Приём сотрудника в 1С ЗУП 3.1: от карточки физлица до приказа

Нового сотрудника в 1С ЗУП 3.1 заводят в два приёма: сначала карточка в справочнике Кадры → Сотрудники, затем документ «Приём на работу». Карточка сотрудника тянет за собой карточку физлица — именно в ней хранятся паспорт, СНИЛС, ИНН и адрес, а в карточке сотрудника остаётся всё, что связано с конкретным работодателем: подразделение, должность, оклад.

Разберём порядок: что подготовить до первого сотрудника, как создать карточку и провести приём, где вводить вычеты по НДФЛ, как залить сразу десяток человек и как проверить, что ничего не потерялось. Пути даны для конфигурации ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Что подготовить до ввода первого сотрудника

Если база только заведена, часть справочников пуста, и карточку будет нечем заполнить. Перед первым приёмом проверьте три вещи.

Организация и учётная политика. В разделе Настройка → Организации должна быть заведена ваша компания с заполненными реквизитами и настроенной учётной политикой по НДФЛ и взносам. Без организации документ приёма не проведётся.

Штатное расписание. Загляните в Настройка → Кадровый учёт. Там есть флажок, ведёте вы штатное расписание или нет. Если ведёте — подразделения и должности выбираются из штатки, и свободную позицию надо сначала создать документом Кадры → Штатное расписание. Если штатное расписание отключено, подразделение и должность в приёме указываются вручную из справочников.

Справочники-классификаторы. Их удобно подтянуть заранее:

• 📍 Адресный классификатор — Настройка → Классификаторы → Загрузить классификаторы. Без него адрес придётся вбивать текстом, и он не пройдёт форматный контроль при сдаче отчётности.
• 🏦 Классификатор банков — подгружается автоматически при вводе БИК, если включена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). Нужен для реквизитов перечисления зарплаты.
• 👷 Должности и профессии — справочник Кадры → Должности. Можно вносить руками по мере приёма либо сверять с ОКПДТР, если того требует отчётность.

Отдельно стоит заранее завести графики работы. Справочник открывается через Настройка → Графики работы сотрудников. Для стандартной пятидневки типовой график уже есть в базе, а вот сменный, скользящий или сокращённый график под конкретную ставку создают руками: указывают способ заполнения, продолжительность смен и праздничные дни. Без подходящего графика в приёме нечего будет выбрать, а неверный график сразу испортит расчёт нормы времени и оплаты.

Создание карточки физического лица

Физлицо — это человек как таковой, без привязки к работодателю. Один и тот же человек может быть сотрудником в нескольких организациях одной базы, но карточка физлица у него одна. Поэтому перед созданием нового физлица проверьте, нет ли его уже в базе — иначе получите задвоение, и доходы по НДФЛ разъедутся на два лица.

Открыть список можно через Кадры → Физические лица. Нажмите «Создать» и заполните:

1. ФИО — полностью, как в паспорте. Если фамилия менялась, историю смены вносят по ссылке рядом с полем ФИО.
2. Дата рождения и пол — пол подставляется по отчеству, но проверьте.
3. ИНН и СНИЛС — обязательны для отчётности. СНИЛС контролируется по контрольному числу: ошибётесь в цифре — программа подсветит поле.
4. Гражданство и статус налогоплательщика — по умолчанию «Гражданин РФ, резидент». Для иностранца статус меняют по ссылке — от него зависит ставка НДФЛ.
5. Паспортные данные — по ссылке «Удостоверение личности»: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения.
6. Адрес — по ссылке «Адрес, телефон». Для корректной отчётности вводите адрес через классификатор, а не строкой.

Обычно отдельно карточку физлица не создают: её заводит сама программа, когда вы создаёте сотрудника и вводите новое ФИО. Отдельный вход через справочник физлиц нужен, когда надо поправить паспорт или адрес у уже работающего человека.

Приём сотрудника на работу: создание карточки и документ

Карточка сотрудника — это связка «физлицо + организация». Самый быстрый путь — сразу от приёма.

Способ через справочник сотрудников. Откройте Кадры → Сотрудники, нажмите «Создать». Укажите организацию, введите ФИО. Программа либо найдёт физлицо в базе, либо предложит создать новое — тогда часть данных (паспорт, СНИЛС) вы вносите тут же. Сохраните карточку.

После сохранения карточка предлагает оформить приём — по ссылке «Принять на работу» или кнопкой «Оформить документ → Приём на работу».

Что заполняет документ «Приём на работу» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения):

На закладке «Оплата труда» задают плановые начисления: оклад по дням или по часам, надбавки, районный коэффициент. Эти суммы потом автоматически попадут в начисление зарплаты за месяц.

На закладке «Трудовой договор» вносят номер и дату договора — они пригодятся для печатных форм и для отчёта СЗВ-ТД (в 1С это раздел сведений о трудовой деятельности, подаётся в СФР; напомним, что ФСС и ПФР с 2023 года объединены в СФР).

Проведите документ. После проведения кнопка «Печать» выдаёт приказ о приёме (форма Т-1), трудовой договор и личную карточку.

Сведения о трудовой деятельности после приёма нужно отправить в СФР — в 1С они формируются по данным кадрового документа, поэтому важно, чтобы поля подразделения и должности были заполнены. Если организация подаёт сведения на бумаге и ведёт бумажную трудовую, в приёме дополнительно отмечают основание и заполняют данные для записи в трудовую книжку.

Персональные данные, вычеты и льготы

Оклад и график — это документ приёма. А вот всё, что влияет на расчёт НДФЛ и пособий, живёт в карточке сотрудника и вводится отдельными документами.

Стандартные вычеты на детей. Открываете карточку сотрудника → ссылка «Налог на доходы» → «Ввести новое заявление на стандартные вычеты». В заявлении:

• выбираете вид вычета (на первого, второго, третьего ребёнка);
• указываете период, с которого вычет применяется;
• при необходимости — двойной вычет единственному родителю.

Вычет без заявления программа применять не будет — это нормально, так и задумано. Нет заявления — нет вычета.

Данные для расчёта среднего заработка. Если сотрудник пришёл из другой организации и в текущем году там болел или был в отпуске, для корректного расчёта больничных вносят справку о заработке с предыдущего места: карточка сотрудника → «Страхование» → данные для расчёта пособий.

Исполнительные листы, удержания. Алименты и прочие удержания оформляются отдельным документом Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания, а не в карточке.

Статус налогоплательщика. Для иностранцев, высококвалифицированных специалистов и беженцев статус (и, соответственно, ставка НДФЛ и правила по взносам) задаётся в карточке физлица. Проверьте его до первого начисления.

Данные для перечисления зарплаты. Если зарплата идёт на карту, реквизиты вносят в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учёт затрат»: способ выплаты и лицевой счёт в рамках зарплатного проекта либо отдельные банковские реквизиты. Для зарплатного проекта банк и БИК подставятся из классификатора, который вы подтянули на старте.

Массовый ввод: как завести сразу много сотрудников

Поштучно заводить сотню человек при старте учёта — долго. В ЗУП 3.1 есть два рабочих пути.

Групповой документ «Приём на работу списком». В разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения есть отдельный вид документа — приём списком. В одной табличной части вы добавляете несколько сотрудников, каждому проставляете подразделение, должность, график и оклад. Удобно, когда разом выходит целый отдел на одинаковых условиях.

Загрузка из Excel . Если данные уже собраны в таблице, их можно залить через механизм загрузки. Общий порядок:

1. Подготовьте таблицу: отдельные колонки под ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт, должность, оклад.
2. В справочнике сотрудников или физлиц используйте загрузку из внешнего файла (команда загрузки данных в командной панели списка).
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С.
4. Загрузите сначала физлиц с паспортными данными, затем — сотрудников и приёмы.

Если объём большой и формат файла нестандартный, разовую загрузку проще отдать специалисту с обработкой переноса, чем вбивать руками. Для десятка человек быстрее документ «Приём списком».

Порядок загрузки важен: сначала физлица, потом сотрудники. Если залить сотрудников раньше, чем в базе появятся их физлица, программа создаст новые пустые карточки физлиц, и потом придётся разбираться с задвоениями. Поэтому первый файл — всегда справочник физических лиц с паспортами, СНИЛС и ИНН, и только после сверки — приёмы с окладами и графиками.

Проверка корректности введённых данных

Карточки созданы — осталось убедиться, что отчётность не развалится. Три проверки закрывают почти все ошибки ввода.

Отчёт по сотрудникам. Кадры → Отчёты по кадрам → Личные данные сотрудников (или «Списочная численность») показывает, у кого пустые ИНН, СНИЛС, нет паспорта или адреса. Пустые поля — первые кандидаты на доработку перед сдачей отчётности.

Проверка номеров СНИЛС и ИНН. Программа контролирует их по контрольному числу уже при вводе. Но если данные загружены пачкой из Excel, контроль мог не отработать для текстовых значений — пройдитесь отчётом и выборочно сверьте.

Проверка проведённых приёмов. Откройте список Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и убедитесь, что документы проведены (а не просто записаны). Непроведённый приём не создаёт плановых начислений — зарплата такому сотруднику не посчитается.

Отдельно стоит свериться с тем, что нет лишних физлиц:

• откройте справочник Кадры → Физические лица;
• отсортируйте по ФИО;
• глазами поищите одинаковые фамилии-имена-отчества с разными ИНН — это и есть задвоения.

Частые вопросы