Создание карточки контрагента в 1С: от ИНН до договора

Новая карточка контрагента заводится в разделе Справочники → Контрагенты кнопкой Создать. Если подключена интернет-поддержка, достаточно ввести ИНН — программа сама подтянет наименование, КПП, адрес и ОГРН из базы ФНС. Руками заполнять весь набор реквизитов приходится только для нерезидентов и в базах без доступа в интернет.

Частая путаница на старте: карточка контрагента и договор — это два разных объекта. В карточке хранятся сведения о самой организации (реквизиты, адреса, счета), а условия сделки — цены, сроки, вид расчётов — задаются в договоре внутри этой карточки. Поэтому один контрагент может одновременно быть и покупателем, и поставщиком: просто у него будет несколько договоров.

Ниже — как правильно завести контрагента в 1С по шагам: где лежит справочник, как работает автозаполнение по ИНН и КПП, что писать в адресах, как создать договор и как проверить контрагента перед первой отгрузкой или оплатой. Примеры даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (интерфейс «Такси»); в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ЗУП 3.1 логика та же, отличаются только названия разделов меню.

Где лежит справочник контрагентов и как открыть новую карточку

Справочник доступен из нескольких мест, и все они ведут в один список:

• Справочники → Контрагенты — основной путь;
• Покупки → Контрагенты — удобно при работе с поставщиками;
• Продажи → Контрагенты — при работе с покупателями.

Контрагента можно создать и прямо из документа — например, из счёта или поступления. В поле Контрагент введите ИНН или часть названия: если такого ещё нет в базе, появится ссылка Создать, которая откроет новую карточку, не прерывая ввод документа.

В открывшейся карточке первым делом выберите вид контрагента:

• 📄 Юридическое лицо — организация, ИНН 10 знаков, есть КПП;
• 👤 Физическое лицо — в том числе ИП (ИНН 12 знаков, КПП нет);
• 🏢 Обособленное подразделение — привязывается к головной организации, у него свой КПП при том же ИНН;
• 🏛 Государственный орган — для расчётов с бюджетом, ФНС, фондами.

Вид определяет, какие поля программа покажет дальше, поэтому ошибиться с ним нежелательно. Вид контрагента после сохранения карточки сменить нельзя — если выбрали не тот, карточку придётся создавать заново.

Автозаполнение реквизитов по ИНН и КПП

Самый быстрый способ — дать программе заполнить карточку по ИНН. Для этого должна быть включена интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, флажок автоматического заполнения и проверки реквизитов контрагентов. Доступ бесплатный для пользователей с действующим договором ИТС.

Как это работает:

1. В новой карточке введите ИНН в соответствующее поле.
2. Программа обратится к сервису ФНС и подставит наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и дату регистрации.
3. Проверьте подставленные данные и сохраните карточку.

Если автозаполнение не сработало, причины обычно такие:

• не активна интернет-поддержка — проверьте подключение в разделе администрирования;
• ИНН введён с ошибкой или контрагент исключён из реестра;
• временная недоступность сервиса ФНС — повторите позже.

В базах без доступа в интернет и для иностранных контрагентов реквизиты вводятся руками. Для нерезидента снимите признак регистрации в РФ (поле страны регистрации) — тогда поля ИНН и КПП станут необязательными, а вместо них появится налоговый номер в стране регистрации.

После сохранения карточки с включённой проверкой программа периодически сверяет ИНН и КПП с базой ФНС и показывает результат индикатором рядом с реквизитами: зелёным, если контрагент действующий, и предупреждением, если он исключён из реестра или данные не сходятся. Это удобно для старых карточек: если партнёр прекратил деятельность, вы увидите это ещё до того, как проведёте с ним документ.

Юридический, фактический и почтовый адрес

Адреса заполняются в блоке Адрес и телефон карточки. Российские адреса вводятся через классификатор адресов — это важно: адрес из классификатора корректно попадает в отчётность и в печатные формы, а набранный свободным текстом может быть отклонён при проверке.

В карточке три типа адреса:

Если все три совпадают, заполните юридический и поставьте признак совпадения — остальные подставятся автоматически. Для ввода адреса нажмите на ссылку поля и в открывшейся форме выберите регион, город, улицу из загруженного классификатора; индекс подставится сам.

Договоры контрагента: как создать и какой вид выбрать

Без договора провести большинство документов не получится — он задаёт, как учитываются расчёты. Договоры лежат внутри карточки контрагента: по ссылке Договоры (или на одноимённой вкладке, в зависимости от релиза).

При создании договора главное — правильно выбрать вид, потому что он определяет счета расчётов и контроль операций:

• С поставщиком — для входящих поступлений и оплат поставщику;
• С покупателем — для продаж и поступлений оплаты от покупателя;
• С комиссионером (агентом) на закупку и С комитентом (принципалом) на продажу — для посреднических сделок;
• Прочее — для операций, не попадающих в стандартные схемы (займы, расчёты с бюджетом и т. п.).

Ключевые поля договора:

1. Вид договора — см. выше, задаёт логику учёта.
2. Валюта — по умолчанию рубли; для валютного договора выберите валюту, расчёты пойдут с курсовыми разницами.
3. Вид расчётов — по договору в целом или по документам расчётов; второй вариант нужен, когда важно отслеживать оплату каждой накладной отдельно.
4. Срок оплаты — число дней для контроля задолженности в отчётах.

Валютный договор отличается не только полем валюты. По нему расчёты ведутся в валюте, а в учёте суммы пересчитываются в рубли по курсу на дату операции, из-за чего на счетах расчётов возникают курсовые разницы. Заводить валютный договор для рублёвых расчётов не нужно — это усложнит сверку без причины.

Если выбрать вид расчётов «по документам», то при оплате придётся указывать, какую именно накладную закрываете. Это даёт точную картину по каждой поставке, но добавляет работы. Для простых отношений с регулярными платежами удобнее расчёты «по договору в целом» — программа сама распределит оплату по принципу ФИФО.

Банковские счета и платёжные реквизиты

Чтобы формировать платёжные поручения, у контрагента должен быть банковский счёт. Добавьте его по ссылке Банковские счета в карточке.

Введите БИК банка — наименование банка и корреспондентский счёт подтянутся из классификатора банков автоматически. Останется вписать расчётный счёт контрагента (20 знаков). Для бюджетных платежей дополнительно указывается казначейский счёт и номер счёта получателя — здесь внимательно переносите реквизиты из счёта или квитанции, автозаполнение их не знает.

Если счетов несколько, один из них отметьте основным — он будет подставляться в платёжные документы по умолчанию.

Для расчётов с иностранным контрагентом в валюте расчётный счёт заводится иначе: вместо БИК российского банка указываются SWIFT-код банка и его реквизиты вручную, а счёт ведётся в соответствующей валюте. Классификатор банков такие реквизиты не содержит, поэтому переносите их из договора или инвойса контрагента.

Группы, дополнительные реквизиты и аналитика

Когда контрагентов становится много, плоский список неудобен. Справочник поддерживает группы (папки): создайте их по смыслу — «Поставщики», «Покупатели», «Банки», «Госорганы» — и раскладывайте карточки по ним. Группу можно задать прямо при создании контрагента в поле родительской группы.

Если стандартных полей не хватает, подключите дополнительные реквизиты и сведения: Администрирование → Общие настройки, блок дополнительных реквизитов. Разница между ними:

• дополнительный реквизит хранится в самой карточке и виден в ней (например, «Менеджер», «Категория надёжности»);
• дополнительное сведение хранится отдельно и не меняет карточку (например, служебный комментарий).

Такие поля потом работают как аналитика: по ним можно отбирать и группировать контрагентов в списке и в отчётах. Для этого достаточно настроить отбор в списке по значению своего реквизита.

Проверка контрагента перед началом работы

Завести карточку мало — перед первой сделкой контрагента стоит проверить. Это не формальность: при налоговой проверке инспекция оценивает, проявила ли фирма должную осмотрительность при выборе партнёра (ст. 54.1 НК РФ). Непроверенный контрагент — риск снятия расходов и вычетов по НДС.

Что проверяет 1С:

• Действительность ИНН и КПП — при включённой проверке программа сверяет реквизиты с базой ФНС и помечает карточку, если контрагент не найден или прекратил деятельность.
• Досье контрагента — сводка по данным ЕГРЮЛ: дата регистрации, статус, руководитель, адрес, признаки массовости адреса и директора. Открывается из карточки, если подключён соответствующий сервис.

Минимальный набор проверок перед сделкой:

1. ИНН числится в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и статус «действующая».
2. Адрес не входит в реестр адресов массовой регистрации.
3. Руководитель не дисквалифицирован и не числится «массовым».
4. Нет записи о недостоверности сведений в реестре.

Отдельно стоит глянуть на дату регистрации. Контрагент, созданный за неделю до крупной сделки, с нулевой выручкой и минимальным уставным капиталом — повод насторожиться, особенно если он предлагает нетипичные условия. Это не запрет на работу, но причина собрать больше документов: деловую переписку, коммерческое предложение , доверенность подписанта.

Частые ошибки при заведении контрагента

Ошибки на этом этапе всплывают позже — в отчётности и в акте сверки. Самые частые:

• Дубль контрагента. Карточка заводится повторно, потому что в первый раз её создали из документа и забыли. Перед созданием введите ИНН в поле поиска: если контрагент уже есть, программа покажет его.
• Договор не того вида. С покупателем провели документ по договору «С поставщиком» — расчёты встали на чужой счёт, сальдо в отчёте неверное. Проверяйте вид договора до проведения.
• Адрес текстом вместо классификатора. В счёте-фактуре адрес отличается от ЕГРЮЛ, покупатель просит исправить. Вводите адрес только через классификатор.
• КПП подразделения вместо головного (или наоборот). Платёж уходит с неверным КПП, банк или получатель возвращает. Сверяйте КПП с реквизитами из договора или счёта.
• Расчётный счёт с опечаткой. Платёжка уходит в банк и зависает. Вводите счёт по БИК и перепроверяйте 20 знаков.

Частые вопросы