вернитесь в Главное → Функциональность и поставьте флажок на вкладке «Организации».

Частые вопросы