Оформление продажи в 1С: от накладной до розничной выручки

Продажу в 1С заносят документом, который зависит от канала: оптовую отгрузку юрлицу — через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), розничную выручку за день — через Продажи → Отчёт о розничных продажах, предоплату по счёту — документом «Счёт покупателю». Каждый из них формирует выручку по кредиту счёта 90.01 и списывает себестоимость с 41 (или 43) — вручную проводки вбивать не нужно, их делает проведённый документ.

Ниже — как оформить продажу в каждом из этих случаев, как подключить онлайн-кассу, загрузить продажи с маркетплейса и из внешней программы, а также как найти и поправить типовую ошибку в проведённой реализации. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0; где порядок отличается в УНФ и Рознице — отмечено отдельно.

Чем оформляют продажу: выбираем документ

В типовых конфигурациях под каждый тип продажи — свой документ. Вот как они соотносятся:

Как вручную занести реализацию товаров и услуг

Это основной сценарий для оптовой продажи. Порядок в Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация» → «Товары (накладная)».
2. В шапке выберите контрагента и договор. Если покупатель новый — заведите его карточку сразу из поля выбора.
3. Проверьте счёт расчётов. По умолчанию подтягивается 62.01 (расчёты за отгруженное) и 62.02 (авансы) — менять вручную обычно не нужно.
4. В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену. Если у покупателя свой тип цен, он подставится из договора.
5. Проверьте ставку и сумму НДС. Флаг «НДС в сумме» или «НДС сверху» задаётся переключателем над таблицей — он определяет, выделяется налог из цены или прибавляется.
6. Укажите счета учёта доходов и расходов (обычно заполняются автоматически из настроек номенклатуры: 90.01.1, 90.02.1, 90.03).
7. Проведите документ кнопкой «Провести». Счёт-фактуру выпишите по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу формы или сразу оформите УПД, выбрав статус «Реализация и счёт-фактура».

После проведения реализация сформирует типовой набор движений:

Если себестоимость в проводке нулевая, значит на складе нет остатка по этой номенклатуре на дату документа — товар не оприходован или продаётся «в минус». Это первое, что стоит проверить.

Если была предоплата. Когда покупатель заплатил авансом, при поступлении денег программа начисляет НДС с аванса (Дт 76.АВ Кт 68.02). В момент отгрузки реализация закрывает аванс по счёту 62.02, а начисленный ранее НДС принимается к вычету (Дт 68.02 Кт 76.АВ). Отдельных действий от вас это не требует — нужно лишь, чтобы платёж был корректно привязан к договору, иначе зачёт аванса не сработает и на счёте 62 останется двойной остаток.

Товары и услуги в одном документе. Если продаёте товар и сопутствующую услугу (например, монтаж), выбирайте вид операции «Товары, услуги, комиссия» — тогда в реализации появятся отдельные вкладки «Товары» и «Услуги». По услугам себестоимость с 41 счёта не списывается, движение идёт только по выручке и НДС.

Продажи в розницу: касса, 54-ФЗ и выручка за смену

Розничные продажи физлицам проходят через онлайн-кассу (54-ФЗ). В 1С касса подключается в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование: добавляете ККТ, указываете модель и порт, проверяете связь кнопкой «Тест подключения».

Дальше два режима работы:

• Автоматизированная торговая точка (АТТ). Касса связана с 1С, кассир пробивает чеки на рабочем месте кассира (РМК). В конце смены вы закрываете кассовую смену, и программа сама создаёт «Отчёт о розничных продажах» на сумму выручки.
• Неавтоматизированная торговая точка (НТТ). Продажи ведутся вне 1С, а в программу заносится итог. «Отчёт о розничных продажах» по НТТ создаёте вручную и вбиваете проданные позиции по данным инвентаризации или Z-отчёта.

Проводки по розничной выручке в БП 3.0:

В Рознице 2.3 розничная выручка закрывается тем же «Отчётом о розничных продажах» на основании чеков ККМ, но путь — через раздел Продажи, а остатки ведутся по складам-магазинам.

Как загрузить продажи с маркетплейса и из внешней программы

Если торгуете через Wildberries, Ozon или другую площадку, юридически это чаще всего договор комиссии: маркетплейс продаёт ваш товар от своего имени и присылает отчёт. В 1С такую продажу отражают не прямой реализацией покупателю-физлицу, а по отчёту площадки:

1. Заведите маркетплейс как контрагента-комиссионера, договор — с видом «С комиссионером (агентом) на продажу».
2. Передачу товара на площадку оформите реализацией с видом операции «Товары, услуги, комиссия» или специальным документом передачи на комиссию.
3. По итогам периода на основании отчёта площадки отразите фактическую продажу и удержанное вознаграждение.

Проверяйте удержанную комиссию и логистику — их маркетплейс вычитает из выручки, и в учёте это отдельные расходы, а не уменьшение цены товара. Выручкой у вас остаётся полная цена, по которой площадка продала товар покупателю; комиссия и услуги доставки отражаются как затраты на счёте 44 или 91 по акту площадки. Если свернуть выручку до суммы, пришедшей на расчётный счёт, занизите и доход, и НДС.

Загрузить продажи из другой программы (интернет-магазин, старая учётная база, выгрузка из кассовой системы) можно двумя путями:

• Через обмен данными. Если обе программы на платформе 1С, настраивается синхронизация в формате EnterpriseData (Администрирование → Синхронизация данных). Документы продаж переносятся автоматически по расписанию.
• Загрузкой из файла. Табличные данные (Excel, CSV) заводят типовой обработкой загрузки табличной части либо универсальным обменом. Перед загрузкой сопоставьте колонки файла с реквизитами документа.

Как найти и исправить ошибку в проведённой продаже

Если выручка не сходится с отчётностью или в оборотке «повис» счёт 62, ищите причину в самих документах. Частые симптомы:

Чтобы поправить уже проведённый документ, не удаляйте его и не переоформляйте заново, если по нему уже была оплата или выписан счёт-фактура. Используйте специальные документы:

• «Корректировка реализации» — для изменения количества, цены или суммы по согласованию с покупателем (создаётся на основании реализации). Формирует корректировочный счёт-фактуру.
• Исправление в самом документе — если реализация текущего периода и по ней ещё ничего не оплачено и не задекларировано: откройте, поправьте, перепроведите.

Какими отчётами проверить занесённые продажи

После оформления продаж сверьте итоги, не дожидаясь закрытия месяца:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — покажет выручку (90.01), себестоимость (90.02) и НДС (90.03) за период. Так видно валовую картину продаж.
• ОСВ по счёту 62 — остатки расчётов с покупателями: кто недоплатил, где висит аванс.
• «Продажи» и «Валовая прибыль» (Руководителю или раздел Продажи в УНФ/УТ) — продажи и маржа в разрезе номенклатуры, покупателей, менеджеров.
• Книга продаж (Отчёты → Книга продаж) — проверка начисленного НДС перед сдачей декларации.

Если цифры в отчёте расходятся с ожидаемыми, запустите «Экспресс-проверку ведения учёта» (Отчёты → Экспресс-проверка) — она укажет на непроведённые документы, нарушенную хронологию и несоответствия по счетам.

Частые вопросы