Приём сотрудника на работу в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Нового сотрудника заводят в два приёма: сначала заполняют карточку (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН), затем проводят документ Приём на работу, где указывают подразделение, должность, оклад и график. Карточку создают в Кадры → Сотрудники, приём оформляют в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. После проведения сотрудник попадёт в расчёт зарплаты, а при закрытии месяца программа сформирует начисления и проводки.

Порядок одинаков по смыслу в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0, но названия разделов меню различаются — ниже я показываю оба. В Рознице, УНФ без модуля зарплаты и УТ 11 полноценного кадрового учёта нет, поэтому приём сотрудника там либо упрощён до справочника, либо ведётся во внешней конфигурации.

Главное правило: пока не заполнены СНИЛС, статус налогоплательщика и способ отражения зарплаты, расчёт пойдёт с ошибками. Поэтому сначала проверяем справочники и настройки, потом вводим человека.

С чего начать: справочники и настройки учёта

До первого сотрудника в базе должны быть заполнены три справочника:

• 🏢 Подразделения — Настройка → Подразделения (ЗУП) или Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Подразделения (Бухгалтерия). Даже если фирма маленькая, нужно хотя бы одно.
• 💼 Должности — Настройка → Должности. Название должности из штатного расписания, если оно ведётся.
• 📅 Графики работы — Настройка → Графики работы сотрудников. Чаще всего это пятидневка, её создают один раз и назначают всем.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 проверьте, что кадровый и зарплатный учёт вообще включён: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Общие настройки. Там выбирают, где ведётся учёт — в этой программе или во внешней. Если стоит «во внешней программе», документов приёма вы не увидите.

Отдельно загляните в учётную политику по зарплате: Настройка → Учёт зарплаты (ЗУП) или Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты. Здесь задаётся способ отражения — на какой счёт затрат (20, 25, 26, 44) пойдут начисления. Без него проводки не сформируются.

Как создать карточку сотрудника

Карточку открывают из Кадры → Сотрудники → Создать (ЗУП) или Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать (Бухгалтерия). Вводят фамилию, имя, отчество и дату рождения.

Здесь работает важная логика: сотрудник и физическое лицо — это разные объекты. Физлицо — сам человек с паспортом и СНИЛС. Сотрудник — его трудовые отношения с вашей организацией. Один человек может быть сотрудником дважды: по основному месту и как внутренний совместитель. Поэтому:

1. Введите ФИО. Если человек уже есть в базе (работал раньше), программа предложит выбрать существующее физлицо — соглашайтесь, не создавайте дубль.
2. Перейдите по ссылке с ФИО вверху карточки — откроется карточка физического лица.
3. Заполните личные данные: дату рождения, СНИЛС и ИНН, гражданство, паспорт и адрес.
4. Укажите статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) — от него зависит ставка НДФЛ.

СНИЛС и статус налогоплательщика — обязательны. Без СНИЛС не сформируется ни один отчёт в СФР (бывший ФСС, переименован с 2023 года), без статуса НДФЛ посчитается по неверной ставке.

В карточке сотрудника также задают вид занятости: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. Для совместителя программа сама ограничит норму времени.

Как оформить приём на работу документом

Карточка — это ещё не приём. Трудовые отношения оформляет отдельный документ.

• В ЗУП: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (или «Приём на работу списком», если людей несколько).
• В Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Приёмы на работу.

Создавая приём прямо из карточки нового сотрудника (кнопка Оформить документ → Приём на работу или гиперссылка «Принять на работу»), вы избавляетесь от ручного выбора — подразделение и должность подтянутся.

Заполните поля документа:

На вкладке «Оплата труда» добавляют плановые начисления — оклад по дням, по часам или сдельно. Здесь же указывают способ начисления аванса (фиксированной суммой или процентом) и, если нужно, северные и районные надбавки. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Если работника берут с проверкой, заполните поле испытательного срока — программа запомнит дату его окончания. Это удобно: по статье 71 ТК РФ уволить на испытании можно в упрощённом порядке, но только пока срок не истёк, а дату легко упустить.

После проведения по статье 68 ТК РФ оформляется приказ — печатную форму Т-1 берут прямо из документа через кнопку Печать. С 2021 года приказ не обязателен, достаточно трудового договора, но форму Т-1 многие сохраняют по привычке. Сам трудовой договор тоже печатается из документа приёма — проверьте перед печатью, что заполнены оклад, дата и подразделение, иначе в бланке будут пустые места.

Настройка НДФЛ-вычетов и удержаний

Пока человеку не ввели заявление на вычеты, НДФЛ считается с полной суммы. Стандартные вычеты на детей (статья 218 НК РФ) не применяются автоматически — их нужно внести.

В карточке сотрудника нажмите Налог на доходы и введите заявление на стандартные вычеты. Укажите количество детей и период, с которого вычет действует. Суммы вычетов программа подставит сама по действующим нормам — вводить рубли вручную не нужно.

Там же проверяют статус налогоплательщика: для нерезидента и для отдельных категорий (ВКС, беженцы, патент) ставка и порядок удержания отличаются. Статус меняется в карточке физлица, а не в приёме.

Если по сотруднику пришёл исполнительный лист (алименты, долги), удержание вводят отдельным документом:

• В ЗУП: Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания → Исполнительный лист.
• В Бухгалтерии постоянных удержаний по исполнительным листам нет — это повод вести зарплату в ЗУП.

Ещё один документ, о котором забывают при приёме в середине года, — доходы с предыдущего места работы. В ЗУП их вносят в карточке сотрудника по ссылке Налог на доходы → Доходы с предыдущего места работы. Без этих сумм программа посчитает, что лимит для детского вычета ещё не исчерпан, и применит вычет там, где он уже не положен. Для сотрудника, принятого с января, этот шаг не нужен.

График работы и учёт отработанного времени

График, выбранный в приёме, определяет норму времени и попадает в табель. Если графика нужного вида нет — создайте его в Настройка → Графики работы сотрудников: задайте вид (пятидневка, шестидневка, сменный), продолжительность смены и учитываемые праздники.

Дальше возможны два режима:

• 🟢 Отклонений нет. Сотрудник отработал месяц по графику — отдельно табель вводить не нужно, программа берёт плановое время из графика.
• 🟡 Есть отклонения (больничный, отпуск, прогул, работа сверхурочно). Их вводят документами-отклонениями. Табель Т-13 формируется из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени.

Для сдельщиков и почасовиков фактическое время или выработку вносят документом ввода данных перед расчётом зарплаты.

Если сотрудник принят не с первого числа, за первый месяц норма считается только по отработанным дням — это программа делает сама, исходя из даты приёма. Проверить, какой график подставился, можно в самом документе приёма: поле График работы должно быть заполнено. Пустой график — частая причина, по которой новичку начисляется ноль.

Отдельная ситуация — приём на неполное рабочее время. Для него не меняют сам график, а в приёме указывают долю ставки (например, 0,5) на вкладке оплаты труда. Тогда и норма времени, и оклад пересчитаются пропорционально, а вводить отдельный график на полдня не нужно.

Проводки и контроль начислений

Сам приём на работу проводок не создаёт — это кадровый документ. Проводки появляются при начислении зарплаты в конце месяца.

Типовой набор проводок по зарплате сотрудника:

Счёт затрат (26, 20, 25, 44) берётся из способа отражения, заданного в настройках учёта зарплаты или в карточке сотрудника. Если по сотруднику способ отражения не указан, его начисление «повиснет» без проводки — это одна из частых причин расхождений.

Проверить, что всё начислено и отражено, помогают два отчёта:

• Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок — что начислено конкретному человеку.
• Зарплата → Отчёты по зарплате → Полный свод начислений (или оборотка по счёту 70) — сходится ли общая сумма.

Остаток по счёту 70 на конец месяца — это долг перед сотрудниками к выплате. Если по новому сотруднику в своде пусто, а приём проведён, ищите причину в графике (ноль рабочих дней) или в незаполненной оплате труда.

Частые ошибки при вводе нового сотрудника

Ошибки повторяются из базы в базу. Вот те, что реально ломают расчёт и отчётность:

• Дубль физлица. Человека завели второй раз как новое физлицо — задвоились вычеты и данные для СФР. Проверяйте по СНИЛС и ИНН.
• Пустой СНИЛС или ИНН. Отчёт в СФР и в налоговую не сформируется или уйдёт с ошибкой. Заполняйте сразу в карточке физлица.
• Не задан способ отражения зарплаты. Начисление есть, проводки нет. Проверьте настройку учёта зарплаты.
• Неверный статус налогоплательщика. Нерезидента оставили резидентом — НДФЛ занижен, придётся пересчитывать.
• Приём задним числом после расчёта зарплаты. Если месяц уже закрыт, перепроведите документы начисления, иначе человек не попадёт в расчёт.
• Совместителя завели как основное место. Норма времени посчитается полной, табель будет неверным.

Частые вопросы