Заявка на оплату в 1С 8.3: от создания до статуса «К оплате»

Чтобы занести заявку в 1С 8.3, откройте Казначейство → Заявки на расходование ДС, нажмите Создать, укажите организацию, получателя, сумму, статью движения денежных средств и желаемую дату платежа, затем Записать. Дальше заявку согласует ответственный, она получает статус «К оплате» и попадает к казначею или бухгалтеру, который по ней проводит платёж.

Типичная ситуация: снабженцу нужно оплатить счёт поставщика, но платёжки в компании делает только казначей. Снабженец не пишет письмо «оплатите, пожалуйста», а заносит заявку в 1С. Руководитель видит её у себя, утверждает одной кнопкой, а казначей получает готовое распоряжение с суммой, получателем и сканом счёта.

Инструкция написана для 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP 2 — там документ «Заявка на расходование денежных средств» есть в типовой поставке. В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: там сразу создают платёжное поручение или расходный кассовый ордер .

Подготовка: что включить в 1С до первой заявки

Если в разделе Казначейство нет пункта про заявки, функциональность просто выключена. Включает её администратор базы, у обычного пользователя таких прав нет.

Включение заявок на расходование ДС

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство.
2. Установите флажок использования заявок на расходование денежных средств.
3. Если платежи должен утверждать руководитель, там же включите согласование заявок.
4. Закройте настройки и перезапустите сеанс, чтобы обновилось меню.

Права пользователя

Сотрудник, который заносит заявки, должен входить в группу доступа с профилем, где разрешено создавать заявки на расходование ДС. Согласующему нужен отдельный профиль с правом согласования. Профили назначают в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Справочники, которые должны быть заполнены

Проверьте до старта, иначе заявка споткнётся на первом же поле:

• 🏢 Организации — с банковскими счетами и кассами, с которых платят.
• 👥 Контрагенты — с банковскими реквизитами получателя.
• 📑 Договоры с контрагентами — если в базе включён учёт по договорам.
• 💰 Статьи движения денежных средств — без статьи заявку не записать, когда учёт по статьям ведётся.
• 🧑‍💼 Подразделения — если бюджет и лимиты контролируют по отделам.

Как занести заявку в 1С: создание документа по шагам

Создать заявку можно двумя способами. Выбор зависит от того, есть ли в базе документ-основание.

Способ 1. Новая заявка из списка

1. Откройте Казначейство → Заявки на расходование ДС.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите хозяйственную операцию: оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, перечисление налога, прочий расход и так далее. От неё зависит набор полей ниже.
4. Укажите организацию, получателя и сумму.
5. Задайте желаемую дату платежа и форму оплаты: безналичная, наличная или любая.
6. Заполните статью ДДС и назначение платежа.
7. Нажмите Записать. Документ получит номер и попадёт в список со статусом «Не согласована».

Способ 2. Заявка на основании заказа

Это быстрее и надёжнее, потому что реквизиты не перепечатываются вручную.

1. Откройте нужный заказ поставщику .
2. В командной панели формы нажмите Создать на основании и выберите заявку на расходование ДС.
3. Программа подставит контрагента, договор и сумму из заказа.
4. Если платите частично, например аванс 30 %, исправьте сумму. При заказе на 250 000 ₽ аванс составит 75 000 ₽.
5. Проверьте дату платежа и запишите документ.

Какие реквизиты заявки заполнить обязательно

Половина отклонённых заявок возвращается не из-за суммы, а из-за пустых или неверных полей. Ниже — что смотрит согласующий в первую очередь.

Как заполнить назначение платежа без возврата

Назначение потом уходит в банк. Пишите его так, как оно должно стоять в платёжке:

Оплата по счёту № 418 от 02.10 за бумагу офисную А4.
Сумма 36 000-00, в т.ч. НДС 6 000-00

Проверьте арифметику НДС: при ставке 20 % из 36 000 ₽ налог равен 36 000 × 20 / 120 = 6 000 ₽.

Комментарий для согласующего

Поле комментария в банк не уходит. Это место для пояснения руководителю: почему срочно, кто попросил, где лежит договор. Одна строка вроде «Срочно: без оплаты до пятницы поставщик не отгрузит бумагу» экономит обмен сообщениями.

Как приложить к заявке счёт, скан или скриншот

Согласующий почти всегда хочет видеть первичку. В форме заявки для этого есть команда с изображением скрепки — она открывает присоединённые файлы документа.

1. Запишите заявку: к новому, ещё не записанному документу файл не прикрепить.
2. Нажмите скрепку в командной панели формы.
3. Добавьте файл с диска или перетащите его мышкой в открывшийся список.
4. Если нужен скан бумажного счёта, в этом же окне можно получить изображение со сканера — при условии, что сканер подключён к рабочему месту.
5. Закройте окно. Рядом со скрепкой появится число прикреплённых файлов.

Что прикладывать:

• 📄 счёт поставщика в PDF;
• 🖼️ скриншот письма или переписки, где согласована цена;
• 📝 подписанный договор или дополнительное соглашение, если платёж по нему первый.

Файлы хранятся в информационной базе или в томах на диске — это настраивает администратор. Большие сканы по 20–30 МБ раздувают базу, поэтому сохраняйте счета в PDF с умеренным разрешением.

Согласование заявки: кто утверждает и как её направить

Если согласование выключено, записанная заявка сразу считается готовой к оплате. Если включено — начинается маршрут утверждения.

Простое согласование статусом

В УТ 11 согласующий открывает список заявок, ставит отбор по статусу «Не согласована», открывает документ и меняет статус. Варианты решения:

• ✅ Согласована — расход одобрен;
• ⏩ К оплате — заявку можно оплачивать, она попадает к казначею;
• ❌ Отклонена — оплаты не будет, в комментарии пишут причину.

Согласование по маршруту в КА и ERP

В 1С:КА и 1С:ERP утверждение можно построить через бизнес-процессы. Администратор задаёт маршрут: например, до 100 000 ₽ утверждает начальник отдела, свыше — финансовый директор. После отправки на согласование у каждого участника появляется задача, а решение фиксируется в истории процесса.

Кому назначают заявку

Ответственным в документе по умолчанию становится автор. Если заявку заносит секретарь за другого сотрудника, поменяйте ответственного в шапке или на вкладке с дополнительной информацией. Иначе вопросы по платежу придут секретарю, который о нём ничего не знает.

Контроль статуса заявки и история изменений

Автору не нужно звонить в бухгалтерию с вопросом «оплатили или нет». Всё видно в самой 1С.

Где смотреть статус

1. Откройте Казначейство → Заявки на расходование ДС.
2. Если колонки со статусом нет, добавьте её через Ещё → Изменить форму.
3. Отберите свои заявки по полю ответственного.
4. Отсортируйте по желаемой дате платежа: так сверху окажутся самые срочные.

Чтобы увидеть, чем заявка закрыта, откройте её и нажмите Структура подчинённости в командной панели. Там будут платёжное поручение или расходный кассовый ордер, созданные на её основании, с суммой и датой.

Частичная оплата

Заявку на 120 000 ₽ казначей может оплатить в два приёма: 70 000 ₽ сегодня и 50 000 ₽ через неделю. Пока не оплачен остаток, заявка остаётся в распоряжениях на оплату. Сумму остатка видно в списке распоряжений.

Кто и что менял

История изменений объектов ведётся, если администратор включил её в общих настройках программы (НСИ и администрирование → Общие настройки). Тогда в форме заявки, в меню Ещё, появляется команда просмотра истории изменений. Она показывает каждую версию: кто записал, когда и какие поля поменялись.

Это закрывает частый спор «я ставил другую сумму». Сравнение версий покажет, что сумму 48 000 ₽ исправили на 84 000 ₽, и кто это сделал.

Почему заявка не уходит в оплату: частые ошибки

Здесь собраны ситуации, которые не следуют из шагов выше, но регулярно встречаются на практике.

Если заявки нет в меню

Пункта Заявки на расходование ДС нет в разделе Казначейство по одной из трёх причин:

1. Функциональность не включена — см. раздел про подготовку.
2. Вашей группе доступа не выдан профиль работы с заявками.
3. У вас 1С:Бухгалтерия, где такого документа нет. Платёж там оформляют платёжным поручением в Банк и касса → Платёжные поручения.

Если «заявка» у вас — это обращение в поддержку

Иногда под заявкой понимают не платёж, а обращение: заявку в ИТ-отдел, на ремонт, на закупку канцелярии. В типовых учётных конфигурациях такого журнала нет. Его дают отраслевые решения для сервисных служб и документооборота или доработка конфигурации. Порядок там свой, его задаёт внутренний регламент компании, поэтому спросите у администратора базы, где лежит журнал обращений.

Частые вопросы