Заводим карточки номенклатуры в 1С: вручную и из Excel

Чтобы завести товар в 1С, откройте справочник номенклатуры и нажмите «Создать». В «Бухгалтерии предприятия 3.0» путь — Справочники → Номенклатура, в «Управлении торговлей 11» — НСИ и администрирование → Номенклатура. В карточке заполняют наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС — этого достаточно, чтобы товар встал в документы и проводки.

Добавить номенклатуру можно тремя способами: вручную по одной карточке, массово из Excel и через сервис-классификатор по штрихкоду. Ниже — каждый способ с точными путями, плюс как настроить характеристики и серии, какие виды номенклатуры отвечают за счета учёта и где чаще всего ошибаются.

С чего начать: вид номенклатуры и единицы

Перед вводом карточек определитесь с двумя справочниками — они задают поведение товара в учёте.

Вид номенклатуры — это шаблон, который подставляет в карточку счета учёта и ставку НДС. В «Бухгалтерии» он лежит в Справочники → Виды номенклатуры. Типовые виды — «Товары», «Материалы», «Услуги», «Продукция». От вида зависит, на какой счёт (41, 10, 43) попадёт позиция при оприходовании.

Единицы измерения берутся из Справочники → Классификатор единиц измерения. Штуки, килограммы, литры заводят один раз и используют во всех карточках.

Решите заранее, нужны ли вам характеристики (цвет, размер) и серийные номера — их включают в настройках до ввода карточек, иначе соответствующих полей в карточке просто не будет.

Ручной ввод: создание карточки номенклатуры по шагам

Способ для единичных позиций или небольшого справочника.

1. Откройте Справочники → Номенклатура и нажмите «Создать».
2. Заполните поле «Наименование» — рабочее название для поиска внутри базы. Отдельно есть «Наименование полное» — оно попадает в печатные формы.
3. Выберите «Вид номенклатуры». Он подтянет счета учёта и ставку НДС. Если нужного вида нет — создайте его прямо из поля выбора.
4. Укажите «Единица измерения» — та, в которой ведёте остатки.
5. Проверьте ставку НДС. По умолчанию берётся из вида номенклатуры, но для конкретного товара её можно переопределить.
6. Заполните «Артикул» (если ведёте по артикулам) и при необходимости «Группа» — папка, куда ляжет карточка.
7. Нажмите «Записать». Товар готов к подбору в документах.

Для импортных и прослеживаемых товаров заполните дополнительные поля: страну происхождения, номер ГТД (декларации на товары) и признак прослеживаемости. Они нужны, чтобы эти сведения автоматически попадали в счета-фактуры и отчётность. Для обычного товара эти поля оставляют пустыми.

Штрихкод товара вводят на вкладке «Штрихкоды» (или по кнопке «Штрихкоды» в карточке) — вручную с клавиатуры или сканером. Один товар может иметь несколько штрихкодов.

Упаковки. Если товар приходит коробками, а продаётся штуками, настройте упаковки. В карточке откройте «Упаковки, единицы измерения» и задайте, сколько штук в упаковке (например, 1 коробка = 12 штук). Тогда в приходе можно указывать коробки, а остаток 1С пересчитает в базовые единицы. Без этой настройки количество из документа поставщика встанет в базу «как есть» и остаток окажется неверным.

Перед тем как создавать карточку, поищите товар в базе — так вы не наплодите дублей. Поиск по списку работает по наименованию, артикулу и штрихкоду: введите часть названия или отсканируйте штрихкод в поле поиска. Если позиция нашлась — используйте её, а не создавайте новую.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций десятки и сотни, вводить руками нет смысла — есть встроенная загрузка из таблицы.

В «Бухгалтерии предприятия 3.0» в списке номенклатуры найдите в командной панели кнопку «Загрузить» (в части релизов она спрятана в меню «Ещё»). Откроется помощник сопоставления колонок.

Порядок работы:

1. Подготовьте файл Excel: первая строка — заголовки колонок (Наименование, Артикул, Единица, Ставка НДС, Штрихкод).
2. В помощнике нажмите «Загрузить из файла» и выберите .xlsx, .xls или .ods.
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами номенклатуры — программа покажет таблицу «колонка файла → поле 1С».
4. Отметьте, что первая строка — шапка, чтобы она не попала в данные.
5. Нажмите «Загрузить». Новые позиции создадутся, совпадающие по наименованию/артикулу — обновятся.

Перед большой загрузкой пройдитесь по короткому списку — это снимает 90% проблем с импортом.

После импорта откройте список и отсортируйте по дате создания — так вы увидите все новые карточки одним блоком и сможете быстро проверить вид номенклатуры и счета.

Характеристики, серии и наборы: когда они нужны

Эти разрезы учёта не включены по умолчанию — поля появляются в карточке только после настройки.

Характеристики (цвет, размер, модель) включают в «Управлении торговлей» в НСИ и администрирование → Номенклатура → Разрезы учёта → Использовать характеристики номенклатуры. Затем в виде номенклатуры указывают, что характеристики ведутся. После этого в карточке появляется возможность задать варианты — например, футболка в размерах S/M/L будет одной номенклатурой с тремя характеристиками, а остатки лягут отдельно по каждой.

Серийные номера включают там же — флажком «Использовать серийные номера». Применяют для техники и гарантийного учёта: серию указывают при приёмке и отгрузке, она привязывается к конкретной единице.

Наборы и комплекты собирают из нескольких позиций. В «Бухгалтерии» для этого есть документ Склад → Комплектация номенклатуры: он списывает комплектующие и приходует готовый набор. В «Управлении торговлей» наборы можно продавать как единую позицию через механизм наборов, не разбирая остатки.

Характеристики и серии задают на уровне вида номенклатуры, а не каждой карточки по отдельности. То есть сначала решаете: «для вида Одежда ведём характеристики», и дальше все карточки этого вида получают разрез по цвету и размеру. Поэтому и стоит продумать виды номенклатуры заранее — переключать разрез на товаре, по которому уже есть движения, неудобно и может потребовать перепроведения документов.

Счета учёта: чтобы проводки встали верно

Самое важное для бухгалтерии — чтобы номенклатура попадала на правильный счёт. За это отвечает регистр «Счета учёта номенклатуры».

Открыть его можно из карточки товара (ссылка «Счета учёта») или через Справочники → Счета учёта номенклатуры. Счета можно задать:

• для всей номенклатуры сразу (строка без указания вида);
• для конкретного вида номенклатуры;
• для отдельной позиции или группы.

1С применяет наиболее точное правило: если для вида «Товары» задан счёт 41.01, все товары этого вида пойдут на него, пока не задано более конкретное правило для позиции.

Пути в разных конфигурациях

Справочник номенклатуры есть во всех конфигурациях, но лежит в разных разделах.

В «Управлении нашей фирмой» справочник открывается из раздела, посвящённого товарам и услугам. Если не видите нужного пункта — воспользуйтесь полем поиска в начальной странице по слову «Номенклатура».

Набор реквизитов карточки в торговых конфигурациях шире: там есть виды цен, параметры хранения, квоты и обеспечение. Но базовая логика одинаковая — наименование, вид номенклатуры, единица, ставка НДС. Освоив ввод в одной конфигурации, вы без труда заведёте товар и в другой: отличаются разделы меню и часть дополнительных полей, а не сам принцип.

Автоматизация ввода: сервис, сканер, загрузка от поставщика

Три приёма, которые экономят часы при большом справочнике.

Сервис «1С:Номенклатура». Это облачный каталог товаров с описаниями и штрихкодами. Подключается в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. После подключения карточка заполняется автоматически по штрихкоду или наименованию: подтягиваются название, единица, картинка, иногда характеристики. Полезно для розницы и маркированных товаров.

Сканер штрихкодов. Если товар уже есть в базе, при подборе в документ достаточно отсканировать штрихкод — позиция найдётся. Если штрихкода нет в базе, но подключён сервис «1С:Номенклатура», программа предложит создать карточку по данным сервиса.

Загрузка через ЭДО. Когда поставщик присылает электронный документ (УПД, ТОРГ-12), при первом приёме товары сопоставляются с вашей номенклатурой. Несопоставленные позиции создаются как новые карточки — повторно заводить их вручную не нужно. Сопоставление запоминается: при следующих поставках тот же товар подтянется автоматически.

Какой способ выбрать — зависит от объёма и источника данных:

• одна-две позиции — руками через «Создать»;
• прайс поставщика на сотни строк в Excel — загрузка из файла или обработка загрузки товаров поставщика;
• регулярные поставки от одного контрагента — приём по ЭДО с сопоставлением;
• розница с маркировкой — сервис «1С:Номенклатура» и сканер.

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Ошибки, из-за которых потом приходится править документы и остатки.

• 🔁 Дубли карточек. Один товар заводят дважды под разными написаниями. Остатки размазываются по двум позициям. Перед созданием ищите товар по артикулу и штрихкоду, а не только по названию.
• 🏷️ Неверный вид номенклатуры. Товар с видом «Материалы» уйдёт на 10-й счёт вместо 41-го. Проверяйте вид до записи.
• 📏 Разные единицы в карточке и в приходе. Если завели в штуках, а поставщик даёт в упаковках, настройте упаковки, иначе остаток будет в неверных количествах.
• 🔤 Лишние пробелы и спецсимволы из Excel. При импорте они создают «почти одинаковые» наименования. Чистите файл заранее.
• 📊 Пустая ставка НДС. Без ставки документ может не провестись или подставить нулевую. Указывайте ставку в карточке или в виде номенклатуры.
• 🗂️ Всё в одной папке. Сотни карточек без групп невозможно искать. Разложите по группам сразу.