Ввод номера ГТД в 1С при импорте товаров: от настройки до проверки

Номер ГТД в 1С заносят в документ поступления импортного товара: включают учёт по таможенным декларациям, создают запись в справочнике номеров и выбирают её в строке товара. Автоматически файл декларации загружается не везде, поэтому в большинстве баз работа идёт руками: данные берут из ДТ, которую выдал брокер или таможня.

Способов два. Ручной ввод подходит, когда в месяц приходит одна-две декларации и в каждой десяток позиций. Загрузка из файла выручает, если позиций сотни: переписывать их глазами долго, и в номенклатуре появляются опечатки. Какой выбрать, решает не удобство, а объём и то, поддерживает ли ваша конфигурация загрузку.

Слово «ГТД» давно устарело: сейчас оформляют декларацию на товары (ДТ). Но в справочниках и колонках 1С остаётся прежнее название, и в этой инструкции мы тоже пишем «ГТД», имея в виду регистрационный номер ДТ.

Что подготовить до работы в 1С

Без документов на руках вводить нечего. Возьмите:

• 📄 копию ДТ с регистрационным номером в правом верхнем углу первого листа;
• 📄 инвойс поставщика и спецификацию, чтобы сверить названия и количество;
• 📄 платёжные документы по пошлинам, НДС и сборам, а также счёт брокера;
• 📄 курс валюты на дату принятия декларации (его показывает сама ДТ в графе 23).

Регистрационный номер ДТ состоит из трёх частей через косую черту: код таможенного органа (8 цифр), дата регистрации в формате ДДММГГ (6 цифр) и порядковый номер декларации (7 знаков). Выглядит это так:

10702030/150826/5012345

Пробелов в номере нет, буквы в третьей части бывают, поэтому копируйте номер из файла или переписывайте символ в символ.

Настройка программы под учёт по декларациям

По умолчанию колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД» в документах скрыты. Чтобы они появились, в разделе настроек (Администрирование или Главное → Функциональность, в зависимости от конфигурации) найдите блок про учёт запасов и включите флажок учёта страны происхождения и номеров таможенных деклараций. После этого в табличной части поступления появятся нужные колонки.

Ещё три настройки, которые экономят время позже:

1. Проверьте, что в справочнике Контрагенты поставщик отмечен как нерезидент, а валюта расчётов указана верно.
2. Убедитесь, что в справочнике валют загружены курсы за дату декларации. Без курса пересчёт в рубли будет неверным.
3. Создайте в номенклатуре отдельный вид для импортных товаров, если у вас раздельный учёт по счетам, чтобы не искать их среди отечественных.

Как внести ГТД вручную: поступление с номером декларации

Сначала создайте запись номера, потом укажите её в строках товара.

Шаг 1. Новая запись в справочнике номеров

Откройте справочник номеров таможенных деклараций (он есть в разделе справочников по товарам и в выпадающем списке колонки «Номер ГТД», кнопка создания записи). Заполните:

1. Код — регистрационный номер ДТ в формате с косыми чертами.
2. Наименование — обычно совпадает с кодом либо содержит ещё и поставщика.
3. Проверьте, что запись не дублирует уже существующую: поиск по части номера покажет двойника.

Шаг 2. Документ поступления

1. Создайте документ поступления товаров от поставщика-нерезидента, укажите договор в иностранной валюте.
2. Внесите товары: номенклатура, количество, цена по инвойсу.
3. В колонке «Страна происхождения» выберите страну из классификатора.
4. В колонке «Номер ГТД» выберите созданную запись.
5. Для каждой позиции, которая пришла по другой ДТ, выберите свой номер.

Шаг 3. Сверка с оригиналом

Сложите количество и стоимость в документе, сравните с графами 31 и 42 декларации. Расхождение даже в одну единицу потом выстрелит при продаже: программа потребует номер ГТД у партии, которой в учёте нет.

Загрузка ГТД из файла: когда поможет, когда нет

Если декларация пришла в виде электронного файла, в некоторых конфигурациях (чаще в крупных вроде управления торговлей или ERP) её можно загрузить автоматом. Это зависит от конфигурации и версии, а команды расположены по-разному. Поищите в документе поступления кнопку загрузки или заполнения по таможенной декларации. Если такой команды нет, вводите вручную: подключать сторонние обработки без проверки в рабочую базу не стоит.

Что даёт загрузка:

• ✅ номер декларации и страны подставляются без опечаток;
• ✅ коды ТН ВЭД попадают в нужные поля;
• ✅ вручную остаётся только сопоставить товары с номенклатурой.

Чего она не делает: не угадывает вашу номенклатуру и не знает, как вы называете товар у себя. Сопоставление всё равно за вами.

Как сопоставить товары декларации с номенклатурой

В ДТ товары названы по таможенной логике: «Станки токарные», «Части для…». В инвойсе и у вас в базе они называются иначе. Сопоставляйте так.

1. Возьмите артикул из инвойса: он есть и в ваших карточках, и в спецификации.
2. Для новых позиций заведите карточку номенклатуры, заполните вид, единицу, ставку НДС и код ТН ВЭД, если он используется в вашей учётной политике.
3. Если товар уже есть в базе, не создавайте второй. Найдите его по артикулу или наименованию.
4. Если одной строке декларации соответствует несколько ваших товаров, поделите стоимость и вес пропорционально (подробно в следующем разделе).

Пример с числами. По ДТ завезли 100 единиц товара на 200 000 руб. по инвойсу, а на складе он ведётся двумя карточками: «Кабель 2 м» (60 шт.) и «Кабель 3 м» (40 шт.). Пропорция по количеству даёт 120 000 и 80 000 руб. Но если метры разные, правильнее делить по метражу: 60 × 2 = 120 м и 40 × 3 = 120 м, то есть по 100 000 руб. на каждую карточку. Метод деления фиксируйте в учётной политике, а не выбирайте заново каждый раз.

Одна поставка и несколько деклараций

Бывает и наоборот: контейнер пришёл одной поставкой, но оформлен двумя-тремя ДТ, например из-за разных кодов ТН ВЭД или лимита позиций в одной декларации. Тогда в одном документе поступления у разных строк будут разные номера. Не объединяйте их.

Порядок такой:

1. Заведите в справочнике все номера сразу, чтобы не отвлекаться при заполнении.
2. Распределите строки инвойса по декларациям, ориентируясь на графу 31 каждой ДТ.
3. Проверьте итог по каждой декларации отдельно: количество и стоимость должны сойтись именно в её границах, а не в сумме по всему документу.

Так при продаже программа спишет товар с правильного номера, а таможенная проверка не найдёт расхождений между складом и декларацией.

Пошлины, НДС и сборы: из чего складывается себестоимость

Стоимость импортной партии в учёте состоит не только из цены по инвойсу.

• 💰 цена товара по курсу на дату принятия к учёту;
• 💰 ввозная таможенная пошлина — включается в стоимость товара;
• 💰 таможенные сборы за оформление — по учётной политике либо в стоимость, либо в расходы;
• 💰 услуги брокера, перевозка до склада — как расходы, связанные с приобретением;
• 🧾 НДС при ввозе — в стоимость не входит, принимается к вычету при выполнении условий.

Для расчёта сложите всё, что относится к конкретной партии. Пример: товар на 200 000 руб. по курсу, пошлина 5 %, брокер 4 000 руб.

НДС на эту сумму не начисляется в расчёте себестоимости. Он считается отдельно от таможенной стоимости с пошлиной и отражается в учёте как налог к вычету.

Распределяются расходы либо вручную пропорциональной раскладкой, либо документом отражения дополнительных расходов, если он есть в вашей конфигурации. Базу распределения — стоимость или количество — вы выбираете сами, но придерживайтесь выбранного.

Проведение и проверка: убедиться, что номер встал куда надо

Документ проведён, но работа не закончена. Проверьте три вещи.

1. Остатки по партиям. Откройте отчёт по остаткам товаров и включите колонки со страной и номером ГТД. У каждой партии должен быть свой номер.
2. Карточка номенклатуры. Через историю движений убедитесь, что поступление отражено с нужным номером.
3. Тестовая реализация. Для крупной партии создайте черновик реализации и посмотрите, подставляется ли номер автоматически. Если номер не подставился, значит, учёт по декларациям не включён или остаток записан без номера.

При продаже импортного товара списание идёт с номером партии, и этот номер попадает в печатные формы и в счёт-фактуру. Поэтому ошибка при вводе всплывает не сразу, а в момент реализации, иногда через месяцы.

Типичные ошибки при занесении ГТД

Ошибки обычно повторяются. Вот самые частые, в порядке появления.

• ❌ Номер записан с пробелами или лишним символом. Из-за этого в справочнике появляется двойник, а остаток делится между двумя записями. Исправление: объединить записи или заменить номер в документах.
• ❌ Не указана страна происхождения. Программа не позволит корректно заполнить счёт-фактуру на продажу.
• ❌ Остаток есть, а при реализации пишет, что не хватает. Товар оприходован без номера ГТД, а продают с номером (или наоборот). Исправляйте поступление, а не продажу.
• ❌ Курс валюты не загружен. Документ проведётся по нулевому или старому курсу, себестоимость окажется неверной.
• ❌ Пошлина осталась в расходах. Вместо стоимости партии она попала на счёт затрат, и себестоимость занижена.

Частые вопросы