Ввод счетов на оплату от поставщиков в программе 1С

Счёт от поставщика заносят в разделе Покупки → Счета от поставщиков кнопкой «Создать». Частое заблуждение — будто этот документ сразу отражает расход и формирует проводки. Нет. Счёт на оплату — документ-основание, он не делает бухгалтерских проводок. Он фиксирует, сколько и за что нужно заплатить, хранит скан бумаги или электронный оригинал и помогает создать на своей основе платёжку и поступление.

Поэтому «занести счёт» в 1С означает не провести его по учёту, а зарегистрировать обязательство к оплате и привязать к нему движение денег. Ниже — три рабочих способа ввода: вручную, из электронного документооборота и как связать счёт с выпиской банка, плюс как потом проверить, что оплачено, а что висит.

Где в 1С лежат счета и что проверить до ввода

В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть два разных документа, которые путают:

• 📥 Счёт от поставщика — входящий, то, что вы получаете и собираетесь оплатить. Лежит в Покупки → Счета от поставщиков.
• 📤 Счёт покупателю — исходящий, то, что вы сами выставляете клиенту. Лежит в Продажи → Счета покупателям.

Эта статья про первый — вводимый счёт на оплату от поставщика. Если нужного пункта в разделе Покупки не видно, откройте Главное → Функциональность и проверьте, что включён соответствующий блок торговли и расчётов (название раздела в настройке может отличаться по релизу). После включения пункт появится в списке команд.

До ввода держите под рукой три вещи: реквизиты поставщика (ИНН нужен, чтобы контрагент подтянулся из базы ФНС), сам счёт с номенклатурой и суммами, и срок оплаты. Этого достаточно для корректного документа.

Ручной ввод счёта на оплату

Самый частый способ — руками, когда счёт пришёл на почту или на бумаге.

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков и нажмите «Создать».
2. В поле Контрагент выберите поставщика. Нового можно создать прямо здесь: достаточно ввести ИНН, и реквизиты подтянутся автоматически.
3. Укажите Договор. Если расчёты ведёте без договора — оставьте значение по умолчанию.
4. Заполните поле срока — «Оплатить до». По нему потом удобно отбирать просроченные счета.
5. В табличной части постройте строки: номенклатура или услуга, количество, цена, ставка НДС. Сумму программа посчитает сама.
6. Сверьте итог внизу документа с суммой в бумажном счёте — они должны совпасть до копейки.
7. Нажмите «Записать».

Обратите на это внимание: документ именно записывают, а не проводят. Проводок у счёта нет, потому отражать его в учётных отчётах бессмысленно — он живёт в своём списке и ждёт оплаты и поступления.

Чтобы не потерять оригинал, прикрепите скан: скрепка в шапке документа или команда «Присоединённые файлы». Тогда к счёту всегда можно открыть PDF или фото, не роясь в почте.

Пара нюансов по заполнению строк. Если счёт в иностранной валюте, укажите валюту в договоре — табличная часть пересчитается по курсу на дату документа. Когда позиций много, не обязательно забивать каждую вручную: номенклатуру можно подбирать из справочника с поиском по наименованию. А если поставщик просит аванс и товаров пока нет, счёт всё равно заносят целиком — он станет основанием для авансовой платёжки, а поступление появится позже.

Как создать оплату по счёту и связать её с банком

Из занесённого счёта удобно сразу родить платёжку — не придётся заново набивать реквизиты.

В открытом счёте нажмите «Создать на основании» и выберите нужное:

• Платёжное поручение — если платите через клиент-банк. Реквизиты поставщика, сумма и назначение платежа перенесутся из счёта.
• Списание с расчётного счёта — если проводите факт оплаты вручную.
• Поступление (акт, накладная) — когда по счёту уже пришли товары или услуги.

Дальше цепочка с банком работает так. Платёжное поручение выгружают в клиент-банк (Банк и касса → Платёжные поручения, команда выгрузки в разделе обмена с банком). Банк проводит платёж, и вы загружаете обратно выписку. При загрузке выписки оплата привязывается к договору и гасит задолженность — в учёте появляется списание с расчётного счёта по счёту 60.

Сам документ «Счёт от поставщика» из клиент-банка не загружается — из банка приходит только факт оплаты. Поэтому связка «счёт → платёжка → выписка» и есть автоматизация: вы один раз завели счёт, а оплата и её разнесение подтянулись с минимумом ручного ввода.

Частичная оплата тоже учитывается корректно. Если по счёту заплатили не всю сумму, а, скажем, половину аванса, статус станет «Оплачен частично», а остаток долга программа покажет при следующем платеже или в поступлении. Разбивать счёт на несколько документов ради двух траншей не нужно — хватает одного счёта и нескольких оплат по нему.

Загрузка входящих счетов через ЭДО

Если поставщик работает в одной из систем электронного документооборота (1С-ЭДО, Диадок, СБИС), счёт на оплату приходит сразу в базу — набивать руками ничего не нужно.

Входящие электронные документы обрабатывают в списке «Текущие дела ЭДО» (раздел Покупки или Продажи, в зависимости от настройки интерфейса). Порядок простой:

1. Откройте «Текущие дела ЭДО» и найдите входящий счёт в папке непринятых.
2. Проверьте контрагента и суммы.
3. Командой отражения создайте на его основе документ «Счёт от поставщика» — данные перенесутся из электронного оригинала.

При первой загрузке от нового поставщика 1С попросит сопоставить его номенклатуру с вашей — связать позицию из счёта с карточкой в справочнике. Это делается один раз: дальше программа подставляет сопоставленную номенклатуру автоматически, и очередные счета от этого контрагента заносятся почти без участия человека. Если обмен с поставщиком ещё не настроен, сначала отправьте ему приглашение к ЭДО из карточки контрагента — после подтверждения документы пойдут напрямую в базу.

Про подписи важная оговорка. Счёт на оплату — не счёт-фактура: квалифицированная электронная подпись (КЭП) для него не обязательна. Стороны вправе обмениваться счетами и первичкой с простой или неквалифицированной подписью, если так договорились в соглашении об ЭДО. КЭП строго обязательна только для счетов-фактур и формализованных документов, которые уходят в ФНС.

Электронный оригинал остаётся в карточке документа — отдельно хранить скан не нужно, подписанный файл уже в базе.

Что происходит со счётом после оплаты

Занесённый счёт — только первый шаг. Дальше по нему идёт поступление товаров или услуг, и именно оно отражает расход в учёте. Понимание всей цепочки снимает большую часть вопросов «почему в отчётах пусто».

Схема обычно такая:

1. Счёт от поставщика — зафиксировали обязательство. Проводок нет.
2. Оплата — платёжное поручение и списание с расчётного счёта по выписке. Появляется дебетовое или кредитовое движение по счёту 60 (аванс либо погашение долга).
3. Поступление (акт, накладная) — пришли товары, материалы или услуги. Вот здесь формируются проводки по оприходованию и входному НДС.
4. Счёт-фактура — регистрируется на основании поступления и даёт право на вычет НДС.

Когда поступление и оплату создают на основании одного счёта, 1С сама связывает документы по договору и корректно зачитывает аванс. Если же суммы в счёте и в поступлении различаются (поставщик отгрузил не всё или поменял цену), ориентируйтесь на поступление — именно оно отражает фактический расход, а счёт остаётся справочным основанием.

Контроль оплаты и анализ занесённых счетов

После того как счета занесены, за ними нужно следить — что оплачено, а что просрочено.

Основной инструмент — сам список Покупки → Счета от поставщиков. В нём есть колонка статуса оплаты:

Статус меняется автоматически, когда оплата из выписки привязывается к счёту. Список можно отбирать по статусу и по полю «Оплатить до» — так за минуту видно просроченные счета и то, что пора оплатить сегодня.

Для сверки итогов по расчётам используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Сам счёт на оплату в неё не попадает — там видны уже поступления и оплаты, — но кредитовое сальдо по контрагенту покажет общую задолженность перед поставщиком и подскажет, по каким счетам ещё не закрыли долг.

Если счетов много, настройте список под себя: группировку по контрагенту, отбор по периоду и статусу, сортировку по сроку оплаты. Настройки сохраняются, и в следующий раз список откроется уже в нужном виде. Для регулярной работы это удобнее любого отдельного отчёта — вся картина по неоплаченным счетам в одном окне, с переходом в документ по двойному клику.

Отдельно стоит сверять счета с фактическими поступлениями хотя бы раз в месяц. Счёт со статусом «Оплачен», по которому так и не появилось поступление, — сигнал, что оплату провели, а закрывающие документы от поставщика ещё не получены. Такие висящие авансы лучше держать на контроле, чтобы не потерять входной НДС и не завысить расходы.

Типичные ошибки при вводе счетов

Разберём сбои, с которыми чаще всего приходят, — симптом и что проверить.

Частые вопросы