Ввод счёта от поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3

Счёт от поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3 заносят одним из двух документов. Если товар или услуга уже получены — сразу Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Если нужно только зафиксировать выставленный счёт и оплатить его авансом — Покупки → Счета от поставщиков.

Первый документ делает проводки по счёту 60 и ставит НДС к вычету. Второй — информационный, проводок не формирует и служит основанием для платёжки или будущего поступления. Ниже — как внести счёт поставщика обоими способами, какие проводки получаются, как загрузить данные из файла и через ЭДО, и что проверить, чтобы не задвоить долг.

Что проверить в карточке контрагента до ввода

Пока не создан сам поставщик и договор, документ не проведётся корректно. Поэтому перед тем как заносить счёт, откройте Справочники → Контрагенты (или Покупки → Контрагенты) и проверьте запись.

• 🔢 ИНН и КПП. Если подключена интернет-поддержка, достаточно ввести ИНН — наименование, адрес и КПП подтянутся из базы ФНС. Подключение проверяется в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
• 📄 Договор. Для расчётов с поставщиком нужен договор с видом «С поставщиком». По нему 1С ведёт сальдо и зачитывает авансы.
• 💳 Банковский счёт поставщика — если планируете платить по этому счёту из программы.

Если поставщик разовый, карточку всё равно заведите — анонимных расчётов по счёту 60 в программе нет.

Ввод счёта вместе с поступлением товаров и услуг

Это основной случай: пришла накладная, акт или УПД, и счёт отражается документом поступления.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление.
2. Выберите вид операции по тому, что получаете:
   • Товары (накладная, УПД) — для ТМЦ на счёт 41 или 10;
   • Услуги (акт, УПД) — для услуг и работ без оприходования на склад;
   • Товары, услуги, комиссия — смешанная поставка в одном документе.
3. Заполните шапку: контрагент, договор, склад (для товаров). Номер и дату входящего счёта-накладной вносите в поля «Накладная / акт №» и «от» — это реквизиты документа поставщика, а не внутренний номер 1С.
4. В табличную часть добавьте строки: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС. Сумму и НДС программа посчитает сама.
5. Внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: введите её номер и дату в полях «Счёт-фактура №» и нажмите Зарегистрировать. Без этого НДС к вычету не встанет.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Проверьте ставку НДС в каждой строке до проведения. Если поставщик на УСН и работает без НДС, ставка должна быть «Без НДС», иначе программа начислит вычет, которого нет, и декларация разойдётся с книгой покупок.

Чем «цена включает НДС» отличается от «сверху»

Над табличной частью есть гиперссылка «НДС сверху» / «НДС в сумме». Она переключает, как трактуется цена в строках:

• НДС в сумме — цена уже с налогом, 1С выделит его расчётной ставкой;
• НДС сверху — к цене добавят налог сверху.

Сверьте режим с формулировкой в счёте поставщика — ошибка здесь меняет итоговую сумму и сумму вычета.

Счёт на оплату, когда товар ещё не получен

Когда поставщик прислал счёт, а поставки ещё нет, оприходовать нечего. Используйте документ Покупки → Счета от поставщиков.

Он фиксирует: кто выставил счёт, на какую сумму, по какому договору и до какой даты действует. Проводок этот документ не делает — он нужен, чтобы:

• создать на его основании платёжное поручение или списание с расчётного счёта (аванс);
• позже ввести на его основании поступление, когда товар придёт, — реквизиты и позиции перенесутся автоматически.

Порядок такой:

1. Покупки → Счета от поставщиков → Создать.
2. Укажите контрагента, договор, сумму и, при необходимости, перечень позиций.
3. По кнопке Создать на основании выберите «Платёжное поручение» — оплатите счёт.
4. Когда поставка придёт, из этого же счёта создайте Поступление — так долг и аванс свяжутся по одному договору.

Загрузка счёта из файла и через ЭДО

Вбивать длинную накладную руками не обязательно. В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть три способа ускорить ввод.

Из таблицы Excel. В табличной части поступления нажмите Загрузить и укажите файл .xlsx. Программа покажет сопоставление колонок: свяжите «Номенклатура», «Количество», «Цена», «Сумма» с колонками файла. Несопоставленные позиции подсветятся — их сопоставьте со справочником вручную один раз, дальше 1С запомнит соответствие.

Через 1С-ЭДО. Если поставщик отправляет электронные документы , входящий УПД или накладная приходят в Продажи/Покупки → Текущие дела ЭДО. По входящему документу программа сама предлагает создать поступление с уже заполненными позициями и реквизитами счёта-фактуры. Останется сверить номенклатуру и провести.

Распознавание скана. Если пришёл бумажный или PDF-счёт, в некоторых релизах доступна загрузка через сервис распознавания: программа вытащит из файла поставщика, сумму и позиции. Результат всё равно сверяйте глазами — распознавание ошибается в единицах измерения и ставках.

Какие проводки формирует занесённый счёт

Проводки делает документ поступления, а не «Счёт от поставщика». Зависят они от того, что получено.

Входной НДС со счёта 19 попадает к вычету отдельной проводкой Дт 68.02 Кт 19 — она формируется при проведении документа или при закрытии периода через книгу покупок, если счёт-фактура зарегистрирована.

Когда счёт оплачен авансом, а потом пришёл товар, аванс зачитывается проводкой Дт 60.01 Кт 60.02 — её 1С делает автоматически при проведении поступления по тому же договору. Поэтому так важно держать единый договор: по разным договорам зачёт не сработает.

Субсчёт 60.01 — текущая задолженность перед поставщиком (кредитовое сальдо), 60.02 — выданные авансы (дебетовое сальдо). Если видите у одного поставщика одновременно и долг, и аванс — почти всегда это расхождение по договорам или незачтённый аванс.

Счёт, оплаченный авансом: авансовый счёт-фактура

Если счёт сначала оплатили, а поставки ещё нет, поставщик вправе выставить авансовый счёт-фактуру на сумму предоплаты. Он даёт право на вычет НДС с аванса, не дожидаясь товара.

Чтобы отразить его в 1С:Бухгалтерии:

1. Проведите оплату — Банк и касса → Банковские выписки → списание по этому счёту, договор вида «С поставщиком». Проводка Дт 60.02 Кт 51.
2. Зарегистрируйте авансовый счёт-фактуру поставщика: из документа оплаты по кнопке Создать на основании → «Счёт-фактура полученный», либо в разделе Покупки → Счета-фактуры полученные.
3. В счёте-фактуре установите флажок, что он на аванс, и укажите его номер и дату из документа поставщика.

Вычет НДС с аванса идёт проводкой Дт 68.02 Кт 76.ВА. Когда товар поступит и вы зарегистрируете обычный счёт-фактуру, 1С автоматически восстановит НДС с аванса обратной записью — это штатное поведение, пугаться его не нужно.

Как проверить взаиморасчёты после ввода

Чтобы убедиться, что счёт занесён и долг отражён верно, сверьте расчёты по счёту 60.

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 60, с группировкой по контрагентам и договорам. Кредитовое сальдо = ваш долг, дебетовое = ваш аванс.
• 🤝 Покупки → Акты сверки расчётов — сформируйте акт и сравните с данными поставщика: расхождение в сумме обычно означает, что счёт или оплата заведены по другому договору либо не проведены.
• 🧾 Отчёты → Книга покупок — проверьте, что входной НДС по счёту-фактуре встал к вычету.

Если сумма долга «удвоилась», проверьте, не ввели ли вы счёт и как «Счёт от поставщика», и как поступление по одним и тем же позициям — информационный счёт долг не создаёт, задвоение даёт только два документа поступления.

Типичные ошибки при вводе счёта

Эти случаи встречаются чаще всего — и все они видны при сверке счёта 60.