Разносим платежи в 1С 8.3: банк, касса и загрузка выписки

Быстрее всего платёж попадает в учёт через загрузку выписки: Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить. 1С сама создаст документы Поступление на расчётный счёт и Списание с расчётного счёта, вам останется проверить контрагента и договор. Заносить деньги вручную приходится реже — по кассе и когда обмена с банком нет.

Разберём все способы: прямой обмен с банком, загрузку через файл, ручной ввод документов по банку и кассе, а в конце — что делать с суммами, которые программа не смогла узнать. Пути меню даны для Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

С чего начать: счета, договоры и статьи ДДС

Платёж разносится правильно только тогда, когда заполнены справочники. Иначе документ поступления либо не проведётся, либо повиснет на авансовом счёте без привязки к сделке.

Проверьте перед первой выпиской:

• 🏦 Банковский счёт организации. Главное → Организации → ваша организация → Банковские счета. Без расчётного счёта поступление провести нельзя.
• 👥 Контрагенты и их счета. Карточка контрагента → закладка Счета расчётов. Если платёж приходит от нового плательщика, 1С предложит создать контрагента по ИНН прямо из выписки.
• 📑 Договоры. У каждого контрагента — договор с нужным видом (С покупателем, С поставщиком). По нему программа подбирает счёт учёта расчётов.
• 📊 Статьи движения денежных средств. Справочник Статьи движения денежных средств. Нужны для отчёта о движении денег и для раздела IV бухгалтерского баланса. Типовые статьи (оплата поставщикам, поступление от покупателей) уже заведены.

Прямой обмен с банком: 1С:ДиректБанк

Самый удобный способ — прямой обмен, когда 1С связывается с банком без выгрузки файлов. Технология называется 1С:ДиректБанк, её поддерживает большинство крупных банков.

Порядок подключения:

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите Ещё → Настроить обмен с банком (или Загрузить → Настроить).
3. Выберите банк из списка. Если он поддерживает прямой обмен, 1С предложит отправить заявку на подключение.
4. Подтвердите подключение в банке — обычно это разовое действие в интернет-банке или по звонку менеджера.

После настройки выписка подтягивается по кнопке Загрузить, а платёжки уходят в банк прямо из Списания с расчётного счёта по кнопке Отправить в банк. Подпись ставится вашей электронной подписью из клиент-банка.

Загрузка выписки через файл клиент-банка

Если прямого обмена с банком нет, работает классический обмен через файлы. Банк выгружает выписку в формате 1C (обычно файл kl_to_1c.txt), а 1С загружает его.

Как загрузить:

1. В интернет-банке выгрузите выписку в формате обмена с 1С. Получите текстовый файл.
2. В 1С: Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить.
3. Укажите путь к файлу kl_to_1c.txt и нажмите загрузить.
4. Программа покажет список строк выписки: приходы и расходы. Для каждой строки она пытается определить контрагента по ИНН и счёту, договор и счёт учёта.

Строки, где всё распозналось, 1С отметит зелёным. Жёлтым или красным — те, где не хватает данных: нет контрагента, не выбран договор, не определена операция. Их дозаполняют вручную.

После проверки нажмите Провести. На каждую приходную строку создастся Поступление на расчётный счёт, на каждую расходную — Списание с расчётного счёта.

Поступление на расчётный счёт вручную

Когда платёж один-два или обмен не настроен, документ вводят руками. Банк и касса → Банковские выписки → Поступление.

Главное поле — вид операции. От него зависят проводки и набор реквизитов:

• Оплата от покупателя — деньги от клиента за товар или услугу.
• Возврат от поставщика — поставщик вернул аванс или переплату.
• Поступление займа — приход заёмных средств.
• Прочее поступление — всё, что не укладывается в стандартные виды (возврат налога, пополнение от учредителя через заём и т. п.).

Для оплаты от покупателя заполните: дату, сумму, контрагента, договор, статью ДДС и назначение платежа. Счёт расчётов (62.01 или аванс 62.02) и счёт учёта (51) программа подставит сама.

Какие проводки формирует документ:

Аванс или зачёт долга программа определяет сама по взаиморасчётам: если по договору висит отгрузка без оплаты — закроется долг (62.01), если отгрузки ещё не было — встанет аванс (62.02).

Один платёж по нескольким счетам. Клиент оплатил несколько отгрузок одной суммой — в документе поступления разбейте её по строкам: в поле Документ расчётов подберите нужные реализации, и программа разнесёт деньги по ним. Так долг закроется точно, а не повиснет общим авансом.

Частичная оплата. Если пришло меньше суммы долга, 1С закроет задолженность на фактически поступившую сумму, остаток долга останется на 62.01. Доплачивать проводками вручную не нужно — следующий платёж доберёт остаток.

Списание с расчётного счёта: оплата поставщикам и налоги

Расходные платежи оформляет документ Списание с расчётного счёта. Логика та же — всё решает вид операции:

Для налогов с 2023 года большинство платежей идёт единым налоговым платежом на счёт налоговой. В 1С для этого есть отдельный вид операции Уплата налога с признаком ЕНП — выбирайте его, тогда сумма встанет на счёт 68.90 (единый налоговый счёт), а не напрямую на конкретный налог.

Кассовые операции: приход и расход наличных

Наличные деньги в банковскую выписку не попадают — для них отдельные документы. Банк и касса → Кассовые документы.

Приходный кассовый ордер (ПКО) — поступление наличных в кассу:

• Оплата от покупателя → Дт 50.01 Кт 62;
• Розничная выручка → Дт 50.01 Кт 90.01 (через счёт 62.Р или напрямую, в зависимости от схемы розницы);
• Получение наличных в банке → Дт 50.01 Кт 51;
• Возврат от подотчётника → Дт 50.01 Кт 71.01.

Расходный кассовый ордер (РКО) — выдача наличных:

• Выдача подотчётному лицу → Дт 71.01 Кт 50.01;
• Выплата зарплаты → Дт 70 Кт 50.01;
• Взнос наличными в банк → Дт 51 Кт 50.01 (документ Списание, вид Взнос наличными в банк);
• Оплата поставщику → Дт 60 Кт 50.01.

ПКО и РКО нумеруются сквозной нумерацией в пределах года. 1С присваивает номер автоматически; менять его вручную без причины не стоит, иначе появятся разрывы в кассовой книге.

Кассовую книгу за день формируйте после ввода всех ордеров: Банк и касса → Кассовая книга. Остаток на конец дня в ней должен совпасть с остатком по счёту 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости — это и есть контроль полноты ввода кассовых документов.

Что делать с неопознанными платежами

Главная головная боль при загрузке выписки — строки, где 1С не смогла подставить контрагента, договор или не понимает, аванс это или оплата долга. Разберём частые случаи.

Контрагент не определён. Банк прислал ИНН, которого нет в справочнике. 1С подсветит строку и предложит создать контрагента по ИНН автоматически — согласитесь, реквизиты подтянутся из базы ФНС.

Договор не выбран. У контрагента несколько договоров, и программа не знает, к какому отнести платёж. Откройте строку и выберите договор вручную. Если платёж общий — создайте отдельный договор или разнесите сумму по нескольким договорам в табличной части.

Платёж «завис» на авансе. Деньги пришли, а отгрузки ещё нет — встаёт 62.02. Это нормально: при проведении реализации аванс зачтётся автоматически (или документом Зачёт аванса).

Непонятное поступление. Пришли деньги от плательщика, с которым нет договорных отношений (ошибочный платёж, возврат госпошлины, субсидия). Проведите с видом Прочее поступление на счёт 76.09 или 91.01 — а если это ошибка банка, дождитесь возврата и не разносите в доходы.

Как проверить, что платежи разнесены верно

После разноски выписки за период сверьте остатки и обороты — это 5 минут, зато ловит ошибки до закрытия месяца.

Что смотреть:

• 📋 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 51. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Конечный остаток должен совпадать с остатком в банковской выписке на ту же дату. Расходится — значит, какая-то строка не проведена или задвоена.
• 💵 ОСВ по счёту 50. Остаток по кассе не может быть отрицательным. Минус означает, что расход введён раньше прихода или наличные выданы без основания.
• 🔍 ОСВ по счетам 60 и 62 с детализацией по контрагентам и договорам. Выявляет зависшие авансы и незакрытые долги. Если у контрагента одновременно висит и дебет, и кредит по одному договору — скорее всего, оплата не зачлась с отгрузкой.

Если остаток по 51 не сходится с банком ровно на одну сумму — ищите неразнесённую строку выписки: откройте журнал Банковские выписки и проверьте, нет ли непроведённых документов (они отображаются бледным шрифтом).

Частые вопросы